Funcionarios financieros

Los funcionarios financieros son elegidos para administrar las operaciones fiscales del distrito, del consejo y de la unidad de la PTA. Estos funcionarios incluyen al tesorero (requerido), al secretario financiero (opcional) y auditor (opcional). Todas las unidades, los consejos y los distritos de la PTA deben tener un auditor. De acuerdo con sus estatutos, el auditor podrá ser elegido, designado o contratado. Las obligaciones se detallan en los estatutos de la PTA, reglas vigentes y descripción de funciones; consulte dichos documentos para obtener más información.

Al asumir el cargo, el tesorero entrante recibe del tesorero saliente lo siguiente: todo lo que pertenece a la PTA tales como suministros, libro mayor, talonario de cheques, registros de impuestos y copias de respaldo y la copia maestra del programa de contabilidad si los libros se llevan por computadora, así como todos los demás materiales del tesorero, incluyendo el manual de procedimientos de su antecesor. Los registros adicionales pueden conseguirse en el banco y los suministros pueden comprarse de la oficina de la PTA de California. El tesorero entrante también debe ponerse en contacto con el banco y registrar las nuevas tarjetas de firmas de las cuentas corrientes y de ahorro. Los bancos pueden solicitar las actas de la reunión en la que fueron elegidos los funcionarios nuevos y donde se registran sus nombres.

Los elementos mencionados arriba son necesarios para la operación financiera de la asociación. Cuando se funda una unidad, el tesorero debe pedir apoyo al consejo o al distrito de la PTA con el fin de obtenerlos.

El tesorero saliente no puede pagar cuentas después de que los libros hayan sido cerrados para la auditoría o después que haya terminado su período de funciones. Los libros que están siendo auditados pueden no estar disponibles de inmediato. La PTA de California recomienda que si la auditoría no se ha completado en dos (2) semanas después del fin del período, el presidente nombre un comité para auditar los libros inmediatamente. Se debe usar el mismo marco de referencia temporal para la auditoría semestral. Al asumir el cargo, el tesorero entrante puede pagar facturas autorizadas y depositar fondos en la cuenta bancaria de la PTA antes de que termine la auditoría.

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