Descripción de funciones para comunicaciones

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El líder de comunicaciones de la PTA ayuda a los miembros de la PTA y el público en general a entender lo que es la PTA:

  • Impactar positivamente las vidas de todos los niños y las familias; y
  • Es una asociación correspondiente, influyente y completa, impulsada por voluntarios que trabajan por el bienestar de los niños y jóvenes.

Obtener (de su predecesor) y estudiar el libro de procedimientos y otros materiales relacionados con el desempeño de las funciones del líder de comunicaciones:

  • Publicaciones Impresas: boletines anteriores, una lista de las fechas límite, proceso duplicación de información, y permiso servicio postal o, plantillas.
  • Comunicación electrónica: los nombres de cuenta y contraseñas de correo electrónico, mantenimiento de la página web, información de nombre de dominio, nombres de usuarios de los medios sociales, nombres de usuarios y contraseñas, información de contacto del administrador de la página web.
  • Calendario de eventos e información de contacto de los oficiales y presidente de la PTA.
  • Presupuesto
  • Los nombres e información de contacto de los medios de comunicación locales.

Descargar u obtener la sección de Comunicaciones de la Carpeta de Recursos de la PTA de California para aprender los conceptos básicos de las comunicaciones de la PTA, las responsabilidades, las publicaciones y los recursos disponibles.

Suscribirse para recibir las publicaciones y comunicados impresos y electrónicos de la PTA de California y de la PTA Nacional.

Reunirse con los miembros del consejo de comunicación (editor del boletín, presidente de medios sociales, administrador del sitio web, etc.) antes del comienzo del año escolar para establecer un plan de comunicación.

Trabajar en estrecha colaboración con el director de la escuela y el presidente de la unidad.

Asistir a talleres y cursos de capacitación relacionados con la comunicación.

El plan de comunicaciones

Cuando se escriba el plan de comunicaciones es importante establecer primero los objetivos de comunicación de su PTA. Solicite información para verificar que las publicaciones y comunicados actuales satisfacen las necesidades de los miembros. Determine:

  • ¿Quién es su audiencia? Considere a quien quiere llevar su mensaje.
  • ¿Cuáles son las herramientas de comunicación adecuadas? Determine la mejor manera de llegar a su público.
  • ¿Cuál es el mensaje adecuado para cada herramienta? Piense en lo que hay que decir y cómo y dónde decirlo. Sea conciso y al grano.

Considerar lo siguiente:

  • Boletines (digitales o impresos)
  • Sitio Web
  • Correo electrónico
  • Comunicación móvil
  • Medios de comunicación sociales
  • Video
  • Volantes
  • Pancartas
  • En persona y por recomendación

Revisar el calendario de eventos de la PTA de. Haga los cambios y/o modificación de la web, redes sociales, y promoción de eventos y publicidad en torno a estas fechas.

Programar las fechas de las publicaciones de todo el año. También un calendario que contenga el contenido y fechas de todo lo que se deben publicar en las redes sociales y anuncios en páginas Web.

Establecer un presupuesto que apoye su plan.

Presentar el plan de comunicaciones a la mesa directiva para obtener su aprobación.

Un plan de comunicaciones exitoso de la PTA debe:

  • Acatar las políticas de la PTA no comerciales, no partidistas y sectarias.
  • Informar a cada familia en la escuela de los objetivos y logros de la PTA.
  • Fomentar y destacar la importancia de asistir a las reuniones de la PTA y la participación familiar en los proyectos y actividades de la PTA.
  • Promover la cooperación con la escuela para mantener a los padres informados sobre las actividades escolares, reglamentos y/o procedimientos en las cuestiones relacionadas con los niños.
  • Informar a la comunidad acerca de las actividades de la PTA y funciones escolares.
  • Expresar agradecimiento a los que participan y/o contribuyen a programas.
  • Abordar las barreras como el idioma y la cultura.

Cómo garantizar calidad en las comunicaciones

  • Asegurarse de que todo el material que va ser publicado es aprobado por el director y presidente de la PTA antes de que se publique o se anuncie.
    • El director es responsable de examinar la información de la escuela para que esta esté correcta y de que cumple con los Códigos de Educación del Estado y las políticas del distrito escolar.
    • El presidente de la PTA es responsable de que la información de la PTA este correcta y de que cumple con las normas de la PTA.
  • Usar el logotipo de la PTA en todas las comunicaciones.
  • Respetar las leyes de copyright (derechos reservados) de publicación de artículos y de arte de una manera ética.
  • No incluir fotografías ni información específica (nombre, clase, correo electrónico, dirección, etc.) de adultos o estudiantes sin permiso por escrito.
  • Mantener breve su mensaje y claro.
  • Presentar publicaciones que sean visualmente interesantes con el uso cuidadoso de fotografías, viñetas, citas, cuadros y gráficos.
  • Poner la fecha a todos los materiales y publicaciones.
  • Pedirle a 2-3 personas aparte del autor/escritor que revise y corrija los materiales y publicaciones antes de que sean presentados o publicados.
  • Coordinar los servicios de traducción.
  • Más información.

Cómo escribir noticias para los medios de comunicación

Los medios de comunicación locales pueden estar interesados en la cobertura de noticias de su evento de la PTA o proyecto si:

  • Están relacionadas a las noticias actuales.
    • Esté preparado para demostrar que es un experto y que es una voz de la PTA en los temas que se debaten.
  • Son parte de eventos anuales o acontecimientos de aniversario.
    • Identifique eventos o fechas relacionadas con las escuelas y los niños (como el Día de Regreso a la Escuela) y busque la manera de vincularlos a los programas de la PTA.
  • Promueven un evento especial.
    • Anunciar las actividades que pueden ser de interés a todo el público e invitar a personalidades locales importantes, (VIPs).
  • Son un “gancho” para llamar la atención o un “diferente punto de vista”
    • Cuente la historia de otra manera. Dele un nuevo punto de vista.

Responsabilidades

  • Presentar un informe de comunicaciones constantemente a su PTA.
  • Usar las publicaciones de la PTA para promover eventos de la PTA y para compartir información.
  • Mantener la página web al día.
  • Usar los medios de comunicación sociales para comunicarse con los miembros.
  • Invitar a los administradores y presidentes a que escriban artículos cortos e informes para el boletín, la página web o para las redes sociales.
  • Presentar comunicados de prensa cuando se soliciten.

 

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