Cuando se adquieren bienes y materiales por Internet, los miembros de la PTA deben ser cuidadosos al escoger el método de pago. Hacer una orden por internet constituye un contrato y obliga a la PTA. Las PTA solamente deben usar proveedores en línea que ofrezcan la opción de enviar a la unidad directamente el cobro por los bienes. Puesto que las unidades de PTA no pueden tener tarjeta de crédito, los miembros individuales que escojan utilizar su tarjeta de crédito deben tener sumo cuidado, ya que pueden ser responsables de cualquier compra no autorizada adecuadamente.
Debe seguirse los siguientes lineamientos para cualquier compra por Internet que use la facturación opcional del vendedor (cuando el vendedor cobra directamente a la PTA).
- El o los artículos que se adquieren deben ser para el propósito de una actividad aprobada y/o debe haber sido aprobado individualmente por los afiliados. La aprobación debe obtenerse antes de la adquisición.
- Antes de comprometerse a la compra, se debe imprimir una copia de la orden y se debe adjuntar al formulario de Autorización para compra por Internet firmado (autorizado) por el presidente y otro miembro de la junta ejecutiva. Los costos del manejo y envío y cualesquiera impuestos deberán incluirse en el formulario. Si los costos de manejo y envío no figuran, se debe explicar su ausencia en una nota, así como la expectativa de un pago mayor en el momento de confirmar la orden.
- Al momento de la verificación de que la compra ha sido debidamente autorizada, la persona que solicita la compra por Internet podrá completar la orden por Internet. (Según el estándar actual, la mayor parte de vendedores en línea tienen la capacidad para posibilitar a los usuarios buscar por un período de tiempo antes de comprometerse con la compra. Esto permite imprimir la orden antes de enviarla).
- Después de que la orden se haya confirmado al vendedor, se entregará una copia final de la orden al presidente del comité y al tesorero. Esta copia final debe compararse con la orden original presentada para asegurarse de la exactitud y debe incluir cualquier costo final de manejo y envío e impuestos por los que la unidad pueda ser responsable. Todos los documentos finales deberán ser presentados al tesorero para su pago cuando llegue el recibo.
- NOTA: las personas que se comprometan a una compra por Internet pueden ser responsables de cualesquiera compras por Internet que no hayan sido debidamente autorizadas o cuyo costo sea mayor al monto presupuestado.
Estos lineamientos deben seguirse cuando se haga cualquier compra por Internet con una tarjeta de crédito personal:
- El o los artículos que se adquieren deben ser para el propósito de una actividad aprobada y/o debe haber sido aprobado individualmente por los afiliados. La aprobación debe obtenerse antes de la adquisición.
- El formulario de Autorización de pago/Solicitud de reembolso junto con el recibo o estado de cuenta bancario de la tarjeta de crédito para su procesamiento.
Este procedimiento es únicamente para un reembolso. No se permiten tarjetas de crédito para la unidad y consejo de PTA por ningún motivo.
