Es muy importante la conservación de algunos registros. La carta actual de determinación, los estatutos actuales y las reglas permanentes aprobadas por el parlamentario del estado, y los artículos de incorporación (para PTA incorporadas) deberán ser fácilmente accesibles en todo momento.
Aquí hay una lista de documentos que se deben revisar periódicamente y mantenerse en un lugar seguro. Los miembros de la Junta Ejecutiva deben deshacerse correctamente de los registros destruyendo el documento dentro de los 30 días de la expiración.
Para ayudar en este proceso, se recomienda que al archivar los registros, se anote en el exterior de la caja la fecha de «Destruir después de _____».
CONSERVACIÓN PERMANENTE
Informes anuales de auditoría
Escritura de constitución
Cheques pagados de transacciones importantes (por ejemplo, impuestos, contratos). Los cheques deberán archivarse con los documentos pertinentes a cada transacción.
Documentos de exención de la corporación (si está incorporado).
Informes de la corporación presentados al Secretario de Estado.
Correspondencia legal
Registros de seguros:
- Informes de accidente
- Reclamaciones
- Formularios de acuse de recibo de los empleados
- Informes de incidentes de seguro
- Pólizas
Libros mayores (encuadernados)
Actas de la junta ejecutiva y la asociación (encuadernados)
Carta constitutiva de la PTA
Documentos tributarios:
- Categoría de exención
- Exención del grupo
- Cartas que asignan números de identificación federal y estatal (Número de identificación de empleador y Impuestos estatales y formularios gubernamentales)
- Formularios tributarios estatales y federales, ya presentados.
Correspondencia con agencias estatales o federales
Registros de marca comercial
10 AÑOS
Estados financieros (de final de año) y presupuestos
Cartas de acuerdo de otorgamiento de subvenciones
7 AÑOS
Formularios de gastos y de autorización de pago (con los recibos adjuntos) para pagos a proveedores o reembolso a funcionarios
Registros de recepción de efectivo
Cheques (los no señalados para su retención permanente)
Estados de cuenta bancarios en los que aparezcan fotocopias de cheques cancelados
Contratos y alquileres expirados
Lista de miembros de la junta y su información de contacto
Órdenes de compra
Registros de ventas
3 AÑOS
Correspondencia general
Expedientes de los empleados (después de su salida)
Solicitudes de empleo
Listas de afiliación, incluyendo nombres e información de contacto completa
1 AÑO
Conciliaciones bancarias
Certificados de seguro
Correspondencia con clientes o proveedores si no ha sido contestada
Duplicados de las boletas de depósito
Inventarios de los productos y los materiales, actualizados cada año
Sobres de afiliación o formularios para la afiliación actual
NOTA: los funcionarios de Finanzas tienen la responsabilidad fiduciaria de proteger la información confidencial y delicada. Las copias de los cheques depositados deben ser destruidas después de que la auditoría se complete.
