Signos de buenos procedimientos financieros

Una PTA financieramente sana:

  • Asegura que sólo los firmantes de cheques autorizados (como se especifica en los estatutos) se encuentren en la tarjeta de firma bancaria. Quita a los firmantes previamente autorizados de la tarjeta de firma siempre que se produzca una renuncia o comience un nuevo período.
  • Prepara y presenta mensualmente informes de Tesorería, reportes de comparación entre el presupuesto y los gastos reales, informes del secretario de Finanzas, informes de comités e informes de auditoría semestral en las reuniones de la junta y la asociación.
  • Asegura que el presupuesto sea aprobado por la asociación y los gastos autorizados antes de gastar fondos.
  • Sólo paga facturas que hayan sido autorizadas por la junta ejecutiva o la asociación.
  • Revisa los estados de cuenta bancarios mensualmente por una persona que no sea firmante de cheques; puede ser el auditor.
  • Realiza al menos dos auditorías anuales, de conformidad con los estatutos.
  • Presenta la declaración adecuada al Servicio de Recaudación de Impuestos (IRS) anualmente (Formulario 990) y cualquier formulario requeridos por el estado en la debida fecha
  • Lleva a cabo una campaña de afiliación durante todo el año y remite los fondos no pertenecientes a la asociación mensualmente. No se hacen remesas por membresías recibidas a través del programa de membresía electrónica de la PTA del Estado de California.
  • Remite la prima de seguro de la PTA de California de acuerdo con las fechas límites del consejo o el distrito. Las PTA de distrito las deben remitir a la Oficinas de la PTA de California antes del 20 de diciembre. Remite formulario de informe de nómina anual de compensación laboral y cualquier prima adicional a través de canales no más tarde del 31 de enero.
  • Asegura que todos los fondos sean contados por dos miembros de PTA, uno de los cuales debe ser un directivo o jefe de comité. Los formularios de Verificación de efectivo son firmados por todos los que cuentan el dinero. Se entrega una copia firmada del formulario de verificación a cada persona que participe en el conteo.
  • Emite un recibo por donaciones (ver Suministrar documentos a los donantes y el formulario Recibo de donación).
  • Garantiza que los cheques y transferencias entre cuentas bancarias están firmadas por dos firmantes de cheques autorizados.
  • Asegura que los directivos reciban capacitación en talleres de la convención de la PTA o del estado, el distrito o el consejo.
Print Friendly, PDF & Email