Descripción de funciónes para el Auditor

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Función principal – Auditor

  • Revisa los libros y registros financieros de una PTA para determinar la exactitud de las cuentas
  • Presenta informes escritos sobre auditorías a la mesa directiva y la asociación para que sean aprobadas
  • Remite copias de las auditorías aprobadas a la PTA del concejo/distrito según lo indicado en las normas de funcionamiento de la unidad

Para empezar

Preparación – Para saber más sobre su nueva posición, revise los archivos y materiales del auditor del término previos. También vale la pena platicar con el auditor que va a salir para obtener consejos y consejos sobre su nuevo papel.

Poco después de la elección, reúnase con el nuevo tesorero y el secretario financiero para discutir cómo puede trabajar eficazmente juntos.

Discuta maneras sobre de cómo organizar los registros y documentos financieros de la unidad para que puedan ser fácilmente auditados. Revise sus normas de funcionamiento para ver en qué meses se hacen las auditorías de fin de año que son requeridas para medianos de año y el año fiscal.

Tómese el tiempo para aprender más acerca de las políticas, procedimientos y recursos de la PTA para administrar las finanzas y como hacer una auditoría tal y como lo detalla la Carpeta de Recursos de la PTA del Estado de California.

Lo que debe hacer

El propósito de una auditoría es verificar que los fondos de la PTA que se reciban y gasten de acuerdo como fueron aprobados por la membresía. Por eso, al realizar una auditoría, su deber principal es:

  • Determinar la exactitud de los registros financieros de una unidad
  • Verificar de que los fondos se manejen de una manera similar a la de las empresas de acuerdo con las políticas y procedimientos de la PTA
  • Hacer recomendaciones sobre las mejores prácticas, anotar inconsistencias o errores

Esto ayudará a asegurar a los miembros que sus recursos y fondos de la PTA se administran responsablemente.

Tal y como dictan sus normas de funcionamiento, una auditoría debe hacerse por el auditor, el comité de auditoría nombrado o un profesional pagado contratado por una unidad.

Las auditorías de la PTA se realizan dos veces al año, una a mitad del período y la otra a fin de año. También se llevan a cabo cuando se sustituye a un oficial financiero o uno autorizado de firmar cheques, se cierra una cuenta bancaria y cuando se considere necesaria una auditoría.

Para hacer informe de auditoría, hay dos formularios de la PTA del Estado de California – Informe de Auditoría y Lista de Verificación de Auditoría – que se tienen que completar. Ambos formularios están disponibles en línea en: www.capta.org.

Preparación de Auditorías – Prepararse para una auditoría es un esfuerzo cooperativo en conjunto de los miembros de la mesa directiva de la PTA. Para hacer el proceso más fácil, el auditor es el encargado de pedirle a todos a poner los registros de la unidad en orden.

Todos los materiales necesarios para realizar una auditoría de la PTA se enumeran en la Lista de Verificación de Auditoría e incluyen:

  • Registros financieros, libros e informes
  • Actas de la reunión
  • Normas de funcionamiento y reglas permanentes
  • Declaraciones de impuestos estatales y federales y formularios de informe

Para la próxima auditoría, trabaje estrechamente con la mesa directiva para identificar la fecha para cuando reunir los registros requeridos. Y, de suficiente tiempo para terminar la auditoría dentro de dos semanas. Esto ayuda a asegurar que se realice una auditoría rápida y puntualmente.

Realización de Auditorías – Una auditoría es más que verificar, sumar y restar. Implica revisar todas las transacciones financieras de los registros.

Al trabajar en una auditoría, utilice el Informe de Auditoría y Lista de Verificación de Auditoría para confirmar que:

  • Se registran los recibos correctamente
  • Los gastos se hacen de acuerdo como fueron autorizados en las actas y dentro de las limitaciones presupuestarias
  • Las transacciones financieras se hacen conforme a los reglamentos, políticas y procedimientos de la PTA

Al completar este formulario, marque lo que se revisó en los registros. Mantenga una lista de las inconsistencias o errores en los registros, así como cualquier documento que falte. De esta forma, estas cosas se pueden incluir como recomendaciones de auditoría en su informe final.

Además, al realizar una auditoría, tenga en cuenta que se deben hacer auditorías separadas para cada cuenta bancaria de la PTA.

Presentación de Informes de Auditorias – Después de realizar una auditoría, preparare un informe escrito para que lo revise la mesa directiva y lo apruebe. Este informe incluye dos documentos, el Informe de Auditoría y la Lista de Verificación de Auditoría, más cualquier recomendación de auditoría que se haga para hacer cambios los procedimientos financieros.

Como paso siguiente, presentar el informe en una reunión de la asociación para sea aprobado. Cuando dé su informe verbal, simplemente lea la declaración en el formulario del Informe de Auditoría sobre lo que reviso e indique que las recomendaciones de la auditoría están incluidas.

También es importante recordar que si un informe de auditoría tiene recomendaciones o plantea preguntas, el presidente debe nombrar un comité para que este examine los asuntos que se plantearon y para dar respuestas a lo que surgió e informar a la asociación.

¿Sabía usted que? … Los miembros de la mesa directiva:

  • Acatan los procedimientos financieros de la PTA tal y como se describe en los normas de funcionamiento y las directrices estatales y nacionales de la PTA
  • Protegen la privacidad de los miembros utilizando la información de los miembros únicamente para el trabajo de la PTA
  • Asisten a talleres o capacitaciones patrocinados por la PTA
  • Mantienen el libro de procedimientos actual para pasárselo a un sucesor
  • Trabajan juntos como equipo para mejorar la vida de todos los niños y sus familias

Otra información útil

Recursos:

  • Sección Líderes de la PTA y más
  • Carpeta de Recursos de la PTA del Estado de California
  • Dirigir su PTA Es Fácil
  • Guía de Seguros y Prevención de Pérdidas – enviada anualmente a los presidentes de la PTA

Servicios en Línea:

  • Centro de Apoyo para la Presentación de Impuestos – Para ayudar a las unidades a cumplir con los requisitos federales y estatales de declaración de impuestos
  • PTAEZ – Para manejar las necesidades de contabilidad de la PTA y generar reportes financieros

PTA Nacional – www.pta.org

  • Sección Líderes de la PTA y más
  • Talleres en Línea (E-Learning)
  • Kit de Regreso a la Escuela

 

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