Cuando se desarrolla un presupuesto de la PTA, considere incluir las siguientes partidas:
Transferencia de fondos al período siguiente: la transferencia de fondos al período siguiente que presentan el monto que se separa para iniciar las operaciones del año fiscal subsiguiente de la PTA, antes de que empiecen las actividades de recaudación de fondos. Para calcular el monto de esta reserva, se revisará el Reporte Financiero Anual para determinar cuáles gastos de operación o programas requieren financiamiento durante la transición y calcular los costos de estos renglones en el nuevo año.
Convención: la convención anual de la PTA de California se lleva a cabo, por lo general, a fines de abril o a principios de mayo. La unidad debe presupuestar suficiente dinero para cubrir el costo de la inscripción, el hotel, el transporte y la alimentación para la cantidad de delegados permitidos, sobre la base de la cantidad de afiliados de la unidad (Participación en convenciones y conferencias).
Donaciones: Las PTAs pueden pedir a las personas de la comunidad que donen fondos a la PTA para uso general o para un programa específico.
Programas para recaudar fondos: el ingreso por recaudación de fondos es el ingreso bruto del programa para recaudar fondos. Anote cada programa para recaudar fondos en forma individual. Los gastos por la gestión de cada programa para recaudar fondos deben ser incluidos bajo el renglón de Gastos, también en forma individual para cada programa para recaudar fondos.
Ingreso bruto: Esto incluye la cantidad total de los ingresos de todo el año, excluyendo las porciones de la PTA Nacional, de consejo, distrito, estado de las cuotas per cápita y las donaciones voluntarias.
Seguro: en California se requiere a todas las PTA su participación en el programa de seguro de la PTA de California. Presupueste un monto similar al gasto real de la póliza del año anterior. Para octubre se les informará a las unidades acerca del monto de las primas. Todas las primas del seguro deben enviarse a través de los canales y llegar a la oficina de la PTA de California a más tardar el 20 de diciembre, de lo contrario se cobrará un cargo de $25 por retraso.
Cuotas de afiliación: cada asociación determina sus propias cuotas de afiliación, pero una porción de cada cuota de afiliación debe enviarse a través de los canales. Los fondos remitidos se anotan como “Fondos no pertenecientes a la unidad”. Esta partida presupuestaria solo debe reflejar la cantidad de cuotas que la unidad retiene como ingreso.
Sobres de afiliación: la compra o la impresión de los sobres de afiliación son anotados como un gasto.
Gastos reembolsables: la PTA debe rembolsar a los miembros de la junta ejecutiva los gastos que paguen de su propio bolsillo. Los fondos de la PTA no deben usarse para gastos personales, regalos, reconocimientos personales ni artículos de uso personal. Gastos pagados del propio bolsillo que se consideran apropiados incluyen fotocopias, suministros de oficina, etc. Los distritos, los consejos y las unidades de la PTA deben presupuestar los gastos pagados del propio bolsillo y asegurar que el presupuesto se comparta equitativamente entre los directivos o jefes de acuerdo con las responsabilidades de su cargo. Debe reembolsarse a los miembros dineros por los que se haya presentado una solicitud de autorización de pago o reembolso de fondos firmada. Las unidades, consejos y distritos de la PTA no pueden presupuestar el estipendio de un funcionario. El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) considera a los viáticos como un ingreso diverso y debe ser declarado por quien lo recibe con el fin de pagar el impuesto correspondiente.
Apreciación del personal/Voluntario: se pueden usar recursos de hospitalidad para este fin, siempre que no sea un monto importante. El IRS define “monto no importante” como una cantidad que no excede el 5% del presupuesto anual de una organización no lucrativa (leer Apreciación del personal). Los fondos de la PTA no se pueden usar para comprar regalos personales para el personal o los voluntarios, incluyendo tarjetas de regalo.
Capacitación o talleres: presupueste fondos para enviar a los miembros de la junta ejecutiva a los talleres del consejo, del distrito de la PTA y de la PTA de California.
Los fondos de reserva no asignados: representan el monto que queda después de asignar los fondos para los programas dentro del presupuesto y las actividades y se pueden usar para cubrir cualquier gasto inesperado o no planificado en el año fiscal corriente con la aprobación de la asociación. El presupuesto debe modificarse para reflejar la transferencia de fondos de Reserva no asignada a otras categorías de gastos.
Reserva limitada: al planificar el presupuesto, es admisible que las PTA tengan una cuenta de ahorros para mantener fondos por más de un año por las siguientes razones:
- Gestión eficiente de los fondos restringidos;
- Un programa de PTA requiere de una donación grande a la escuela y el distrito escolar requiere notificación anticipada si la PTA no puede seguir financiando la actividad; es decir, equipo de computación o el sueldo de un maestro auxiliar; y
- Dinero para financiar proyectos o programas a largo plazo o inesperados pero aprobados, p.ej. el proyecto de patio de recreo.
Como guía, tenga en cuenta que la reserva de la cuenta de ahorros no debe exceder la mitad del presupuesto de una PTA en un año promedio.
