Los funcionarios financieros son elegidos para administrar las operaciones fiscales del distrito, del consejo y de la unidad de la PTA. Estos oficiales incluyen a un tesorero (requerido) y secretario financiero (opcional). Todas las PTAs de unidad, consejo y distrito deben tener un reseñador financiero el cual puede ser elegido, designado o contratado de acuerdo con los estatutos. De acuerdo con sus estatutos, el auditor podrá ser elegido, designado o contratado. Las obligaciones se detallan en los estatutos de la PTA, reglas vigentes y descripción de funciones; consulte dichos documentos para obtener más información.
Al asumir el cargo, el tesorero entrante recibe del tesorero saliente lo siguiente: todo lo que pertenece a la PTA tales como suministros, libro mayor, talonario de cheques, registros de impuestos y copias de respaldo y la copia maestra del programa de contabilidad si los libros se llevan por computadora, así como todos los demás materiales del tesorero, incluyendo el manual de procedimientos de su antecesor. Se puede obtener libros de contabilidad adicionales del banco y los suministros se pueden comprar en la tienda de la PTA del Estado de California. El nuevo tesorero también debe comunicarse con el banco y archivar nuevas tarjetas con los nombres de la personas con autorización para firmar en las cuentas corrientes y de ahorro. El nuevo tesorero debe comunicarse con el banco de la PTA para determinar qué documentos son necesarios y el proceso específico requerido para cambiar los nombres de las personas con autorización para firmar.
Los elementos mencionados arriba son necesarios para la operación financiera de la asociación. Cuando se funda una unidad, el tesorero debe pedir apoyo al consejo o al distrito de la PTA con el fin de obtenerlos.
El tesorero que va a salir no puede pagar facturas después de que los libros estén cerrados para que se haga la revisión financiera o después de que haya finalizado el mandato. Es posible que los libros que se están revisando financieramente no estén disponibles de inmediato. La PTA del Estado de California recomienda que si la revisión financiera no se completa dentro de las dos (2) semanas posteriores al final del mandato, el presidente puede nombrar a un comité para revisar los libros de inmediato. El mismo plazo deberá seguirse para la revisión financiera semestral. Al asumir el cargo, el tesorero nuevo puede pagar las facturas autorizadas y depositar fondos en la cuenta bancaria de la PTA antes de que se complete la revisión financiera, pero debe evitar pagar nuevas facturas, si es posible, hasta que se complete la revisión.
