(Las PTA que funcionan durante todo el año deben adaptarlo como corresponda)
Al ser electo MARZO/ABRIL
La junta electa desarrollar y aprueba el presupuesto preliminar sobre la base de programas de la PTA propuestos para el año subsiguiente.
El tesorero electo preside el comité de presupuesto.
La junta electa aprueba el presupuesto preliminar.
MAYO/JUNIO
Presentar el presupuesto propuesto para su aprobación a la Junta Directiva actual y a la afiliación en la última reunión de PTA del año.
La asociación aprueba y libera cualesquiera fondos requeridos antes de la siguiente reunión de asociación del otoño. Esto permite a la junta electa cubrir gastos de rutina durante el verano como se indica en los estatutos.
AGOSTO/SEPTIEMBRE
Presentar nuevamente el presupuesto a la asociación para ser aprobado en la primera asamblea. Liberar cualesquiera fondos requeridos antes de la siguiente reunión de asociación.
Presenta la auditoría y el Informe Financiero Anual de fin de año a la asociación. Envíe la auditoría aprobada, el Informe Financiero Anual de fin de año y el presupuesto aprobado del año presente al consejo o distrito según las instrucciones. Suba copias de todos los documentos a MyPTEZ
Enviar, a través de los canales, la primera remisión de cuotas per cápita. Remitir las cuotas según se reciban y al menos mensualmente después. No se hacen remesas por cuotas de membresía electrónica.
a través de los canales: la ruta de las comunicaciones formales a través de la PTA: normalmente, de la unidad al consejo, del consejo al distrito de la PTA, del distrito de la PTA a la PTA de California.
OCTUBRE
Confirmar que los formularios tributarios del año fiscal anterior se han presentado según lo estipulado y enviar al consejo o el distrito copias de los formularios tributarios (Requisitos Tributarios, capítulo de Finanzas) y subirlos a MyPTEZ (Comunicarse con la PTA del distrito para obtener ayuda si es necesaria).
Enviar los cheques para las primas de seguros a través de los canales. Enviar cheques directamente al consejo o, si está fuera de consejo, al distrito, en el plazo adecuado de consejo o distrito. La prima deberá enviarse a través de los canales de PTA para que se reciban en la oficina de la PTA de California no más tarde del 20 de diciembre, o la PTA de California impondrá un cobro por pago retrasado $25.
NOVIEMBRE/DICIEMBRE
Remitir las cuotas a través de los canales según se reciban y al menos mensualmente después. No se hacen remesas por cuotas de membresía electrónica.
Conciliar los totales de afiliación con los reportes de afiliación del consejo y distrito.
Preparar los libros y registros financieros de la auditoría de mitad de año.
ENERO
Presentar los libros y los registros financieros para la auditoría de la mitad de año conforme se especifica en los estatutos.
Presentar reporte de presupuesto frente a la realidad a la junta ejecutiva y a la asociación y revisar el presupuesto si es necesario.
Asegurarse de que se haya remitido el formulario de informe de compensación laboral y la prima adicional a través de canales para la fecha apropiada.
FEBRERO
Enviar al distrito, a través de los canales, las donaciones voluntarias del Día de los Fundadores cuando se recolecten. Este evento podrá llevarse a cabo en cualquier mes, aparte de febrero.
MARZO
Asegurar que todas las cuotas per cápita han sido remitidas a través de los canales. No se hacen remesas por cuotas de membresía electrónica.
Registrarse al congreso.
ABRIL
Entregar a los delegados electos al congreso los cheques para los gastos autorizados, si es necesario.
Empezar la transición con los directivos de finanzas recientemente elegidos.
MAYO/JUNIO
Asistir a los talleres para funcionarios financieros cuando se ofrezcan.
Presentar los libros y los registros financieros para la auditoría de final de período, como se estipula en los estatutos (tras el cierre del año fiscal).
Entregar registros financieros y materiales al oficial nuevo (excepto aquellos que estén bajo auditoría).
Asistir a los oficiales nuevos a cambiar los nombres de personas autorizadas para firmar cheques con el banco según sea necesario. El tesorero electo debe ponerse en contacto con el banco para determinar los requisitos para cambio de firmantes autorizados.
Preparar el informe financiero anual que refleje el año fiscal y el mandato, si es diferente. Preparar y presentar declaraciones de impuestos (final del año fiscal) y subirlos a MyPTEZ. El año fiscal está indicado en las normas de funcionamiento y en las declaraciones de impuestos anteriores. El ejercicio fiscal recomendado es el 1 de julio al 30 de junio.
Asegúrese de que todas las cuotas per cápita se hayan remitido a través de canales para que no haya excepciones de auditoría. No se hacen remesas por cuotas de membresía electrónica.
Se deberán agregar (o ajustar) al calendario otras fechas pertinentes a fin de cumplir con los límites de tiempo para cada PTA y año fiscal.
