Selección de las actividades de recaudación de fondos

El jefe de Recaudación de Fondos debe:

Presentar planes a la junta ejecutiva para su aprobación y para obtener fondos para gastar fondos.

Lea todos los contratos detenidamente.

Pedir a los afiliados que aprueben el contrato antes de comprometerse con el proveedor. Asegúrese de que el contrato esté firmado por dos funcionarios electos de la PTA, uno de los cuales debe ser el presidente, luego de que los miembros hayan votado a favor de llevar a cabo el proyecto.

Siga los procedimientos financieros del seguro de fianza requerido como parte del programa de seguros de la PTA de California. (Ver  Manejo de los fondos de la PTA.)

Solicitar reembolsos en forma oportuna para los gastos efectuados en nombre de la asociación o, si se solicita un anticipo, presentar la autorización y solicitud de pago completada para el reembolso a más tardar 14 días después del evento.

Nunca pagar a ningún proveedor con dinero recaudado el día del evento. Pagar las facturas con cheque después de una votación de la asociación.

Preparar un informe detallando los ingresos y gastos del evento.

Venta de alcohol – Conforme al Código de Negocios y Profesiones de California, Sección 25608, “Toda persona que posee, consume, vende, de o entregue a otra persona, cualquier bebida alcohólica en o en cualquier escuela pública o sus instalaciones, es culpable de un delito menor «.

(Nota: el Proyecto de Ley de la Asamblea 2073 («AB 2073»), que se convirtió en ley el 1º de enero de 2015, otorgo una excepción a la prohibición contra la venta o el consumo de bebidas alcohólicas en las instalaciones del distrito K-12 si las bebidas son adquiridas, poseídas, usadas, vendidas o consumidas bajo una licencia o permiso obtenido para eventos especiales celebrados cuando los estudiantes no están presentes en las instalaciones. La nueva ley permitirá que los distritos del K-12, de colegios comunitarios y otras agencias de educación locales tengan más flexibilidad en el alquiler de sus instalaciones para recaudar fondos y para otros eventos que incluyen bebidas alcohólicas, siempre y cuando se obtenga una licencia o permiso y que los estudiantes no estén presentes.)

De acuerdo con el programa de seguros de la PTA del Estado de California, las PTAs pueden participar en la venta de bebidas alcohólicas en los eventos de la PTA siempre que se obtengan las aprobaciones necesarias, incluyendo la correspondiente licencia ABC (Control de Bebidas Alcohólicas) y la aprobación del distrito escolar para los eventos que se celebran en el recinto escolar. Muchas PTAs tienen subastas y cenas silenciosas anuales para recaudar fondos, en las cuales se donan botellas y/o cajas de vino para que se usen como artículos de subasta. Estas botellas y/o cajas de vino donadas pueden usarse como artículos de subasta. Comuníquese con el distrito escolar para saber cuáles son las pólizas locales relacionadas con la subasta de bebidas alcohólicas donadas.

Servir alcohol en los eventos de la PTA – La PTA del Estado de California recomienda encarecidamente a las PTAs de unidad, consejo y distrito que se abstengan de servir bebidas alcohólicas en las funciones de la PTA, especialmente cuando los estudiantes estén presentes. Si se sirven bebidas alcohólicas en una función de la PTA solo para adultos, se debe tener cuidado para limitar la responsabilidad de la PTA. Se sugiere que las bebidas alcohólicas sean proporcionadas y servidas por un establecimiento con licencia, un servicio de bebidas alcohólicas con licencia o una empresa de catering que cuente con los permisos y seguros adecuados. Cuando una PTA esté planeando un evento que incluirá bebidas alcohólicas, la PTA puede cobrar el costo de las bebidas alcohólicas a través de la venta de boletos. Si una PTA vota para servir o vender bebidas alcohólicas en un evento, todas las licencias necesarias de ABC (Control de Bebidas Alcohólicas) deben obtenerse comunicándose con la oficina local de ABC. Tenga en cuenta que la agencia ABC puede requerir  capacitación en ventas y servicio de alcohol.

Se recomienda que los fondos de la PTA no se utilicen para comprar bebidas alcohólicas o botellas de alcohol. Recuerde, el propósito de la PTA es trabajar en nombre de todos los niños y hablar por «cada niño con una sola voz».

Si alguna PTA tiene más preguntas sobre este tema, comuníquese con el agente de seguros de la PTA del Estado de California y con la PTA de su distrito.

Investigue y evalúe varias compañías de recaudación de fondos. Determine cuál es el mayor beneficio para la PTA de trabajar con cada compañía de recaudación de fondos en particular. Invite a varias compañías a ofrecer presentaciones con el fin de comparar varios aspectos de cada programa. No seleccione a una compañía en base a un sólo criterio, tal como el porcentaje de ganancias.

Determine la calidad del producto. Los artículos de mayor calidad generan más ventas y aumentan la reputación de la PTA. Determine el tipo de servicios que ofrecen para hacer que la recaudación de fondos transcurra tan satisfactoriamente como sea posible.

• ¿El envío es un costo adicional?
• ¿Existe una reducción en el costo basada en el volumen de compra?
• ¿Quién tiene la responsabilidad de diseñar los volantes del recaudador de fondos?
• ¿Quién tiene la responsabilidad de empacar las órdenes individuales?
• ¿Los productos tienen garantía?
• ¿Cómo se manejan los errores de un pedido?

Determine la experiencia, el profesionalismo y la reputación de la empresa en el seno de la comunidad. Averigüe cuánto tiempo ha estado la empresa en el negocio, si la empresa es miembro de la Asociación de Recaudadores de Fondos y Vendedores Directos (www.afrds.com) y pida dos o tres referencias. Si una empresa no suministra referencias, es preferible no utilizar sus servicios. Cuando se suministren las referencias, póngase en contacto con quienes las enviaron; pregunte sobre su experiencia con la empresa y si la recomiendan.

Averigüe acerca de las medidas de seguridad o normas que ofrece la empresa. Revise muestras de las cartas, vídeos, volantes y otros materiales de promoción de la empresa que indiquen la garantía de esa seguridad.

Determine la capacidad de la empresa para cumplir las metas de la PTA. El precio al detalle del producto debe representar un valor de mercado justo para bienes de ese tipo y estar calculado razonablemente. La PTA debe ser capaz de obtener una ganancia justa. Averigüe si la empresa tiene un historial de logros. En dicha situación, la empresa debe convencer a la PTA de que va a cumplir su meta. No pague por la totalidad de los productos hasta que se entregue la orden completa. Si se requiere un depósito, debe ser un monto en señal de trato por la orden completa.

Verifique que la empresa tenga seguro de responsabilidad civil. La Lista de Proveedores Aprobados proporciona una lista de Concesionarios/Vendedores/Proveedores de Servicio que han presentado la prueba apropiada de seguro ante el Agente de seguros de la PTA del Estado de California. El hecho de que un proveedor aparezca en esta lista NO QUIERE decir que todas las actividades que ofrezca estén autorizadas. Consulte la Guía de Seguros y comuníquese con el corredor de seguros de la PTA del Estado de California para obtener información adicional.

El bingo es un juego de azar que debe cumplir con las regulaciones de todas las autoridades locales, incluyendo el gobierno local, el de la ciudad y el distrito escolar. Consulte con el consejo del condado y/o el procurador de la ciudad para determinar las leyes y ordenanzas locales. Cuando sea autorizada, la PTA, como una organización a la que se aplica el Código Tributario §23701d (organización de beneficencia y exención tributaria), puede recibir una licencia para llevar a cabo un juego de bingo, considerando que cumple con todo lo estipulado en el Código Penal del Estado de California §326.5. Estas leyes se actualizan con frecuencia.

Ciertas organizaciones exentas de impuestos tienen autorización por la ley estatal y la ordenanza local para recaudar dinero de bingo, a condición de que: (1) los ingresos se utilicen únicamente para fines benéficos; (2) los juegos se realicen por miembros voluntarios de las organizaciones; (3) no se paguen sueldos con las ganancias del bingo; (4) no se combine el dinero del bingo con otros fondos; y (5) la organización que realiza el bingo tenga una licencia válida emitida por la ciudad o condado en el que se juega bingo.

En enero de 2007, una ley de California (AB 839) fue promulgada permitiendo a las organizaciones sin fines de lucro elegibles tener recaudaciones de fondos de «noche de póker de caridad». Las organizaciones sin fines de lucro y proveedores de equipos y servicios para esos eventos de recaudación de fondos deben presentar un formulario de inscripción anual a la Oficina de Control de Juegos de Azar para su aprobación.

Las organizaciones deben cumplir con todos los requisitos del Procurador General de California; consulte https://oag.ca.gov/gambling/charitable.

El dinero procedente de bingo y de la noche de póker de caridad se consideran parte de los recibos brutos de la unidad.

Las ganancias del bingo se consideran como parte de los ingresos brutos de la unidad de la PTA. (Ingresos brutos). Deben contabilizarse para la auditoría semestral, el presupuesto y todos los informes financieros para la junta ejecutiva y la asociación. Si otra persona, además del tesorero, tiene la responsabilidad de los informes, debe presentarse un informe financiero en cada reunión de la junta ejecutiva y de la asociación. También se deben considerar las ganancias al determinar la necesidad de declarar el Impuesto Federal y el Impuesto al Ingreso por Negocios no Relacionados.

Los formularios y la información sobre cómo realizar una rifa legal se pueden obtener visitando el sitio web del Fiscal General de California. https://oag.ca.gov/charities/raffles

Un formulario de inscripción completado y la cuota de inscripción deben someterse para el 1 de septiembre de cada año (1 de septiembre al 31 de agosto) durante cual una rifa se espera realizar. Un Informe de Rifas no Lucrativas debe ser completado por separado para cada rifa realizada durante el año de la cobertura (1 de septiembre al 31 de agosto). Los informes se deben entregar antes del 1 de septiembre (Sección 320.5 del Código Penal de California).

Las rifas incluyen, pero no se limitan a, 50/50, rifas, donación de dibujos, “ducky derby” y bingo “cow chip”. Las rifas cincuenta-cincuenta (50-50) son ilegales.

(Ver E-scrip)

El vale es un cupón que puede ser canjeado en vez de utilizar efectivo en la tienda donde se emitió. Los vales se compran, usualmente, en tiendas de abarrotes, en grandes cantidades con un descuento sobre el valor nominal. La PTA luego vende los vales a su valor total para recaudar fondos para la unidad. Cuando se adquieren directamente, los vales son canjeables por cualquier persona y, en consecuencia, están sujetos a la pérdida o al hurto como el dinero en efectivo.

Los vales pueden ser adquiridos por la unidad de la PTA, ya sea directamente en la tienda o un mayorista de scrip. El seguro básico de fianza que se provee como parte del programa de seguro de la PTA de California puede no ser suficiente para las PTA que venden grandes cantidades de vales. Para aquellas que lo necesitan, hay límites más altos. Favor de referirse a la Guía de seguros.

Informe a los compradores que los vales no son deducibles de impuestos ya que se recibe el valor total cuando se paga por artículos en la tienda que lo emitió, tal como si fueran pagados en efectivo.

Verifique que el comité de vales aplique los procedimientos financieros correctos.

Trabaje directamente con la(s) tienda(s) y pague los vales con un cheque de la PTA firmado por dos funcionarios autorizados.

Mantenga un registro exacto del inventario de vales y de todas las ventas.

Presente por escrito un informe al tesorero con las boletas de depósito adjuntas, el cual será archivado para la auditoría.

Hagan arreglos para la salvaguarda de scrip entre venta y venta.

No guarde los vales en la residencia particular de un miembro de la comisión ni en la cajuela de un automóvil.

Para grandes cantidades de vales, se recomienda alquilar una caja de seguridad en un banco.

Si los vales no vendidos o el dinero no pueden depositarse inmediatamente en el banco, haga arreglos anticipadamente con el director para usar la caja fuerte de la escuela. Se recomienda que la PTA adquiera una pequeña caja con llave para colocarla dentro de la caja fuerte de la escuela.

Antes de colocar vales no vendidos o dinero en la caja fuerte de la escuela, dos miembros de la PTA, uno de ellos, un directivo de finanzas o jefe de comité, deben contarlo. Documente el monto y haga que los miembros de la junta ejecutiva de la PTA firmen la documentación. El director puede requerir que un representante de la escuela verifique la documentación.

Efectúe las ventas de vales en un lugar seguro y protegido.

Suministre a los clientes interesados el nombre y el número telefónico de la persona a quien puedan contactar para información sobre la venta.

Nunca envíe a niños como mensajeros.

Mantenga el control sobre el programa para asegurar que todas las ventas de vales se informen con exactitud.