Los programas de la PTA que promueven la educación de los padres, la cooperación entre el hogar y la escuela, el bienestar de los niños, el mejoramiento de la comunidad y la financiación de la educación tienen prioridad a los fondos de la PTA. Sin embargo, cuando se solicita a una PTA adquirir o proveer materiales para la escuela local, es necesario seguir ciertas disposiciones para que el obsequio pueda ser aceptado tanto por los afiliados de la PTA como por el distrito escolar.
Al hacer regalos, un acuerdo fiduciario debe ser completado por la PTA y firmado por todos los involucrados, mostrando que todos entienden y aceptan las restricciones de regalo (Capítulo de formularios). Después el Acuerdo Fiduciario debe ser aceptado por la Mesa Directiva escolar y registrado en las actas de la reunión de la Mesa Directiva. Si un Acuerdo Fiduciario no se completa, los regalos a la escuela que son aceptados por el distrito escolar pasan a ser propiedad de ese distrito y pueden ser trasladados o usados en cualquier escuela dentro del distrito escolar.
Algunos obsequios, tales como proveer fondos para excursiones de campo, programas de enriquecimiento, asistentes para los(as) maestros(as), instructores especiales, libros, suministros del aula o compras mayores de equipo, requieren la aprobación previa de los miembros de la PTA, del director de la escuela y del distrito escolar. Muchos distritos escolares tienen normas y regulaciones sobre la aceptación de obsequios. Asegúrese de verificar con el distrito escolar antes de cualquier compra de materiales o regalar fondos a la escuela.
Antes de efectuar una compra, los miembros de la PTA deben aprobar el gasto de todos los fondos, incluyendo la cantidad de dinero que se usará para regalos a la escuela, antes del gasto de esos fondos. La aprobación debe darse en forma de una moción seguida de una votación en la reunión de los miembros, y debe registrarse en las actas de la reunión de la asociación. Como el número de asociados varía cada año, los fondos de un año no se pueden comprometer para el siguiente a menos que los fondos fueran recaudados para un propósito específico y por lo tanto, están restringidos. Un ejemplo podría ser que los fondos recaudados por más de tres años para una compra importante. Si los fondos son destinados para que se usen estrictamente para algún propósito y no se usan para ese propósito dichos fondos deben devolverse a los donantes o los donantes deben acordar un nuevo propósito.
Un obsequio para la escuela debe beneficiar a la mayor cantidad de estudiantes posible. Los obsequios deben hacerse en forma de una donación, presentada y aceptada por la junta escolar en una reunión de la junta escolar y registrada en las actas de la junta escolar. Esto asegura que el distrito escolar asume la responsabilidad civil, el mantenimiento y la conservación del equipo que se adquiera. Consulte al distrito escolar para determinar si es mejor donar dinero para equipo y que el distrito compre los artículos en lugar de que la PTA los compre y los obsequie a la escuela.
En la primera reunión siguiente de la asociación, luego de la aceptación del obsequio por parte de la junta escolar, se debe anotar de nuevo en las actas de la asociación de la PTA la descripción de lo que fue obsequiado al distrito escolar y la fecha en que la junta escolar aceptó el obsequio.
El distrito escolar está sujeto a responsabilidad fiduciaria. Si acepta dinero o equipo que ha sido otorgado sujeto a restricción, debe respetarse la restricción, pues de lo contrario la ley impondrá responsabilidad civil personal a los directivos o fideicomisarios del distrito escolar, en su calidad individual. Es posible que la ley requiriese solamente el reembolso de un obsequio no usado para el propósito restringido. La ley no lo dispone automáticamente, debe haber una queja presentada por el donante ante el distrito escolar.
Si el distrito escolar o cualquier beneficiario no está dispuesto a cumplir con las restricciones de uso que acompaña a una donación de caridad, el beneficiario debe declinar aceptar el obsequio. No hay nada que requiera a cualquier persona incluyendo una PTA a recibir un obsequio caritativo, si dicho obsequio incluye una restricción.
