Procedimiento de auditoría y recomendaciones

Se debe usar la Lista de vertificación de la auditoría y cada casilla marcada en negativos debe dar como resultado una recomendación de auditoría. Audite cada cuenta por separado. Maque con tinta roja lo que se va revisando. No corrija los errores. Pida al directivo de finanzas responsable que corrija los errores. Solicite al directivo de finanzas responsable que corrija los errores después de presentar el informe. Una vez que se hayan corregido los errores, y el auditor se asegure de que los registros financieros sean correctos, el auditor debe anotar la fecha final de auditoria. Si hay libro mayor y registro de chequera manuales, trace una línea doble a lo ancho del libro mayor y del registro del talonario de cheques donde finaliza la auditoría. Proceda a firmar e incluir la siguiente frase con tinta roja: “Auditado por (nombre) el (fecha)”. Si se utiliza un programa de contabilidad computarizada, adjunte una copia de la cuenta de Caja y la última página del registro de chequera al informe de auditoría junto con las actas del secretario, firme y feche en tinta roja, “Auditado por (nombre) en (fecha)”.

El auditor se asegura que se han registrado con precisión las transacciones financieras de la asociación:

  • Incluya el nombre del banco, la dirección, el tipo de cuenta y el número de cuenta en cada informe.
  • Inicie la auditoría de los registros ingresados después de la última auditoría. Verifique si la cantidad que aparece en el primer estado de cuenta del banco (ajustados para los cheques y depósitos pendientes de acuerdo a la auditoría anterior) coincide con el saldo inicial que aparece en el registro del talonario de cheques, el libro mayor y el informe del tesorero, y con el saldo final de la última auditoría.
  • Confirma que el estado de cuenta bancario haya sido revisado por otra persona no firmante de cheques si al auditor no se le ha asignado esa tarea.
  • Verifica que no haya habido transacciones de cajero automático.
  • Asegúrese de que cada cheque emitido durante el período de auditoría esté justificado con una autorización de pago, la razón y el renglón de presupuesto para el desembolso, el beneficiario adecuado y un recibo o factura. Cada autorización debe ser firmada por el presidente y el secretario. Si el banco ha pagado el cheque, comprueba que haya dos firmas y que ambas sean de firmantes autorizados de cheques. Comprueba la autorización o ratificación en las actas. Nota: los cheques emitidos por fondos de paso no requieren de autorización previa, pero deben ser ratificados.
  • Verifique que todos los cargos del banco y los intereses acumulados se ingresen al registro del talonario de cheques, el libro mayor y los informes del tesorero.
  • Rastrear cada resguardo de depósito hasta el extractor bancario y los asientos en la chequera. Verificar que los depósitos sean debidamente justificados y que se haya utilizado un formulario de Verificación de efectivo (Formularios, Capítulo 9) o que se haya usado el equivalente para cada depósito. Verificar que al menos uno de los firmantes del formulario fue un directivo o jefe de comité.
  • Asegúrese de que fue depositado el dinero con prontitud.
  • Asegúrese de contar con un proceso de cobranzas para cheques devueltos que incluya reembolsos por cualquier cargo bancario aplicable. Un cheque devuelto se trata como una ganancia inversa y los cargos bancarios reembolsados se tratan como gastos inversos. Verificar que los cheques regresados se hayan reportado adecuadamente.
  • Verificar que los depósitos y cheques se hayan ingresado adecuadamente en los reportes de tesorería.
  • Verificar que los depósitos y cheques se hayan ingresado adecuadamente en el libro mayor y la chequera. Nota: pedir los reportes de computadora que muestren todas las cuentas diversas afectadas por la transacción.
  • Verificar que todos los ingresos y gastos se hayan asignado a las categorías presupuestadas.
  • Asegúrese de que las porciones de las cuotas de afiliación correspondientes al consejo, distrito, PTA de California y PTA Nacional se hayan separado de otros ingresos y que se hayan enviado inmediatamente.
  • Asegúrese de que la cantidad de afiliaciones coincida con el informe del presidente de afiliación, y verifique que el dinero obtenido por el cobro de las cuotas corresponda al dinero enviado en concepto de afiliaciones.
  • Asegure el pago de las primas del seguro.
  • Asegúrese de que el dinero recaudado para un propósito específico (proyectos especiales, Día de los Fundadores, fondos para becas, cuota de consejos, etc.) se haya utilizado para dichos fines.
  • Ver los reportes de eventos para verificar que los recibos y gastos se hayan reflejado adecuadamente en los informes financieros.
  • Si se ha otorgado un adelanto, verificar que los recibos y reembolsos han sido recibidos y anotados apropiadamente. Si se ha regresado dinero, verificar que se ha depositado de nuevo en la cuenta de la PTA.
  • Compare las cifras de los informes mensuales del tesorero y de los informes financieros anuales con el libro mayor.
  • Asegúrese de que los formularios tributarios pertinentes hayan sido presentados a tiempo.
  • Verifique que se hayan presentado los formularios de reporte de Planilla Anual de Compensación al Trabajador a través de los canales de la PTA.
  • Verifique que se hayan presentado los formularios de reporte si la PTA contrata empleados o contratistas independientes.

Para más información sobre los procedimientos de la auditoría de la PTA, ver los Estatutos para unidades locales de la PTA/PTSA, Artículo VI, Sección 8.

El auditor debe sentirse libre de ponerse en contacto con el tesorero, si hay preguntas o problemas que requieren aclaración. Si se encuentra un error en el asiento de una transacción, el auditor debe recomendar que se corrija el asiento. Cualquier corrección hecha como resultado de la auditoría debe incluirse en el siguiente informe del tesorero.

El auditor no debe ser punitivo en el informe y las recomendaciones. Una diferencia de opinión en cuanto al proceso no debe traducirse en una recomendación si los registros del tesorero son correctos.

Algunos ejemplos de las recomendaciones son:

  • Efectivo debe contarse por dos miembros de la PTA y cada uno debe firmar el Formulario de Verificación de efectivo. En las fechas .Xxxx, xxxx, xxxx, y xxxxx hubo sólo una firma.
  • La autorización para gastos debe votarse por la junta ejecutiva o la asociación antes de emitir cheques. Los cheques con números xxx, xxx, xxx fueron emitidos antes de que las autorizaciones fueran aprobadas.
  • Los formularios de autorización deberán ser firmados por el secretario y presidente para los cheques números xxxx y xxx xxxx.
  • Los cheques números xxx, xxx y xxx se emitieron hace más de seis meses. Deben ser anulados, investigados y remitidos si es necesario.

Si necesita ayuda, póngase en contacto con la PTA de distrito o de consejo. En cualquier momento durante el proceso, la PTA de California también pueden ser contactado para obtener información y asistencia.

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