Estados de cuenta bancarios

Los estados de cuenta bancarios de la PTA deben ser enviados al domicilio permanente de la PTA, generalmente en la escuela. Los estados de cuentas bancarias nunca deben enviarse al domicilio de la casa de un oficial con autorización a firmar cheques.

La mayoría de los bancos preparará y enviará por correo extractos bancarios cada mes en la fecha solicitada por la PTA. Al establecer la fecha de corte, tome en consideración el calendario de reuniones de asociación y la junta ejecutiva. Mientras que el estado de cuenta bancario debe utilizarse para ayudar a crear informe del tesorero, puede ser necesario incluir el informe de tesorería los ingresos recibidos y los cheques emitidos después de la fecha del extracto bancario más reciente. La fecha de finalización para informe de tesorería debe ser justo antes de la fecha de la reunión para que la información dada a la junta ejecutiva o asociación sea lo más precisa y actualizada posible.

Trate de utilizar un banco que devuelva los cheques cancelados o proporcione copias con los estados de cuentas bancarias. Esto facilitará el proceso de auditoría. Si el costo de obtener estados de cuentas bancarias en papel es excesivo para la PTA, una persona que no tiene autorización a firmar cheques puede imprimir los estados de las cuentas bancarias de la PTA en línea. Si los extractos electrónicos están disponibles, debe enviarse una copia al directivo electo que está revisando el estado de cuenta bancario mensualmente.

Otro funcionario electo que una persona con autorización a firmar cheques (a menudo el auditor) debe abrir, revisar, firmar y anotar la fecha en los estados de cuenta bancarias antes de entregárselos al tesorero para la conciliación. Utilizando los informes financieros del tesorero, las actas y el estado de cuenta bancaria, haga una auditoría de cinco minutos.

Procedimiento de auditoría de cinco minutos

Paso 1: Examine los cheques. Compruebe:

  • Dos firmas en cada cheque
  • El beneficiario, el importe y la fecha coinciden con el informe del tesorero
  • El propósito de pago está incluido en la sección de notas del cheque

Paso 2: Examine los depósitos. Compruebe:

  • La fecha y la cantidad coinciden con el informe de tesorería
  • Los depósitos han sido oportunos

Paso 3: Compruebe que ningún pago se ha hecho en línea ni se ha retirado dinero con tarjeta de débito/ATM. Asegúrese de que no se hayan realizado retiros de dinero en efectivo.

Paso 4: Reconcilie el extracto bancario con el informe del tesorero.

Realice los ajustes para los cheques que no se han cobrado y los depósitos que no aparecen.

Paso 5: Si es necesario, comuníquese con el tesorero para determinar la fuente de cualquier error. Las correcciones, si son necesarias, se deben incluir en el próximo informe del tesorero. Presente los resultados al presidente de la unidad, al tesorero y al auditor  (si el que reviso no es el auditor).

La auditoría de cinco minutos no revelará que el tesorero ha asignado ingresos incorrectamente, pero dirá que un depósito que muestra el informe del tesorero realmente no llegó al banco o que un cheque que el banco pagó no aparece en el informe del tesorero. Si esto ocurre, haga más preguntas y siga investigando.

Conciliación de los estados de cuenta bancarios

El tesorero debe conciliar los estados de cuenta bancarias mensuales y compararlos con el registros de cheques/saldo de inmediato para asegurarse de que los registros bancarios y financieros sean correctos. Encuentre las diferencias, anote los cheques pendientes y determine el saldo ajustado de la cuenta bancaria al final del mes. Así se establecen los fondos disponibles con cargo a los cuales se pueden extender los cheques.

Después de la conciliación, archive todos los recibos comprobantes, detalles de los depósitos, cheques cancelados en orden numérico y de los duplicados de depósito. Anote en el  registro de cheques de todos los cheques que ya se cobraron y los que no e indique que la cuenta se concilió. Proporcione una copia de la conciliación, junto con los estados de cuenta bancarias, al auditor u  a otra persona que no tenga autorización a firmar cheques para lo revise. El oficial que revisa la reconciliación debe firmar y anotar fecha de la reconciliación y devolverla al tesorero. El tesorero colocará la conciliación, los estados de cuentas bancarias y todos los demás documentos enumerados anteriormente en el archivo para auditoría.

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