Descripción de funciones para graduación y baile de gala

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La graduación y el baile de gala de la PTA o PTSA son coordinados por un comité cuyo presidente es un miembro designado o electo por la junta ejecutiva. El comité puede estar conformado por otros miembros de la junta, el director de la escuela, un miembro del cuerpo docente, el presidente (de oficio) y otros miembros de la PTA designados por el presidente. La mayor responsabilidad de este comité es garantizar una actividad recreativa para los estudiantes que sea segura, saludable, legal y supervisada, en cooperación con la comunidad; una responsabilidad secundaria podría ser la recaudación de los fondos necesarios para su realización.

Aspectos que se deben considerar

A continuación se mencionan algunos aspectos que debe considerar el comité cuando planee cualquier actividad de graduación o baile de gala.

Actividades

  • Ser económicas, contar con la participación de varios miembros y estudiantes y ser entretenidas.
  • No adquirir compromisos comerciales ni de publicidad.
  • No interferir con otras actividades de la PTA, de la escuela o de la comunidad.
  • Crear dentro de la comunidad un ambiente de buena voluntad hacia la PTA.

Seguridad

  • La PTA debe asegurar que los jóvenes tendrán la adecuada supervisión por parte de los adultos, mientras participan en las actividades de la PTA y que en todo momento se seguirán los procedimientos de protección y seguridad. (Para más información, ver el apartado de Referencias, al final de esta hoja de trabajo.)
  • Los padres y los estudiantes deberán ser conscientes de los riesgos que involucra el alquiler de servicios de limosina, autobús o camioneta, ya que podría ser que el conductor no tenga licencia para conducir, que se encuentre ebrio y/o que ofrezca bebidas alcohólicas a los estudiantes o que los servicios no cuenten con un seguro que los cubra. Comuníquese con la oficina local del comité de servicios públicos para verificar las licencias.
  • Cuando se utilicen los autobuses del distrito escolar para las actividades, se deberán seguir sus procedimientos de seguridad.

Servicios de salud

  • Los asuntos de salud por considerar pueden variar de acuerdo con la ubicación y la organización de las actividades. Cuando estas se organizan en un parque de atracciones o en áreas recreativas (donde se ofrece supervisión adicional y son expertos los que proveen la alimentación) ocurren menos problemas que cuando patrocinadores locales ofrecen estos servicios.
  • Toda actividad deberá estar exenta de drogas, alcohol y cigarrillos. Se deberá prestar mucha atención a la manipulación de alimentos y al manejo de los servicios sanitarios, así como a la disponibilidad de personal certificado en primeros auxilios y en reanimación cardiopulmonar (CPR).

Aspectos legales

  • Cuando se asumen las responsabilidades de una actividad, se deben cumplir las reglas en cuanto a asambleas numerosas, protección contra incendios y normas de salud. Se debe consultar en el distrito escolar, en el distrito de la PTA, en la ciudad y en los organismos del condado sobre directrices específicas.
  • Se deberán llenar los formularios de “Autorización de los padres de familia y renuncia de derechos de los estudiantes” de cada estudiante que participe. (Véase Guía de seguros y prevención de pérdidas.)
  • Para los menores de 18 años, es ilegal participar en cualquier tipo de apuesta (incluso en actividades de casino).

Los puntos del Código Penal del Estado de California referentes a apuestas y loterías son los siguientes:

§ 319    Definición de lotería
§ 320    Castigo por organizar o llevar a cabo una lotería
§ 320.5  Apuestas: rifas con fines benéficos (efectivo 1 de julio de 2001; SB649 McPherson, Capítulo 778)
§ 321    Castigo por ventas y/o disposición de billetes de lotería
§ 322    Colaboración en loterías
§ 326.5  Ley sobre bingos. Cualquier PTA que considere la posibilidad de realizar un bingo debe examinar, junto con las autoridades locales, incluido el consejo del condado y/o procurador de la ciudad, las normas locales correspondientes. Consulte en el consejo y/o en el distrito de la PTA sobre directrices específicas para el bingo.
§ 330    Juegos

  • La Guía del procurador general de California sobre obras benéficas, Departamento de Justicia de California señala: “En California se considera un crimen realizar una rifa ilegal”. (“Guía del procurador general de California para obras benéficas” y §320.5 Apuesta: Obras Benéficas, 1 de julio de 2001.)
  • En la página Web del Procurador General de California se puede obtener información sobre cómo llevar a cabo rifas legales. Algunos tipos de rifa que se pueden realizar son: las rifas 50/50, no limitados a sorteos de donación, carreras de patos y el bingo cow chip (Rifas legales para las PTA).
  • Es ilegal, para cualquier persona, la posesión de sustancias controladas si no se cuenta con una prescripción médica válida. Otras leyes de California relacionadas:
    • Código de Educación de California, Sección 48900. Es ilícito que los estudiantes posean, ofrezcan o vendan cualquier sustancia controlada, bebida alcohólica o intoxicante, en las instalaciones de la escuela o en cualquier actividad escolar.
    • Ley de control de bebidas alcohólicas, Sección 25658. Ninguna persona podrá vender, suministrar o proporcionar bebidas alcohólicas (incluso cerveza) a individuos menores de 21 años.
    • Ley de control de bebidas alcohólicas, Sección 25658 y 25662. Es ilegal que cualquier persona menor de 21 años posea, obtenga o consuma cerveza o alcohol.

Transporte

En situaciones en que la PTA patrocina actividades y obtenga transporte, como “Noche de Graduados” (en lo sucesivo llamados “eventos”), la PTA debe proporcionar transporte accesible sin costo adicional para los estudiantes con discapacidades de movilidad en cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley para americanos con discapacidades (ADA). Las unidades de PTA locales coordinarán con su escuela local o distrito escolar para obtener una lista actualizada de los proveedores de transporte accesible, si existen tales listas. Las preguntas de unidades, distritos o consejos de PTA sobre una solicitud de transporte accesible deben dirigirse primero al distrito escolar. Las preguntas adicionales pueden dirigirse al vicepresidente de Servicios de Liderazgo de la PTA de California.

Cuando las unidades locales de PTA obtengan transporte para los alumnos participantes para eventos, las unidades de PTA locales deben cumplir con la ADA que no permiten servicios diferentes o aparte de para las otras personas sin discapacidades, a menos que tal acción sea necesaria para proporcionar a una persona con una discapacidad o clase de tales personas con un buen, servicio, instalación, privilegio, ventaja, o alojamiento u otra oportunidad tan efectiva como la que proporciona a los demás.

Si la unidad local de PTA asegura transporte accesible para eventos, como se describió anteriormente y éste no llega, la PTA hará todos los esfuerzos razonables para asegurar transporte alternativo accesible para permitir a los estudiantes con discapacidades de movilidad aún asistir. En ningún caso una unidad local de PTA informará a los estudiantes con discapacidades de movilidad que debe obtener su propio transporte.

Un estudiante con una discapacidad que requiera de ayuda de uno a uno como parte de su Programa Educativo Individualizado (“IEP”)  estará autorizado a asistir a cualquier evento de PTA con su ayudante, según considere necesario la familia del estudiante. Además, no se percibirá ninguna cuota por ninguna entrada al evento de PTA del ayudante del estudiante. Para cualquier evento en que un estudiante requiera de un ayudante, el costo del transporte del ayudante será sufragado por la PTA. La PTA podrá solicitar rembolso al lugar del evento, la escuela afiliada o el distrito escolar.

Seguro de la PTA

Al planificar eventos y actividades de la PTA siempre debe consultar la Guía de seguros y prevención de pérdidas que se actualiza y envía por correo cada año a los presidentes de unidad. Si tiene cualquier pregunta o inquietudes acerca del evento, póngase en contacto con el corredor de seguros de la PTA de California. Nunca firme una Cláusula de exención de responsabilidad en nombre de la PTA (Uso de las instalaciones escolares, Recaudación de fondos). Si se pide a la PTA que firme una Cláusula de exención de responsabilidad por cualquier razón, la PTA deberá ponerse en contacto con el corredor de seguros de la PTA de California. Cuando el corredor instruya firmar el Agregado para uso de las instalaciones para los eventos que se realicen en los campus de escuelas públicas, encuentre el formulario en la Carpeta de recursos, sección de formularios. Puede obtenerse la información de contacto del corredor de seguros de la PTA de California en la oficina de la PTA de California.

  • Los miembros de la asociación PTA o PTSA deberán votar la realización del programa cada año. Los resultados de dicha votación se deberán registrar en las actas de la asociación.
  • Asegúrese de la cobertura de seguros cuando se planee la actividad de graduación o el baile de gala, comunicándose con el agente de seguros de la PTA de California. En la Guía de seguros y prevención de pérdidas de la PTA de California se incluye una lista de las actividades cubiertas y los requisitos. No se permiten las actividades que no hayan sido incluidas por la compañía aseguradora.
    • No se permite la realización de actividades que hayan sido prohibidas por la PTA de California. Dichas actividades pueden atentar contra la seguridad, la salud y el bienestar de nuestros niños (Consulte la Guía de seguros y prevención de pérdidas).
    • Las unidades deberán extender la cobertura del seguro de responsabilidad civil de la PTA mediante una Cláusula de exención de la responsabilidad (Uso de las instalaciones escolares, Recaudación de fondos o la Guía de seguros y prevención de pérdidas), la cual deberán firmar cada uno de los concesionarios y contratistas independientes que se hayan comprometido a proveer servicios para las actividades de la PTA. Póngase en contacto con el corredor de seguros de la PTA de California.
  • Requerimientos para las actividades patrocinadas por la PTA dentro del perímetro escolar (Uso de las instalaciones escolares):
    • La PTA deberá proporcionar un “Certificado de seguro” si el distrito escolar así lo solicita. (Comunicarse con el agente de seguros de la PTA.)
    • Se podría requerir de una cobertura adicional de seguros; consultar en la Guía de seguros y prevención de pérdidas.
    • Ver las Normas de la PTA, Uso de las instalaciones escolares.
  • Requerimientos para las actividades patrocinadas por la PTA fuera del perímetro escolar (Recaudación de fondos):
    • Obtener un “Certificado de seguro” del encargado de las instalaciones en donde aparezca su PTA o PTSA y la PTA de California, sus unidades, consejos y distritos de la PTA como asegurados adicionales.
    • Se podría requerir de una cobertura adicional de seguros; consulte la Guía de seguros y prevención de pérdidas.
  • La PTA no podrá asociarse con otra organización o grupo que no sea de la PTA, para llevar a cabo una actividad de graduación o un baile de gala. La cobertura de seguros de la PTA no debe autorizarse o usarse para ninguna actividad que no sea patrocinada por esta asociación. Antes de copatrocinar una actividad, se deberán consultar las normas de la PTA en cuanto a La cooperación y el copatrocinio con otras organizaciones.

Procedimientos de la unidad de la PTA

  • La actividad y todo el trabajo relacionado con ella y/o con la recaudación de fondos deberá contar con la aprobación de la junta ejecutiva y de la asociación, lo cual deberá quedar registrado formalmente en las actas de la asociación. Todo dinero recaudado, derivado o asociado con la actividad, deberá depositarse en la tesorería de la unidad. Ni el presidente, ni el presidente del subcomité, ni el comité podrán gastar los fondos sin la autorización de la junta ejecutiva o de la asociación. Todos los contratos deberán ser firmados, después de la aprobación de la junta ejecutiva y de la asociación, por los directores electos, uno de los cuales deberá ser el presidente.
  • El presidente designa un comité que queda sujeto a ratificación de la junta ejecutiva (ver Artículo IX, Sección 2, Estatutos para unidades locales PTA/PTSA).
  • El comité para la graduación o el baile de gala deberá seguir las “Disposiciones sobre el uso de las comisiones”, Sección de Administración de la PTA.
  • Los procedimientos para el comité deberán establecerse antes de iniciar el proyecto, algunos de estos son:
    • Responsabilidades del presidente.
    • Responsabilidades de los miembros del comité.
    • Clarificación de todas las transacciones financieras, de acuerdo con los estatutos y los procedimientos financieros de las PTA o PTSA. (Ver Sección de Finanzas)
    • Presentación a la junta ejecutiva en cada reunión mensual del informe escrito, elaborado generalmente por el presidente, en el cual se incluye un estado de cuenta de todo el dinero y donaciones recibidas, así como los fondos desembolsados y las actividades planeadas.
    • Estricto cumplimiento de los estatutos, las políticas y los procedimientos de la PTA.
    • Responsabilidad de guardar los suministros y equipos relacionados con la actividad, además de archivar la cobertura de seguros para estos.
  • Anticipe y resuelva estas necesidades y cualquier situación inusual, tan pronto como sea posible, con el fin de asegurar el éxito de la actividad.

Finanzas de la PTA

La PTA que patrocine o copatrocine una graduación o un baile de gala deberá seguir estos procedimientos en todas las transacciones financieras:

  • Ninguna PTA puede recaudar fondos para otra organización, ni permitir que otro organismo utilice su número de identificación de empleador (EIN, por sus siglas en inglés). Es muy importante recordar que la condición de organización sin fines de lucro que tiene la PTA se determina por su forma de obtener e invertir los recursos económicos. Las unidades de la PTA que participen en grandes actividades de recaudación de fondos, las cuales no estén asociadas con sus propósitos principales, probablemente tengan que archivar el Formulario del Servicio de Impuestos Internos 990T y pagar un impuesto sobre cualquier ingreso no relacionado con el objetivo de la asociación.
  • Para mayor información, consultar la sección de Finanzas, en los apartados sobre:

– Cooperación adecuada con                                 – Seguros
los negocios                                                          – Consideraciones legales
– Autorización de los miembros                           – Política no comercial
– Presupuesto                                                           – Consideraciones de seguridad
– Mezcla de Fondos                                                 – Estándares para la recaudación
– Contratos                                                                     de fondos de la PTA
– Financiamiento de actividades de la PTA        – Ingresos por negocios no relacionados

Responsabilidades

  • Proteja los materiales del estado de California que se mencionan bajo el título “Recursos y Referencias”, mediante el presidente de la unidad PTA o PTSA.
  • Estudie y familiarícese con la política no comercial de la PTA, el programa de seguros, los procedimientos financieros y los procedimientos de la unidad.
  • Familiarícese con los requerimientos locales y del estado en cuanto a asambleas numerosas, solicitudes de beneficencia o ventas. Familiarícese también con la norma del distrito escolar sobre el uso de instalaciones y equipo, así como los requisitos que tengan que ver con servicios de alimentación, si la actividad se realiza en el edificio de la escuela.
  • Realice reuniones de comité, con suficiente anticipación en el año, para un plan previo y una formulación de las ideas antes de presentar las recomendaciones a la junta ejecutiva y a la asociación. Evalúe todas las actividades propuestas para asegurarse de que:
    • Se cumpla con todas las leyes, regulaciones escolares, requisitos de salud, protección y seguridad.
    • Sean económicas, entretenidas y cuenten con la participación de muchos miembros y estudiantes.
    • No se adquieran obligaciones comerciales o de publicidad.
    • No se interfiera con otras actividades de la PTA, de la escuela o de la comunidad.
    • Se cree un ambiente de buena voluntad dentro de la comunidad hacia la PTA.
  • Un presupuesto en el que se incluyan todas las actividades de las subcomisiones. Envíe este presupuesto para que lo apruebe la asociación. Determine las fuentes de ingreso para la actividad. (Normas para la recaudación de fondos para la PTA)

Recuerde que los planes para cualquier proyecto de recaudación de fondos deben presentarse a la asociación para ser aprobados y esto debe quedar registrado en las actas. Si se especifica, el beneficio neto deberá invertirse en el propósito para el cual fue recaudado.

Los miembros del subcomité deberán saber cuánto dinero ha sido asignado para uso de ese subcomité y, además, cuáles registros y recursos están disponibles:

  • Si en el libro de procedimientos de la PTA no se incluye un esquema detallado de las responsabilidades del presidente para la graduación o baile de gala, haga uno para su sucesor.
  • Asigne tareas específicas a los miembros del comité (presidentes de subcomité) como el secretario, el secretario financiero, recaudación de fondos, boletos, programación, llamadas telefónicas y envío de mensajes electrónicos, construcción, comida, juegos, protección, seguridad y primeros auxilios, entretenimiento, publicidad, diseño y decoraciones, levantar la actividad y recoger todo al final.
    • Cada comité es una parte de la asociación y debe funcionar dentro del marco de los estatutos, las políticas y los procedimientos de la PTA.
  • Reserve la fecha o las fechas en los calendarios de la escuela y de la comunidad, reserve las instalaciones y el equipo necesarios.
  • Obtenga todos los permisos requeridos con la suficiente anticipación para la actividad. Notifique a la policía local y a los departamentos de bomberos y/o servicios de salud, según se requiera.
  • Asegúrese de tener un formulario de “Autorización de los padres de familia y renuncia de derechos de los estudiantes” por cada estudiante participante, según se requiera. (Ver la Guía de seguros y prevención de pérdidas y los Lineamientos para la graduación y baile de gala).
  • Establezca acuerdos firmes con los concesionarios.
    • Recuerde que los contratos deben ser aprobados por la asociación y firmados por el presidente y uno de los directores electos de la junta ejecutiva de la PTA o PTSA.
    • Asegúrese de que cada concesionario esté totalmente cubierto por su propio seguro y por el seguro de compensación al trabajador.
  • Obtenga de cada concesionario lo siguiente: (Archive los originales con el tesorero de la unidad; conserve una copia de cada uno.)
  • Es necesario que cuando se reciban fondos de la venta de boletos y de actividades de recaudación de fondos, al menos dos personas juntas cuenten el dinero. Los fondos (el dinero) no deberán ser manipulados por una sola persona bajo ninguna circunstancia. Es injusto recargar en una sola persona la responsabilidad de los fondos de la PTA o solicitarle que pruebe que el total de los fondos recibidos sean correctos. El dinero de la graduación y del baile de gala deberá ser contado por el presidente del comité y el tesorero de unidad o el secretario financiero. El tesorero (o secretario financiero) deberá emitir un recibo por todo el dinero recibido y depositar los fondos en una cuenta bancaria de la PTA.
  • Las facturas detalladas, los recibos de venta, etc. se entregan al tesorero para que sean pagados mediante cheque. TODAS LAS FACTURAS SE PAGAN CON CHEQUE. NUNCA SE DEBERÁN PAGAR FACTURAS EN EFECTIVO. La contabilidad final se presenta a la asociación y se archiva para la auditoría.
  •  Lleve registros exactos de las donaciones de caridad recibidas (efectivo y en especie), con datos completos sobre el donador y entréguelos lo antes posible al tesorero. El tesorero deberá enviar un agradecimiento con base en los requerimientos debidos de justificación y publicación de cuentas que se encuentran en la Carpeta de recursos de la PTA de California, capítulo de Finanzas, Impuestos.
  • Si se necesita, se puede adelantar una pequeña suma aprobada por la junta ejecutiva (que no exceda el monto autorizado en los estatutos), para depósitos y otros suministros o gastos, antes de la actividad. Se requiere que los recibos concilien con todos los fondos dados en adelanto.

El presidente es responsable de enviar a cada reunión mensual de junta ejecutiva, un informe escrito que incluya un estado de cuenta de todos los fondos recibidos y desembolsados, las donaciones recibidas y las actividades planeadas.

Después de la actividad

  • Realice un inventario de suministros y equipo relacionado con la actividad, establezca un lugar para guardar todo el equipo que se pueda volver a utilizar. Determine si el valor de los materiales que se guardan garantiza adecuadamente la cobertura del seguro.
  • Concilie todo el dinero dado como avance y envíe las facturas pendientes lo antes posible.
  • Realice una reunión de comité para evaluar la actividad.
  • Lleve a cabo una encuesta estudiantil.
  • Recoja los informes escritos de los presidentes de subcomisiones; además, elabore un informe para la asociación y para el libro de procedimientos.
  • Elabore un informe de actividades, evaluación y sugerencias para incorporarlo en el libro de procedimientos que le va a servir al sucesor.

Referencias y recursos

Estatutos para unidades locales PTA/PTSA

Carpeta de recursos de la PTA de California

Sección sobre Liderazgo, Uso de las comisiones de la PTA

Guía de seguros y prevención de pérdidas (en inglés y español) actualizada y enviada anualmente por servicio postal a los presidentes de la PTA.

Guía del procurador general para obras benéficas”, 2005, Estado de California

Código Penal del Estado de California

Código de Educación del Estado de California

Código para empresas y profesionales del Estado de California

 

Información: información importante que puede ser necesaria durante la graduación/baile de gala. Sírvase completar el siguiente formulario y tenerlo a mano en caso de emergencia/problemas.

Nombre de la Unidad PTA o PTSA _______________________________________________
Distrito de la PTA ___________ Consejo (si está en el consejo) ____________________________

Nombre del director ____________________________________________________________
Teléfono (_____)__________________Correo electrónico ________________________________

Nombre del consejero del personal __________________________________________________
Teléfono (_____)__________________Correo electrónico ________________________________

Nombre del tesorero de la unidad de la PTA ____________________________________________
Teléfono (_____)__________________Correo electrónico ________________________________

Nombre del secretario financiero de la unidad de la PTA ____________________________________
Teléfono (_____)__________________Correo electrónico ________________________________

Presidente del distrito de la PTA ____________________________________________________
Teléfono (_____)__________________Correo electrónico ________________________________

Departamento de policía local (división/sección) _________________________________________
Teléfono (_____)__________________Correo electrónico ________________________________

Departamento de bomberos (división/sección)___________________________________________
Teléfono (_____)__________________Correo electrónico ________________________________

Departamento local de servicios de salud ______________________________________________
Teléfono (_____)__________________Correo electrónico ________________________________

Comité local de servicios públicos ___________________________________________________
Teléfono (_____)__________________Correo electrónico ________________________________

Coordinador de las instalaciones escolares _____________________________________________
Teléfono (_____)__________________Correo electrónico ________________________________

Coordinador local de las instalaciones del distrito escolar ___________________________________
Teléfono (_____)__________________Correo electrónico ________________________________

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