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Directivos y presidentes complimentarios/presidentes de comité

Financial Review Schedule

All unit, council and district PTAs must conduct financial reviews semiannually or upon resignation of the treasurer, financial secretary, any check signer, or at any time deemed necessary by the executive board.

At the beginning of the year, the treasurer should organize the association financial documents in a manner which can easily be reviewed. The finacial reviewer should meet with the financial officers and explain what is required to conduct a financial review.

Authorization Procedure – Funds Budgeted But Not Authorized

Whenever an authorization vote has not been taken, the treasurer must wait for approval prior to reimbursing the member. The member presents the Payment Authorization/Request for Reimbursement form to the treasurer with proof of money spent, such as an invoice marked “paid,” a dated cash register receipt, etc. The treasurer presents each bill at a meeting of the executive board or the association, and a motion must be made to pay it. Discussion and vote follow. The action of the executive board must be ratified at the next association meeting.

When bills are approved for payment, the secretary records the motion, listing the bills approved (authorized) for payment in the minutes.

The secretary signs the Payment Authorization/Request for Reimbursement form to denote that the expense has been approved and the motion is included in the minutes. The president signs the Payment Authorization/Request for Reimbursement form to denote it is a PTA-authorized expenditure.

The Payment Authorization/Request for Reimbursement form is given to the treasurer.

The treasurer prepares the check and records the check number on the Payment Authorization/Request for Reimbursement.

The Payment Authorization/Request for Reimbursement form is filed for review in the financial review.

The treasurer obtains the signatures of two authorized signers on the check for the protection of the PTA’s funds.

The treasurer distributes the check.

Follow proper procedures to guard against misappropriation of funds. The responsibility of establishing and maintaining correct procedures rests with each member of the PTA executive board.

Planear y Organizar

Guia para el liderazgo ejecutivo
Junta ejecutiva
Lluvia de ideas
Establecimiento de metas
Libro de procedimientos
PTA Política de retención y destrucción de registros
Responsabilidades de los oficiales y Presidentes
Oficiales y Presidentes que se Recomiendan
Administradores que sirven como Oficiales/Autorizados de Firmar Cheques

Desarrollo de los comités y lineamientos
Seleción de los miembros del comité
Reuniones del comité

La delegación
Claves para el éxito

Reuniones

Crear actividades exitosas y administrar los asuntos necesarios de una PTA es un esfuerzo de colaboración. Y, gran parte del trabajo involucrado se lleva a cabo en las reuniones de la unidad.

Durante el término de la PTA, los miembros de la mesa directiva participan en tres tipos de reuniones:

Reuniones de la Mesa Directiva Ejecutiva

  • Asisten oficiales, presidentes de los comités permanentes, el representante de los maestros y el director o un representante como se describe en los Estatutos de la unidad
  • Se supervisan y administran los asuntos de la PTA entre las reuniones de asociación
  • Programadas mensualmente y al menos dos semanas antes de cada reunión de la asociación
  • Administradas y dirigidas por el presidente

Reuniones de la Asociación:

  • Asisten miembros de una unidad, miembros de la mesa directiva ejecutiva e invitados
  • Se aprueban programas, eventos y gastos de una unidad
  • Programadas varias veces al año en las fechas de reunión identificadas en los Estatutos de la unidad
  • Administradas y dirigidas por el presidente

Reuniones del Comité:

  • Asisten miembros del comité que son nombrados por el presidente
  • Se planifican, promueven e implementan las actividades de la PTA.
  • Se programan cuando sea necesario
  • Administradas y dirigidas por el presidente del comité

En esta sección, encontrará consejos, herramientas y estrategias diseñadas para capacitar a los líderes  nuevos y con experiencia de la PTA a participar y dirigir las reuniones de la PTA de manera más eficaz.

Reuniones de la Mesa Directiva Ejecutiva

Reuniones de asociación
Planeamiento de programas
Anuncios y materiales
Dirigiendo las reuniones de la PTA
Procedimiento parlamentario
Pasos para presentar una moción
Enmiendas
La Agenda y Aviso de la Reunión
Evaluación

Participación en convencion y conferencias
Convención estatal
La convención de la PTA Nacional
Conferencias fuera de la asociación

Figura
Muestra de Agenda de la PTA – Con Mociones y Frases Que Usar