Descargar para imprimir la descripción de funciones para el auditor
Función principal – Auditor
- Preside un comité para auditar los libros y registros financieros de una PTA semestralmente para determinar su exactitud
- Presenta informes escritos sobre auditorías a la mesa directiva para los revisen y a la asociación para aprobación
- Envía copias de las auditorías adoptadas a la PTA del consejo/distrito como se indica en los estatutos de la unidad
Como empezar
Preparación – Para saber más sobre su nuevo cargo, revise los archivos y materiales del auditor del término previos. También vale la pena hablar con el auditor que se va para obtener consejos y sugerencias sobre su nuevo rol.
Poco después de la elección, reúnase con el tesorero nuevo y el secretario de finanzas para analizar cómo pueden trabajar juntos de manera eficaz.
Hable sobre las formas de organizar los registros y documentos financieros de la unidad para que puedan ser auditados fácilmente. .
Tómese el tiempo para aprender más sobre las políticas, procedimientos y recursos de la PTA para administrar las finanzas y realizar una auditoría como se describe en la Carpeta de Herramientas de la PTA del Estado California.
Lo que debe hacer
El propósito de una auditoría es verificar que los fondos de la PTA se colecten y se gasten según lo aprobado por los miembros. Por eso, al hacer una auditoría, su principal deber es:
- Determinar la exactitud de los registros financieros de una unidad
- Verificar que los fondos se manejen de una manera comercial en línea con las políticas y procedimientos de la PTA
- Hacer recomendaciones sobre las mejores prácticas, anotar inconsistencias o errores
Esto ayudará a asegurar a los miembros que los recursos y fondos de su PTA se administran de manera responsable.
Una auditoría es realizada por un comité, presidido por el auditor, o puede ser realizado por un contador calificado. Los miembros del comité de auditoría son nombrados por la mesa directiva ejecutiva y ratificada por la asociación. Tenga en cuenta que un miembro de la PTA que sea un contador / contador calificado puede realizar una auditoría.
Las auditorías de la PTA se realizan dos veces al año, y una a medio plazo y otra de fin de año. También se realizan cuando se reemplaza a un oficial financiero o persona autorizada de firmar cheques, se cierra una cuenta bancaria y cada vez que se considera necesario hacer una auditoría.
Para un informe de auditoría – hay dos formularios de la PTA del Estado de California, Informe de Auditoría y Lista de Verificación de Auditoría, que se deben completar. Ambos formularios están disponibles en línea en www.capta.org
Preparación para las Auditorías – Prepararse para una auditoría es un esfuerzo cooperativo entre los miembros de la mesa directiva de la PTA. Para hacer que el proceso sea más sencillo, el auditor toma la iniciativa para alentar a todos a poner en orden los registros de la unidad.
Todos los documentos utilizados para realizar una auditoría de la PTA se enumeran en la Lista de Verificación de Auditoría e incluyen:
- Registros financieros, libros e informes.
- Actas de la reunión.
- Los Estatutos y la Reglas Vigentes
- Declaraciones de impuestos del gobierno estatal y federal y formularios del informe
Para una próxima auditoría, trabaje estrechamente con la mesa directiva para identificar una fecha para reunir los registros requeridos. Y, reserve tiempo suficiente para terminar la auditoría dentro de dos semanas. Esto ayuda a garantizar que una auditoría se realice de manera rápida y puntual.
Ejecución de Auditorías – La auditoría es más que verificar la suma y la resta. Implica el seguimiento de todas las transacciones financieras a través de los registros.
Cuando trabaje en una auditoría, use la Lista de Verificación de Auditoría para confirmar que:
- Los recibos son debidamente contabilizados
- Los gastos se realizan según lo autorizado las actas y dentro de las limitaciones del presupuesto
- Las transacciones financieras se hicieron según lo descrito en los Estatutos, políticas y procedimientos de la PTA.
Al completar este formulario, marque lo que va revisando en los registros. Mantenga una lista de las inconsistencias o errores en los registros, así como cualquier documento que no se proporcionó. De esa manera, estas cosas se pueden incluir como recomendaciones de auditoría en su informe final.
En el Informe de auditoría, también verificará que todos los necesarios formularios del informe requeridos por la PTA de California para los seguros, las declaraciones de impuestos y otras declaraciones del gobierno se completaron y archivaron en la fecha de vencimiento.
Además, al realizar una auditoría, tenga en cuenta que se tiene que hacer auditorías separadas para cada cuenta bancaria de la PTA.
Informe de Auditorías – Después de realizar una auditoría, usted preparará un informe escrito para que la mesa directiva lo revise y adopte. Este informe incluye los dos formularios, Informe de Auditoría y Lista de Verificación de Auditoría, más cualquier recomendación de auditoría para cambiar los procedimientos financieros.
Como siguiente paso, presente el informe en una reunión de la asociación para su adopción. Al presentar su informe oral, simplemente lea la declaración en el formulario del Informe de Auditoría sobre lo que reviso e indique que se adjuntan las recomendaciones de la auditoría.
También es importante recordar que si un informe de auditoría tiene recomendaciones o plantea preguntas, el presidente debe designar un comité para analizar los problemas e informar a la asociación.
¿Sabía Usted? … Miembros de la Mesa Directiva de PTA:
- Acatan con los procedimientos financieros de la PTA como se describe en los Estatutos y en las pautas estatales y nacionales de la PTA
- Proteger la privacidad de los miembros utilizando la información de los miembros para el trabajo de PTA solamente
- Asisten a talleres o entrenamientos patrocinados por la PTA
- Mantienen un libro de procedimientos actual para dar a un sucesor, una copia impresa o en formato electrónico.
- Trabaja en equipo para mejorar las vidas de todos los niños y sus familias
Otra información útil
Recursos:
PTA del Estado de California – www.capta.org
- Sección Líderes de la PTA y mas
- Carpeta de Recursos de la PTA del Estado de California
- Dirigir su PTA Es Fácil
- Guía de Seguros – También se envía anualmente a los presidentes de la PTA
Servicios en Línea:
- Sistema de Información de los Oficiales –Para ingresar la información de los miembros de la directiva y del consejo y generar informes útiles
- Normas de Funcionamiento Electrónicas (e-Bylaws) – Para revisar y actualizar las normas de funcionamiento de la PTA
- Centro de Apoyo para la Declaración de Impuestos – Para ayudar a las unidades a cumplir con los requisitos de informes federales y estatales
- MyPTEZ – Para manejar las necesidades de contabilidad de la PTA y generar informes financieros
- TOTEM – SISTEMA DE MEMBRESÍA ELECTRÓNICA – Para unirse y renovar la membresía y para que las PTAS administren la membresía
PTA Nacional – www.pta.org
- Ejecute la pestaña de su PTA y más
- Talleres de Aprendizaje en Línea (E-Learning)
- Blog de una voz
