Las subvenciones son fondos específicos otorgados a una organización para desempeñar funciones específicas. Los distritos, los consejos y las unidades de la PTA pueden solicitar subvenciones con el fin de conseguir fondos para muchos de sus proyectos y programas. Empresas, fundaciones y corporaciones otorgan subvenciones para causas que consideran valiosas. Cuando se aplique para obtener subvenciones, las PTA pueden enfatizar ciertos puntos; por ejemplo, que las escuelas públicas forman a los futuros empleados y que las donaciones u obsequios son deducibles de impuestos, ya que la PTA es una organización que cumple con la sección 501(c)(3) del Código Tributario. Organizaciones como la Sociedad Americana Contra el Cáncer, la Marcha de las Monedas de Diez Centavos, Kiwanis y los Clubes de Leones tendrán fondos disponibles para proyectos que cumplen con sus metas, tales como programas que se dirigen a la prevención del abuso infantil o del abuso de drogas.
El proyecto para el cual la PTA busca fondos de subvención debe ser uno que promueva los propósitos de la PTA, que sea relevante para las metas de la PTA y que haya sido aprobado por la votación de los miembros. Los miembros de la PTA deben comprometerse a llevar a buen término las metas declaradas del programa. El proyecto debe ser uno que no comprometa la participación de las siguientes juntas de la PTA.
Si la PTA piensa seriamente en la búsqueda de subvenciones, consiga a alguien con experiencia en redactar propuestas de subvención. El distrito escolar local puede tener un miembro calificado en su personal. Busque la asesoría de personas con amplio conocimiento de la complejidad de la redacción de propuestas.
El primer paso es reunir información sobre las posibles fuentes de fondos. Estos incluyen a los gobiernos federal y estatal, las fundaciones privadas, las fundaciones comunitarias, los individuos particulares y organizaciones sin fines de lucro como United Way. Los distritos, consejos y unidades de la PTA pueden solicitar subvenciones con el fin de proveer fondos a muchos de sus proyectos y programas.
Redacción de la propuesta de subvención
El presidente de la junta puede designar a un presidente de comisión de redacción de las propuestas de subvención para coordinar los esfuerzos de la PTA en la redacción de la propuesta de subvención. Cuando la PTA está interesada en solicitar fondos externos que ayuden a implementar un proyecto de la PTA, el presidente debe designar una comisión para buscar fuentes de fondos y para preparar la propuesta.
Proceso de solicitud de subvención
Ponerse en contacto por escrito con la fuente de la subvención mediante una breve carta de intenciones donde se explique el proyecto.
Solicitar al proveedor de fondos las especificaciones de la subvención y seguirlas cuidadosamente.
Averiguar quién es el responsable de revisar las subvenciones y enviar la propuesta a esa persona.
Darle seguimiento con una llamada telefónica si el proveedor de fondos no ha respondido en seis u ocho semanas.
Conseguir una reunión personal para explicar más ampliamente la propuesta de la PTA. Esté abierto a las preguntas y sea conciso. Si no se proveen los fondos solicitados en la propuesta, pregunte la razón.
Recomendar revisiones para futuras propuestas.
Aceptar la decisión final amablemente. Cuando se provean los fondos solicitados, hacer siempre un reconocimiento apropiado de la generosidad del proveedor de fondos.
Propuestas
Cuando se redacte la propuesta, proporcione información detallada sobre el proyecto que se propone. La mayoría de las propuestas de subvención tienen un formato claramente diferenciado, pero la información que buscan los proveedores de fondos frecuentemente es la misma:
- Una introducción que describa la asociación de la PTA y su propósito.
- Una descripción general del proyecto y sus metas específicas.
- Una declaración que defina el problema que se busca resolver con el proyecto.
- Estadísticas que justifiquen la identificación del problema.
- La población meta.
- El valor del proyecto para la PTA y para la comunidad escolar.
- Los resultados propuestos del proyecto.
- Una explicación de las actividades para las cuales la subvención va a proveer fondos.
- El cronograma para la finalización del proyecto.
- Una descripción de cómo será evaluado el proyecto.
- La propuesta de un presupuesto del proyecto que incluya tanto gastos como servicios en especie.
El presidente o la comisión de redacción de la propuesta de subvención deben mantener un archivo de aplicaciones presentadas, personas que son recursos y posibles fuentes de fondos para ayudar a las futuras comisiones. Si se otorga la subvención, el presidente de la comisión será el responsable de cumplir con los requisitos de los informes para el proveedor de fondos, incluyendo suministrar el número de identificación de empleador (EIN) del IRS.
El tesorero debe registrar cuidadosamente todas las transacciones ya que esta información es un requisito de todos los informes para el proveedor de fondos de subvención. Mantenga informada a la asociación sobre cómo progresa el proceso de aplicación de la subvención y use los informes enviados al proveedor de fondos para informar a la asociación sobre el progreso de la implementación del proyecto.
Toda acción tomada en relación con las aplicaciones de subvención o implementación de proyectos debe registrarse en las actas de la PTA.
