Contenido de los registros de tesorería

El archivo completo del tesorero debe contener lo siguiente:

  • Reportes de los auditores, listas de cotejo y recomendaciones para el año actual y el anterior
  • El presupuesto
  • Los estatutos y las normas permanentes
  • Certificado de seguro
  • Copia de la Guía de seguros y prevención de pérdidas
  • Copia de la carta del Servicio de Recaudación de Impuestos (IRS) de la determinación de exención de impuestos
  • Correspondencia
  • Información específica sobre el distrito
  • Registros de los empleados, actual
  • El Número de Identificación de Empleador (EIN, por sus siglas en inglés) federal
  • Copias de las presentaciones de impuestos
  • Hoja de información con la lista de nombres, direcciones y números de teléfono de todas las instituciones financieras utilizadas, junto con cualquier información relativa a los registros computarizados y contraseñas.
  • Número de empresa, si lo hay, número de identidad de la Junta de Recaudación de Impuestos de California (CSFTB) y el número fiscal de beneficencia del Procurador General.
  • Informes financieros anuales
  • Informes financieros mensuales
  • Formularios para remisión al consejo y al distrito de la PTA
  • Informe de Nómina Anual de Compensación a los Trabajadores
  • Carpeta de recursos de la PTA de California, capítulos de Finanzas, Formularios  y Descripción de funciones.
  • Kit de regreso a la escuela de la PTA Nacional, secciones de Finanzas y Recaudación de fondos
  • Recomendaciones para quien lo suceda en el puesto

Para cada cuenta de banco, registre en un lugar seguro el número de cuenta, lugar de depósito y directivos elegidos autorizados para firmar en la cuenta. Si se utiliza un libro de contabilidad manual, escribir dentro de la portada del libro del tesorero. Mantener la chequera en un lugar seguro. Asegúrese de que el secretario registre los nombres de los funcionarios autorizados para firmar en la cuenta en las actas de la reunión de la asociación donde fueron elegidos, o cada vez que la junta ejecutiva llene un puesto vacante.

Todos los suministros que se indican a continuación son gastos legítimos de la PTA, reembolsables con la aprobación de la junta ejecutiva. Están disponibles en el banco pero se pueden encontrar en otros sitios a costo reducido.

Libreta de depósitos del banco

Boletas de depósito del banco

Cheques: con el nombre legal de la asociación impreso, dirección, dos líneas para las firmas y las leyendas: “Nulo si no se deposita antes de los 90 días” (en inglés, “Void if not cashed within 90 days”) y “Se requieren dos firmas” (en inglés, “Two signatures required”).

Sello de depósito: incluye “Únicamente para depositar”, el nombre de la PTA y el número de cuenta.

Expediente o sobre: para archivar cuentas por pagar y recibos.

Alcancía con llave o caja fuerte: para guardar el efectivo en forma temporal.

Libro de recibos numerados: adquirir en cualquier tienda de suministros de oficina. También puede ser útil un libro de recibos numerados.

Archivo portátil: para mantener los registros actuales del tesorero.

Caja de almacenaje: para mantener los registros del tesorero que no estén en uso.

Libro del tesorero (libro mayor): usado para el historial de todas las transacciones (Muestra de libro mayor).

Formulario de autorización de pago: una solicitud escrita para un gasto o reembolso (Autorización de pago/solicitud de reembolso).

Formularios de Verificación de efectivo: dos miembros de PTA las utilizan cuando cuentan dinero para verificar el efectivo y los cheques recibidos.

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