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Cada PTA debe preparar un informe anual de historiador cuyo contenido es guardado y dirigido a la PTA de California. El diseño y la distribución de formularios para el informe anual historiador es responsabilidad de la PTA de California.

Cada historiador, o alguien designado por el presidente, debe preparar el informe anual del historiador. Sin embargo, es responsabilidad del presidente velar que se complete el informe y se entregue en las fechas de entrega establecidas por la PTA de California. Contacte a su distrito o consejo de la PTA para las fechas de entrega del informe.

Formularios del informe anual de historiador de unidad

El Formulario para el informe anual del historiador de unidad (capítulo de Formularios) incluye instrucciones que documentan la información pertinente, el total de horas voluntarias y una breve descripción sobre actividades exitosas de la PTA desde el 1 de julio y proyectadas hasta el 30 de junio del año siguiente. Las comisiones y comités de la PTA de California utilizan la información como guía para revisar los programas, publicaciones, proyectos y entrenamientos de liderazgo. El número de horas voluntarias se usan para crear conciencia entre los legisladores, la escuela y el personal de la comunidad.

Las horas de voluntariado se deben contabilizar antes de que finalicen la mayoría de las escuelas o los períodos de la PTA, para que la oficina estatal pueda procesar la información. Se debe pedir a los voluntarios de la unidad y del consejo que hagan un estimado lo más certero posible del número de horas que invertirán en las actividades de la PTA hasta el 30 de junio.

Todos los años, el informe del distrito de la PTA debe ser timbrado por el correo antes del 1 de junio. Los consejos y las unidades deben establecer fechas de entrega para que el distrito de la PTA reciba sus informes a tiempo y de manera que las horas puedan ser contabilizadas y se incluyan los totales en el informe del distrito de la PTA.

El reporte de la PTA de distrito debe estar en la oficina de la PTA de California no más tarde del  1 de junio cada año. Los consejos deben enviar al distrito de la PTA una copia de cada uno de los informes que la unidad le haya entregado, junto con el informe del consejo.

Los consejos deben adjuntar una copia de cada reporte de unidad recibido y enviarlas a la PTA de distrito junto con el Reporte Anual de Historiador de Consejo. Las unidades fuera del distrito o fuera del consejo deben entregar sus informes a través de los canales. Los distritos de las PTA deben enviar la información recopilada para cumplir con las fechas de entrega estatales y continuar recogiendo los informes de tantas unidades y consejos como les sea posible.

Los formularios del informe anual historiador de consejo y de distrito de la PTA se pueden conseguir llamando al presidente del distrito de la PTA.