Programa de conservación de registros y norma de destrucción

Es muy importante la conservación de algunos registros. La carta actual de determinación del Servicio de Recaudación de Impuestos (IRS), los estatutos actuales y las reglas permanentes aprobadas por el parlamentario del estado, y los artículos de incorporación (para PTA incorporadas) deberán ser fácilmente accesibles en todo momento.

Aquí hay una lista de documentos que se deben revisar periódicamente y mantenerse en un lugar seguro. Los miembros de la Junta Ejecutiva deben deshacerse correctamente de los registros destruyendo el documento dentro de los 30 días de la expiración.

Para ayudar en este proceso, se recomienda que al archivar los registros, se anote en el exterior de la caja la fecha de «Destruir después de _____».

CONSERVACIÓN PERMANENTE 

Informes anuales de auditoría

Escritura de constitución

Cheques pagados de transacciones importantes (por ejemplo, impuestos, contratos). Los cheques deberán archivarse con los documentos pertinentes a cada transacción.

Documentos de exención de la corporación (si está incorporado).

Informes de la corporación presentados al Secretario de Estado.

Correspondencia legal

Registros de seguros:

  • Informes de accidente
  • Reclamaciones
  • Formularios de acuse de recibo de los empleados
  • Informes de incidentes de seguro
  • Pólizas

Libros mayores (encuadernados)

Actas de la junta ejecutiva y la asociación (encuadernados)

Carta constitutiva de la PTA

Documentos tributarios:

Correspondencia con agencias estatales o federales

Registros de marca comercial

10 AÑOS

Estados financieros (de final de año) y presupuestos

Cartas de acuerdo de otorgamiento de subvenciones

7 AÑOS

Formularios de gastos y de autorización de pago (con los recibos adjuntos) para pagos a proveedores o reembolso a funcionarios

Registros de recepción de efectivo

Cheques (los no señalados para su retención permanente)

Estados de cuenta bancarios en los que aparezcan fotocopias de cheques cancelados

Contratos y alquileres expirados

Lista de miembros de la junta y su información de contacto

Órdenes de compra

Registros de ventas

3 AÑOS

Correspondencia general

Expedientes de los empleados (después de su salida)

Solicitudes de empleo

Listas de afiliación, incluyendo nombres e información de contacto completa

1 AÑO

Conciliaciones bancarias

Certificados de seguro

Correspondencia con clientes o proveedores si no ha sido contestada

Duplicados de las boletas de depósito

Inventarios de los productos y los materiales, actualizados cada año

Sobres de afiliación o formularios para la afiliación actual

NOTA: los funcionarios de Finanzas tienen la responsabilidad fiduciaria de proteger la información confidencial y delicada. Las copias de los cheques depositados deben ser destruidas después de que la auditoría se complete.

Print Friendly, PDF & Email