Estados de cuenta bancarios

Los estados de cuenta bancarios de la PTA deben ser enviados al domicilio permanente de la PTA, generalmente en la escuela. El tesorero debe revisar regularmente los estados de cuenta.

La mayoría de los bancos preparará y enviará por correo extractos bancarios cada mes en la fecha solicitada por la PTA. Al establecer la fecha de corte, tome en consideración el calendario de reuniones de asociación y la junta ejecutiva. Mientras que el estado de cuenta bancario debe utilizarse para ayudar a crear informe del tesorero, puede ser necesario incluir el informe de tesorería los ingresos recibidos y los cheques emitidos después de la fecha del extracto bancario más reciente. La fecha de finalización para informe de tesorería debe ser justo antes de la fecha de la reunión para que la información dada a la junta ejecutiva o asociación sea lo más precisa y actualizada posible.

Procure usar un banco que devuelva los cheques pagados junto con los estados de cuenta. Esto facilitará el proceso de auditoría. Si no devuelven los cheques pagados, el banco debe proporcionar fotocopias o copias que se imprimirán del acceso en línea. Si el costo de obtención de un extracto del documento es costo prohibitivo para el PTA, la impresión del estado de cuenta del acceso en línea es apropiada. Si los extractos electrónicos están disponibles, debe enviarse una copia al directivo electo que está revisando el estado de cuenta bancario mensualmente.

Un funcionario electo que no sea librador de cheques deberá abrir y revisar los estados de cuenta bancarios antes de presentarlos al tesorero para conciliación. Usando el financiero de tesorería, las actas y el extracto bancario, realice una auditoría de cinco minutos.

Procedimiento de auditoría de cinco minutos

Paso 1: Examine los cheques. Compruebe:

  • Dos firmas en cada cheque
  • El beneficiario, el importe y la fecha coinciden con el informe del tesorero
  • El propósito de pago está incluido en la sección de notas del cheque

Paso 2: Examine los depósitos. Compruebe:

  • La fecha y la cantidad coinciden con el informe de tesorería
  • Los depósitos han sido oportunos

Paso 3: Compruebe que ningún pago se ha hecho en línea ni se ha retirado dinero con tarjeta de débito/ATM.

Paso 4: Reconcilie el extracto bancario con el informe del tesorero.

Realice los ajustes para los cheques que no se han cobrado y los depósitos que no aparecen.

Paso 5: Póngase en contacto con el tesorero para determinar el origen de los errores. Las correcciones, si son necesarias, se incluyen en el siguiente informe de tesorería. Informe de los hallazgos al presidente de la unidad, al tesorero y al auditor (si el revisor no es el auditor).

La auditoría de cinco minutos no revelará que el tesorero ha asignado ingresos incorrectamente, pero dirá que un depósito que muestra el informe del tesorero realmente no llegó al banco o que un cheque que el banco pagó no aparece en el informe del tesorero. Si esto ocurre, haga más preguntas y siga investigando.

Conciliación de los estados de cuenta bancarios

Concilie el estado bancario mensual y compare prontamente con el talonario de cheques o el balance de la registradora para verificar que los registros bancarios y los financieros sean correctos. Encuentre las diferencias, anote los cheques pendientes y determine el saldo ajustado de la cuenta bancaria al final del mes. Así se establecen los fondos disponibles con cargo a los cuales se pueden extender los cheques.

de la reconciliación, archive con el extracto bancario todos los recibos de respaldo, los detalles de los depósitos, cheques cancelados en orden numérico y duplicados de depósitos. Anote en el talonario o la registradora de cheques el último cheque pagado devuelto e indique que la cuenta fue conciliada. Poner los artículos en el archivo para la auditoría.

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