Registros financieros realizados por computadora

Los registros financieros se pueden mantener en una computadora o se pueden llevar en sistemas en línea, como PTAEZ, siempre y cuando se sigan los procedimientos de la PTA y se mantenga un registro impreso mensual en una carpeta permanente. Los documentos justificativos para sistemas de contabilidad basados en computadora son los mismos que para los sistemas manuales; sólo el proceso de registro de transacciones es diferente. Ejemplos de informes financieros aparecen como figuras F-1 a F-10 o pueden encontrarse en el capítulo de Formularios de la Carpeta de recursos. Todos los elementos de los formularios de ejemplo deben reflejarse en cualquier informe generado por el equipo utilizado por la asociación.

Antes de utilizar una computadora, considere lo siguiente:

  • Los registros deben ser tales que el directivo de finanzas siguiente será capaz de continuar con el registro en el mismo equipo, programa un ordenador compatible, o a mano.
  • La PTA debe comprar el programa financiero a utilizar, para que los futuros funcionarios financieros tengan acceso al programa.
  • La asociación debe acordar el programa a utilizar.
  • Todos los registros de contabilidad, registros de chequeras, los desembolsos de efectivo y otros registros anuales deben ser atados juntos para su almacenamiento. Consulte el programa de retención de registros.

En 2010, la PTA de California lanzó PTAEZ, un programa de software de contabilidad en línea desarrollado específicamente para las PTA. Las características y ventajas de este programa incluyen:

  • Aplicación Web: accesible a través de los principales navegadores.
  • Acceso multiusuario: la PTA puede ofrecer acceso para “sólo ver” sus registros, en tanto que el tesorero controla el acceso para anotar en el libro mayor.
  • Resumen del Formulario 990: ejecutar resumen de informes de impuestos que simplifiquen enormemente la preparación de formularios de impuestos requeridos.
  • Informes específicos de PTA: los informes mensuales, información de auditoría e informes de fin de año están predefinidos y adaptados a las necesidades específicas de las PTA de California.
  • Bajo costo: baja tasa de suscripción anual basada en los tipos de informes fiscales requeridos por la PTA.

Vaya a www.PTAEZ.com para ver una demostración y registrarse o llame al (877) 944-7798 para obtener más información.

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