Obligaciones del Tesorero

Mantener libros de cuenta permanentes y registros que deberán ser suficientes para establecer los renglones de renta bruta, recibos y desembolsos de la asociación, incluyendo específicamente el número de miembros, las cuotas recogidas de los miembros y el importe de las cuotas remitidos a través de canales a la PTA de California. Esos libros de cuenta y registros todo momento razonable estará abierto para inspección por un representante autorizado de la PTA de California.

Presidir la comisión presupuestaria y preparar el presupuesto para ser aprobado por la asociación. (Desarrollo del presupuesto)

Póngase en contacto con el banco para asegurar las firmas de todos los firmantes autorizados en todas las tarjetas de firma de cheques y de cuenta de ahorros en el banco inmediatamente después de asumir el cargo.

Recibir todos los fondos del secretario financiero o de otros voluntarios que hacen el recuento de fondos recibidos. Extender un recibo. Depositar de inmediato a nombre de la asociación en un banco aprobado por la junta ejecutiva.

Recibir y conservar una copia de la boleta de depósito para cada uno de los depósitos efectuados.

Pagar todas las cuentas autorizadas por la junta ejecutiva o la asociación, habiendo recibido la autorización de pago firmada por el presidente y el secretario de actas.

Verificar que todos los cheques lleven dos firmas autorizadas. el presidente y tesorero, cualesquiera dos funcionarios elegidos están autorizados a firmar, con excepción del secretario y el auditor. Los firmantes autorizados no deberán estar relacionados por sangre no matrimonio ni residan en el mismo hogar. Consultar los estatutos para determinar quién está autorizado en el distrito, consejo o unidad de la PTA.

Mantener un registro exacto de los ingresos y los gastos en un libro mayor, el cual es un registro permanente de la PTA (Programa de conservación de registros y norma de destrucción).

Mantenga a los afiliados informados de los gastos relacionados con el presupuesto aprobado por la asociación.

Remita mensualmente todas las porciones de las cuotas pertenecientes al consejo, distrito, estado y al directivo financiero del distrito o consejo (Formulario para Remisión de la Unidad; Cuota de afiliación, capítulo de Afiliación; Fig. F-7 o capítulo de Formularios). Dar atención al calcular la per cápita de membresía enviada a través de los canales; una vez presentados, los fondos no son reembolsables y no se acreditará para un año futuro. No se hacen remesas por membresías recibidas a través del programa de membresía electrónica de la PTA del Estado de California.

Preparar y presentar un Informe del Tesorero (ver Informe del Tesorero; Fig. F-2 o capítulo de Formularios) en todas las reuniones de la junta ejecutiva y de la asociación. El Informe del Tesorero también debe ser presentado en otras ocasiones, cuando lo requiera la asociación.

Llenar y enviar todos los formularios de informes necesarios que requiera PTA de California para el seguro, y presentar todas las declaraciones tributarias y otros formularios requeridos por las agencias gubernamentales (Requisitos Tributarios) y subirlos en PTAEZ.

Hacer un Informe Financiero Anual (Fig. F-6 o capítulo de Formularios) para la asociación, que incluya los ingresos y los gastos brutos del período.

Prepare un reporte comparativo entre el presupuesto y las entradas y gastos reales al menos trimestralmente.

Enviar y subir en PTAEZ los presupuestos aprobados, los informes financieros anuales, los informes de auditorías (incluyendo las listas de verificación de auditoría y recomendaciones) y las declaraciones de impuestos al consejo o distrito (si fuera del consejo).

 

Mantener comunicación constante y directa con el presidente en cuanto a las finanzas. Notificar a los miembros de la junta sobre la situación de la tesorería y sobre sus presupuestos individuales.

Elaborara un presupuesto para programas propuestos con información proporcionada por el directivo del comité de programas.

Enterarse de las fechas de entrega (incluyendo las fechas de los sellos postales estampados) de todas las transacciones financieras.

Prepararse para una auditoría medio año y al fin de año según los meses estipulados en los estatutos.

Asistir a los talleres de finanzas de la convención de la PTA de California.

Asistir a los talleres y a las capacitaciones del distrito o del consejo de la PTA cuando se programen.

Si la PTA tiene un permiso de correo masivo, verificar que la cuenta se mantenga con fondos.

Ayude al auditor a familiarizarse con el sistema de registros.

Use un libro mayor para llevar el historial de los ingresos y los gastos de la asociación.


Para más información sobre las obligaciones del tesorero, ver los Estatutos para unidades locales de la PTA/PTSA, Artículo VI, Sección 6.


Informe a todos los miembros de la junta sobre la fecha en que se cerrarán los libros para que puedan presentar todos los gastos pendientes antes de esa fecha.

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