Una PTA financieramente sana:
- Asegura que sólo los firmantes de cheques autorizados (como se especifica en los estatutos) se encuentren en la tarjeta de firma bancaria. Quita a los firmantes previamente autorizados de la tarjeta de firma siempre que se produzca una renuncia o comience un nuevo período.
- Prepara y presenta mensualmente informes de Tesorería, reportes de comparación entre el presupuesto y los gastos reales, informes del secretario de Finanzas, informes de comités e informes de auditoría semestral en las reuniones de la junta y la asociación.
- Asegura que el presupuesto sea aprobado por la asociación, que se entreguen los fondos y se autoricen los gastos antes de hacerlos.
- Sólo paga facturas que hayan sido autorizadas por la junta ejecutiva o la asociación.
- Son revisados los estados de cuenta bancarias y las conciliaciones y firmados mensualmente por una persona no autorizada a firmar cheques; puede ser el auditor.
- Realiza al menos dos auditorías anuales, de conformidad con los estatutos. Las auditorías no realizadas por un contador calificado son revisadas por un comité de revisión de auditoría.
- Presenta el Formulario 990 del IRS correspondiente anualmente y todos los formularios estatales requeridos para la fecha de vencimiento.
- Lleva a cabo una campaña de afiliación durante todo el año y remite los fondos no pertenecientes a la asociación mensualmente. No se hacen remesas por membresías recibidas a través del programa de membresía electrónica de la PTA del Estado de California.
- Remite la prima de seguro de la PTA de California de acuerdo con las fechas límites del consejo o el distrito. Las PTA de distrito las deben remitir a la Oficinas de la PTA de California antes del 20 de diciembre. Remite formulario de informe de nómina anual de compensación laboral y cualquier prima adicional a través de canales no más tarde del 31 de enero.
- Asegura que todos los fondos sean contados por dos miembros de PTA, uno de los cuales debe ser un directivo o jefe de comité. Los formularios de Verificación de efectivo son firmados por todos los que cuentan el dinero. Cada persona que participa en contar el dinero en efectivo se queda con una copia firmada del formulario de verificación.
- Emite un recibo por donaciones (ver Suministrar documentos a los donantes y el formulario Recibo de donación).
- Asegura que los cheques, los pagos de facturas/las autorizaciones de transferencia de fondos electrónicamente y las transferencias entre cuentas bancarias estén firmadas por dos personas autorizadas para firmar cheques.
- Asegura que los oficiales reciban capacitación en los talleres del congreso de la PTA, estado, distrito o consejo.
