Prácticas Modelo para Distritos, Consejos y Unidades
Es muy importante que ciertos registros sean archivados. La actual carta de determinación, las normas de funcionamiento vigentes y las reglas permanentes aprobadas por el parlamentario estatal y los artículos de incorporación (para PTAs incorporadas) deben estar fácilmente disponibles y en orden en todo momento.
Una política fue adoptada por el Consejo de Administración del Estado y la Mesa Directiva en Noviembre de 2016 y cumple con todos los normas de funcionamiento estatales y federales aplicables en lo que se refiere a la retención de documentos y a organizaciones sin fines de lucro. El propósito de esta política es para que sirva como una guía de prácticas modelo para el distrito local, el consejo y unidad a nivel local.
Los propósitos de la Política incluyen (a) retención y mantenimiento de documentos necesarios para el buen funcionamiento de la PTA local así como para cumplir con los requisitos legales aplicables; b) la destrucción de documentos que ya no son necesarios guardar; y (c) orientación para la Mesa Directiva (la «Mesa»), los funcionarios y otros grupos de interés en lo que respecta a sus responsabilidades con respecto a la retención y destrucción de documentos.
Por favor vea la Carpeta de Recursos en línea en toolkit.capta.org para obtener la política completa recomendada para todos los distritos, consejos y unidades.
PLAN DE RETENCIÓN
GUARDAR PERMANENTEMENTE
Contabilidad y Finanzas
- Estados Financieros Anuales e Informes de Auditoría
- Cheques cancelados – especiales, como el pago de algún préstamo
- Libro de Contabilidad
Contribuciones/Regalos/Subvenciones
- Registros de Contribución
- Documentos con los Términos del Regalo
Administración
- Artículos de Incorporación y Enmiendas
- Normas de Funcionamiento y Enmiendas
- Libros de Actas, incluyendo las Actas de la Asociación, Mesa Directiva y Comité
- Informes Anuales y Declaraciones de Impuestos a Agencias Estatales y Federales
- IRS 990N, 990EZ o 990
- Franchise Tax Board (Franquicia de Impuestos Estatales) 199N o Forma 199
- Procurador General –
- RRF-1
- CT-TR-1 (si aplica)
- Informes de Rifas (si aplica)
- Secretario de Estado SI-100 (si es organización incorporada, se presentan cada dos años)
- Normas del IRS
- Licencias y Permisos
- Identificación de Numero de Designación de Empleador (EIN)
- Cualquier otra correspondencia con Agencias Estatales o Federales
Correo Electrónico (Email)
- Correos electrónicos considerados importantes o de importancia permanente
Registros de Retiro y Pensión
Seguro
- Propiedad, D&O, Compensación al Trabajador y Pólizas de Seguro de Responsabilidad Civil General
- Registros de Reclamos de Seguro
Correspondencia Legal
10 AÑOS ARCHIVADOS EN BODEGA
- Registros de Personal
- Contratos de Empleados
- Arrendamiento de Propiedades
7 AÑOS ARCHIVADOS EN BODEGA
- Cuentas por Pagar
- Cuentas por Cobrar
- Estados de Cuentas Bancarias, Conciliaciones y Depósitos
- Cheques cancelados – de rutina
- Recibos de tarjetas de crédito
- Informes de Gastos de los Empleados/Negocio/Documentos
- Estados Financieros Intermedios
- Registros de Subvención
2 AÑOS ARCHIVADOS EN BODEGA
- Correspondencia impresa y memorandos internos – asuntos de rutina
- Documentos almacenados electrónicamente – asuntos de rutina
12 MESES ARCHIVADOS EN BODEGA
- Correos electrónicos – de rutina
