Disposiciones para el uso de la computadora

Los registros financieros generados por computadora deben guardarse en un dispositivo de almacenamiento externo (por ejemplo, disco compacto (CD), unidad flash o la forma más reciente disponible para guardar  datos) que contenga solo registros financieros de la PTA cuando se actualicen.

Cada informe realizado debe mostrar el título y el período que cubre.

Si se descubre un error antes de presentar un informe, puede ser corregido en ese momento.

Si se descubre un error después de presentar el informe o archivo, debe corregirse con una entrada, utilizando la fecha actual, agregando una explicación. (Si se han distribuido copias impresas, deben distribuirse copias corregidas con una explicación.)

Una copia del registro de la computadora debe imprimirse cada mes y mantenerse en un libro encuadernado.

Mantenga en todo momento un talonario de cheques con el saldo actual. Puede ser manual o computarizado.

Al preparar los registros financieros para la auditoría, se siguen los mismos procedimientos que se usan para los registros llevados a mano. Diarios impresos, informes, boletas de depósito, cuentas por pagar, actas y otros registros se entregan al auditor para establecer un “historial para auditoría” de todas las transacciones financieras de la organización.

Cuando se mantienen registros financieros en una computadora, deben agregarse los siguientes a los registros permanentes de la PTA:

  • Una hoja informativa con la lista de los nombres y números de todas las cuentas con instituciones financieras o bancos;
  • Una hoja informativa que consigne el nombre y la versión del programa y el tipo y versión de sistema operativo (Windows o Macintosh); y
  • Disco(s), flash drive(s) (o la forma más actual de almacenamiento de datos disponible) de respaldo de los archivos financieros.
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