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La Agenda y Aviso de la Reunión

Un presidente de la PTA es responsable de crear una agenda para una mesa directiva o una reunión de la asociación. Como una herramienta para gestionar reuniones de manera efectiva, una agenda describe los asuntos programados para la discusión y el orden en que se manejarán en una reunión. (Ver: Muestra de Agenda de la PTA – Con Mociones y Frases Que Usar, Fig. R-2).

Para preparar una agenda, el presidente recibe información de otros oficiales y presidentes sobre qué informes, mociones o asuntos se incluirán en la agenda para una próxima reunión.

Junto con la agenda, la notificación por escrito de una reunión se envía a los miembros al menos diez días antes de la reunión. Incluye la fecha, hora, ubicación y el asunto propuesto que va a ser considerado.

Para la elección de los oficiales y para las enmiendas propuestas a los Estatutos, se entrega una notificación por escrito al menos treinta días de anticipación, tal y como detallan los Estatutos.

Dirigiendo las reuniones de la PTA

Al planear una reunión, considere su propósito y cómo puede estructurarla para lograrlo. El presidente y la junta ejecutiva organizan su reunión con anticipación:

  • Preparan la agenda y distribuya un aviso por escrito a los miembros (Ver: Ejemplo de la Agenda Fig. R-2).
  • Haga los preparativos necesarios.
  • Asista a la reunión para mostrar su compromiso.
  • Iniciar y finalizar la reunión a tiempo.
  • Brinde a los miembros la oportunidad de participar en el proceso de la toma de decisiones.
  • Resuma las actas e informes financieros. Duplique y distribuya estos materiales o publíquelos siempre que sea posible.
  • Utilice las encuestas para evaluar la reunión para mejorar las reuniones futuras.

En una encuesta realizada por la PTA Nacional, los padres indicaron las tres cualidades principales de la PTA

  • La PTA es eficaz en mejorar la educación de mis hijos
  • La PTA trabaja para lograr que las escuelas sean más seguros para los niños
  • La PTA tiene un impacto positivo en todos los niños, no sólo los míos

Al tratar un asunto en la reunión, tenga claro cuáles son los miembros con derecho a votar. El privilegio de hacer mociones, debatir y votar está reservado a miembros elegibles. Miembros elegibles son aquellos cuyas cuotas están pagadas y han sido miembros por lo menos los 30 días previos. Solamente los miembros elegibles a votar cuentan para el quórum. Es la responsabilidad del secretario tener una lista actualizada de los miembros.

También es importante ser proactivo en la creación de un ambiente acogedor e inclusivo en las reuniones de la asociación para las familias de todos los vecindarios. Esto podría incluir organizar y dar:

  • Saludar y recibir en la puerta
  • Folletos/carteles en idiomas del hogar y traductores.
  • Tarjetas de identificación
  • Premios
  • Cuidado Infantil
  • Meriendas y tiempo antes y después para reunirse y platicar socialmente
  • Participación de los miembros de la mesa directiva con el publico
  • Incluir tiempo en la agenda para preguntas y discusión.

Se pueden organizar grupos de estudio, reuniones del mismo grado, sesiones de información especial o reuniones de trabajo (por ejemplo, preparación de materiales). La consideración más importante es si la reunión contribuirá a aumentar la participación en la organización y, en última instancia, a cumplir con las metas de la PTA.

Las reuniones se harán para votar sobre ciertos asuntos. No se permite votar por poderes. Esto significa que no hay voto en ausencia: un miembro no puede votar en nombre de otro miembro que está ausente.

Miembros con derecho a votar: Para poder votar, cada miembro debe haber cancelado la cuota anual per cápita y ser miembro de la asociación durante al menos 30 días.

Un quórum es especificado en los estatutos y es el número mínimo calificado de miembros con derecho a votar que deben asistir a una reunión para realizar legalmente el negocio.

 

Reuniones

Crear actividades exitosas y administrar los asuntos necesarios de una PTA es un esfuerzo de colaboración. Y, gran parte del trabajo involucrado se lleva a cabo en las reuniones de la unidad.

Durante el término de la PTA, los miembros de la mesa directiva participan en tres tipos de reuniones:

Reuniones de la Mesa Directiva Ejecutiva

  • Asisten oficiales, presidentes de los comités permanentes, el representante de los maestros y el director o un representante como se describe en los Estatutos de la unidad
  • Se supervisan y administran los asuntos de la PTA entre las reuniones de asociación
  • Programadas mensualmente y al menos dos semanas antes de cada reunión de la asociación
  • Administradas y dirigidas por el presidente

Reuniones de la Asociación:

  • Asisten miembros de una unidad, miembros de la mesa directiva ejecutiva e invitados
  • Se aprueban programas, eventos y gastos de una unidad
  • Programadas varias veces al año en las fechas de reunión identificadas en los Estatutos de la unidad
  • Administradas y dirigidas por el presidente

Reuniones del Comité:

  • Asisten miembros del comité que son nombrados por el presidente
  • Se planifican, promueven e implementan las actividades de la PTA.
  • Se programan cuando sea necesario
  • Administradas y dirigidas por el presidente del comité

En esta sección, encontrará consejos, herramientas y estrategias diseñadas para capacitar a los líderes  nuevos y con experiencia de la PTA a participar y dirigir las reuniones de la PTA de manera más eficaz.

Reuniones de la Mesa Directiva Ejecutiva

Reuniones de asociación
Planeamiento de programas
Anuncios y materiales
Dirigiendo las reuniones de la PTA
Procedimiento parlamentario
Pasos para presentar una moción
Enmiendas
La Agenda y Aviso de la Reunión
Evaluación

Participación en convencion y conferencias
Convención estatal
La convención de la PTA Nacional
Conferencias fuera de la asociación

Figura
Muestra de Agenda de la PTA – Con Mociones y Frases Que Usar