Descripción de funciones para el historiador

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Función principal – Historiador

  • Guardar datos, reunir y conservar registro de las actividades y logros de la PTA
  • Registrar las horas de servicio de los voluntarios en la reuniones y eventos de la PTA
  • Completar y presentar el Informe Anual del Historiador de la Unidad de la PTA al consejo/distrito de la PTA
  • Hacer el Informe de Resumen del Historiador y archivar copies en los registros del Historiador, como se hace con las actas de las reuniones para siempre.
  • Hacer copias para las actas, para el libro de procedimientos y si es necesario, para el libro recuerdos del presidente
  • Mostrar o presentar un breve resumen de la PTA de todo que ocurrió durante el año acerca del final del año escolar

Cómo empezar

Preparación – Revisar el libro de procedimientos y otros materiales suministrados por el historiador anterior para obtener ideas de lo que se hizo y de lo que mejor funcionó el término pasado.

Revisar los Formularios – Familiarizarse con el Informe Anual del Historiador de la PTA y el Informe de Resumen del Historiador. Dirigir sus preguntas al presidente de su consejo/distrito.

Registrar las Horas de Servicio de los Voluntarios – Decidir el proceso de cómo va registrar las horas de trabajo de los voluntarios en todas las reuniones y eventos de la PTA, puede usar una hoja de registro o hoja de cálculo en Excel.

Formación de la PTA – Asistir a talleres del consejo, distrito y la PTA de California para los historiadores para adquirir mejor conocimiento

Preguntas frecuentes – Historiador

¿Por qué los historiadores registran las horas de servicio de los voluntarios para una PTA?
Las horas de servicio de los voluntarios se registran y se reportan para que la PTA pueda mantener el estatus de exención de impuestos federales. Como una organización no lucrativa 501(c)(3), la PTA debe recibir un 1/3 (un tercio) de ayuda de parte del público general. Las horas registradas del servicio de los voluntarios son prueba de ello. También se utilizan en la representación de los niños y como información para aplicar a becas.

¿Qué puedo incluir como horas de servicio voluntario?
Incluir el tiempo dedicado por todos sus miembros a actividades relacionadas con el funcionamiento de su PTA. Esto incluye el tiempo como voluntariado dedicado a reuniones, preparación, transportación, eventos de la PTA, talleres y congreso. Una manera fácil de recordar es, si la PTA le pide que lo haga, cuente las horas como horas de servicio voluntario de su PTA.

¿Cómo puedo registrar las horas de trabajo voluntario?
Empiece a recopilar y contar todas horas sus miembros desde el comienzo del año de la PTA. Considerar usar una forma en la cual pueden firmar o una forma en cual puedan escribir el total de horas en los eventos de la PTA y reuniones para que todos puedan usarla y puedan reportar sus horas de servicio voluntario cada mes. Para cumplir con la fecha de vencimiento del Informe Anual del Historiador de la Unidad de la PTA a la PTA de su consejo/ distrito, por lo general en abril/mayo, recordar a sus miembros que hagan una proyección de sus horas de servicio voluntario que podrían tener hasta el 30 de junio del año que se presenta el informe.

Exhibir su historia de la PTA

  • Tomar muchas fotos en los eventos de la PTA
  • Configurar un tablón de anuncios para resaltar sus actividades de la PTA en el pasillo de la escuela o en la oficina
  • Comparta su historia de la PTA en eventos tales como regreso a clases, comidas del personal y eventos comunitarios
  • Presentarle un cheque ‘simulacro’ a la junta escolar para mostrar el valor en dólares de las horas del trabajo voluntario al final del año escolar
  • Colaborar con el presidente del Día de los Fundadores para promover la historia de la PTA
  • Crear un libro de recuerdos para presentárselo al presidente al fin de su término
  • Enviar comunicados de prensa a los medios de comunicación locales de sus eventos
  • Incluir la historia de la PTA en su sitio Web o mensajes de los medios sociales

Para más información: www.capta.org

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