Cada PTA debe mantener una cuenta corriente a nombre de la asociación. Use el domicilio permanente de la PTA, normalmente la escuela. Use cheques con el nombre de la asociación impreso, dos líneas para las dos firmas autorizadas y las leyendas “Nulo si no se deposita antes de los 90 días” (en inglés, “Void if not cashed within 90 days”) y “Se requieren dos firmas” (en inglés, “Two signatures required”). Los extractos bancarios deben enviarse a la dirección jurídica de la asociación. En la mayoría de los casos, esta es una escuela o la oficina del distrito escolar; nunca es el domicilio de la casa de una persona autorizada para firmar cheques en las cuentas bancarias.
Al menos tres funcionarios electos, de los cuales dos tienen que ser el presidente y el tesorero, deben ser autorizados a firmar los cheques y a registrar sus firmas en el archivo del banco. Los firmantes autorizados de cheques no deben tener lazos de parentesco, estar casados ni vivir en el mismo hogar. Refiérase a los estatutos de la PTA para estipulaciones sobre los libradores de cheques autorizados.
Los estudiantes pueden ser signatarios de la cuenta de la PTA o PTSA, siempre y cuando hayan sido aprobados por la asociación como firmantes y esto se haya anotado en las actas de la asociación. Póngase en contacto con el banco si tiene preguntas sobre este tema.
Pídale al banco que incluya tanto el nombre legal «PTA California Congress of Parents, Teachers and Students, Inc. como el nombre único de la unidad en la cuenta. Esto permitirá que se escriban cheques a cualquiera de los nombres y depositarlos en la misma cuenta.
La mayoría de los bancos no comprueba una segunda firma recibida en cheques de la PTA. Una PTA puede:
- Votar para cambiar a un banco que cumpla con el requisito de múltiples firmas para todos los cheques PTA/PTSA.
- Continúe realizando transacciones bancarias en el mismo banco y continúe usando dos firmas en los cheques tal y como se describe en los estatutos y monitorear esto a través de revisiones financieras y revisiones mensuales de los estados de las cuentas bancarias.
Todo el dinero debe depositarse en cuentas con un banco aprobado por la junta ejecutiva. En todas las cuentas se requiere el número de identificación del empleador. El número EIN puede encontrarse en los estatutos. Póngase en contacto con la PTA de consejo, distrito o la PTA de California para recibir ayuda si no se puede encontrar el EIN de la PTA.
Si el banco emite una tarjeta ATM para una cuenta, el uso de dicha tarjeta se restringe solamente a depósitos. La tarjeta ATM no puede ser usada para retirar dinero en efectivo o otras compras. La junta ejecutiva debe comprobar que las tarjetas, si se emiten, sean “sólo depósito” y debe controlar el acceso a las tarjetas emitidas.
El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) considera todos los fondos en las cuentas de la PTA como pertenecientes a la asociación, independientemente de su origen. Una PTA puede manejar solo aquellos fondos sobre los cuales tiene control total, y la cantidad total (menos las cuotas per cápita enviadas al siguiente nivel de PTA) deben declararse como ingreso bruto a la PTA. Todos los fondos en las cuentas de la PTA deben tener la aprobación de la asociación para hacer algún desembolso.
