Descripción de funciones para el secretario financiero

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Función principal – Secretario Financiero

  • Trabajar muy de cerca con el tesorero y otros oficiales financieros para manejar los fondos de la PTA
  • Mantener un registro de todos los fondos recibidos, depositados y pagados de la PTA
  • Preparar informes financieros mensuales y anuales

Para empezar

Preparación – Para saber más sobre su nueva posición, revise los archivos y materiales del término pasado que deben incluir:

  • Libro de contabilidad
  • Libro de recibos
  • Formas de remesas para transferir dinero a los tesoreros del concejo y del distrito
  • Sello de endorso de cheques, si hay uno disponible
  • Informes Financieros Mensuales y Anuales

También vale la pena hablar con su predecesor para obtener consejos y sugerencias sobre su nuevo papel.

Programar una Reunión – Reúnase con el tesorero y el auditor para discutir cómo ustedes pueden trabajar eficazmente juntos. Revise las normas de funcionamiento de su unidad para ver quién hace qué en el manejo los fondos de la PTA.

Lo que debe hacer

Como oficial electo, sus principales deberes son recibir, registrar, depositar y reportar los fondos recolectados por su unidad. Éstos son algunos consejos rápidos para empezar:

Recibir fondos:

  • Seguir los procedimientos financieros de la PTA para manejar los fondos
  • Usar el Formulario de Verificación de Dinero en Efectivo, en la Carpeta de Recursos de la PTA del Estado de California, al contar el dinero
  • Confirmar el total de las cantidades de dinero y emitir un recibo numerado de cada transacción financiera

Registrar fondos:

  • Registrar los recibos en el libro de contabilidad con la fecha cuando se recibieron, el número de recibo emitido, la cantidad, el nombre de quién se recibió y para cual cuenta (por ejemplo, membresía, recaudación de fondos).
  • Anotar cualquier reembolso o desembolso y prepare las autorizaciones de pago. O, si este es el trabajo de la secretaria, proporciónele a él o ella la información necesaria para que los prepare.
  • Entregar al tesorero las facturas detalladas, boletas de ventas y facturas para las cuales se van escribir un cheque

Depositar fondos:

  • Asegurar de que el dinero y los cheques se depositen inmediatamente en una cuenta de la PTA
  • Entregar un duplicado de la hoja de depósito y de remesas que detalla todo el dinero recibido al tesorero. O, si el tesorero es el encargado de depositar el dinero recibido a él o ella lo deposite y reciba un recibo numerado, y fecha para sus expedientes.

Reportar fondos:

  • Preparar informes financieros mensuales y anuales del dinero recibido, los depósitos realizados y las autorizaciones de pago emitidas para que se los entregue al presidente, secretario y otros funcionarios financieros
  • Presentar todos los registros para la auditoría semestral, cuando se sustituya a un oficial financiero y cuando se considere necesaria una auditoría

¿Sabía usted que? … Los miembros de la mesa directiva:

  • Acatan los procedimientos financieros de la PTA tal y como se describe en los normas de funcionamiento y las directrices estatales y nacionales de la PTA
  • Protegen la privacidad de los miembros utilizando la información de los miembros únicamente para el trabajo de la PTA
  • Asisten a talleres o capacitaciones patrocinados por la PTA
  • Mantienen el libro de procedimientos actual para pasárselo a un sucesor
  • Trabajan juntos como equipo para mejorar la vida de todos los niños y sus familias

Otra información útil

Recursos:

PTA de California – www.capta.org

  • Sección Líderes de la PTA y más
  • Carpeta de Recursos de la PTA del Estado de California
  • Dirigir su PTA Es Fácil
  • Guía de Seguros y Prevención de Pérdidas – enviada anualmente a los presidentes de la PTA

Servicios en Línea:

  • Centro de Apoyo para la Presentación de Impuestos – Para ayudar a las unidades a cumplir con los requisitos federales y estatales de declaración de impuestos
  • PTAEZ – Para manejar las necesidades de contabilidad de la PTA y generar reportes financieros

PTA Nacional – www.pta.org

  • Sección Líderes de la PTA y más
  • Talleres en Línea (E-Learning)
  • Kit de Regreso a la Escuela

 

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