Descripción de funciones para el Jefe o vicepresidente de afiliaciones

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El presidente/vicepresidente de afiliación de la PTA trabaja con el comité de la afiliación para planificar la campaña anual. El presidente/vicepresidente es responsable de establecer e implementar el plan de afiliación, promover la afiliación todo el año, cobrar las cuotas y distribuir las tarjetas de membresía.

Obtener (del predecesor y presidente de la unidad) y estudiar el libro de procedimientos y otros materiales relacionados con el desempeño del cargo de presidente/vicepresidente de afiliación:

  • Los planes de campaña de afiliación de los años anteriores, incluyendo las metas, temas, calendarios, presupuestos, número final del total de miembros, etc.

Descargar del internet u obtener una copia de la Sección de Afiliación de la Carpeta de recursos de la PTA de California para aprender los fundamentos de la afiliación de la PTA, las responsabilidades, la planificación de la campaña y los recursos disponibles.

Comunicarse con el consejo o distrito para obtener la información de los actuales miembros, fechas de vencimiento, incentivos y premios disponibles.

  • Asistir al entrenamiento de capacitación  de la PTA diseñada para presidentes/vicepresidentes de afiliación.

Reunirse con el comité de miembros, designados por el presidente electo  antes del inicio del año escolar. Trabajar en estrecha colaboración con el director de la escuela, el presidente de la unidad y el comité de miembros de la afiliación.

  • El comité de miembros puede incluir: un director, tesorero, maestro, presidente de la hospitalidad, coordinador de relaciones públicas/publicidad, coordinador representante de los salón de clases  y estudiantes (esencial en una PTA secundaria).

El plan de la afiliación

Junto con el comité de miembros de la afiliación:

  • Establezca metas de membresía que sean posible de lograr en el año.
  • Establezca un tema para su afiliación, cuando sea necesario.
  • Crear un calendario anual de eventos de la afiliación. Incluya las fechas de vencimiento establecidas por el consejo y distrito de la PTA para las remesas y  los premios e incentivos.
  • Prepare un presupuesto para apoyar sus proyectos y organizar eventos de la afiliación.

Un plan exitoso debe:

  • Atraer a nuevos miembros y retener los anteriores;
  • Incluir un elemento de participación de los estudiantes, maestros y el personal en la campaña.

Proporciona recursos que apoyan a tener una campaña de afiliación exitosa.

  • Los sobres de membresía están disponibles para recoger las cuotas de afiliación. Comuníquese con el consejo o distrito de la PTA para ordenar los sobres a bajo costo.
  • Las tarjetas de membresía están disponibles para usted a través de su consejo o distrito. No hay ningún cargo por las tarjetas de membresía. Desarrolle un plan para asegurarse de que cada miembro de la PTA reciba una tarjeta de membresía.

Presentar el plan de la afiliación a la mesa directiva ejecutiva para aprobación.

Implementación del plan de la afiliación

  • Anunciar el plan de la afiliación y el tema.
  • Con el permiso de su director, incluya información sobre la afiliación en el paquete del primer día clases o en el del  registro escolar.
  • Crear un plan de lanzamiento el cual puede incluir una invitación a unirse, destacando los logros y los beneficios de la PTA. Las cartas, con sobres de afiliación, pueden ser enviadas a casa con los estudiantes. Traduzca las invitaciones según sea necesario. El plan de lanzamiento de la afiliación también puede incluir un evento especial de lanzamiento.
  • Pedir que todos los sobres, llenos o vacíos sean devueltos, y reconocer a todos los alumnos por su esfuerzos.
  • Utilizar un tema de afiliación para crear invitaciones que sean visualmente atractivas para unirse a la PTA. Promover el tema a través de eventos e incentivos.
  • Distribuir invitaciones especiales para todos los maestros y el personal.
  • Promover la afiliación a la PTA a través de los sitios de medios sociales, invitaciones por correo electrónico, textos, etc.
  • Promover con regularidad la membresía en el PTA o boletín de la escuela y el sitio web.
  • Tener una mesa de exhibición de membresía de la  PTA en eventos escolares y comunitarios.
  • Hacer un paquete de bienvenida para las nuevas familias que llegan a su escuela durante el año. Incluir una invitación para unirse y un calendario de eventos de la PTA.
  • Invitar a los líderes anteriores de la PTA, administradores y maestros, miembros del personal escolar, ganadores del Premio Honorifico al Servicio, líderes comunitarios, empresas locales, oficiales electos, bibliotecarios, guardias de cruce, proveedores de programas después de la jornada escolar regular—¡INVITE A TODOS A UNIRSE A LA PTA!
  • Dar informe del progreso de que está teniendo la membresía en todas las reuniones de la PTA

Cómo recoger las cuotas de afiliación

Determine el monto de las cuotas de su PTA, esto  se encuentra en la normas de funcionamiento de la unidad local de su PTA. Ver Cuotas de afiliación, en la Carpeta de recursos de la PTA de California.

Recaudación de cuotas:

  • Trabajar con el director de su escuela para establecer el mejor proceso para la recolección de los sobres de las cuotas de afiliación sin quitar de  valioso tiempo de instrucción de clase.
  • Recoja los sobres de afiliación sin demora. Los líderes de la PTA son responsables de las cuotas de afiliación, no el personal de la escuela.
  • Los miembros deben poner su nombre e información de contacto  el sobre de membresía para uso de la PTA.
  • Siga los procedimientos financieros de la  PTA para contar y depositar dinero. Asigne al menos dos personas para abrir los sobres de afiliación y contar las cuotas de afiliación, uno de ellos debe ser un director financiero.
  • Asegúrese de que las cuotas per cápita son enviadas a través de canales de la PTA regularmente –por lo menos mensualmente.
  • Conserve los sobres de afiliación por un año.

Distribución de tarjetas de membresía

  • Las tarjetas de membresía pueden ser obtenidos del consejo o distrito. También, puede solicitar más tarjetas de membresía, según sea necesario.
  • Complete las tarjetas con la información de los miembros utilizando una plantilla e impresora, La plantilla para la tarjeta de membresía está disponible en los programas PTA EZ y Just Friends (Solo Entre Amigos). La información de la tarjeta de afiliación también se puede escribir a mano.
  • Cada miembro debe recibir una tarjeta de membresía. Recuerde: un pago de cuota significa una tarjeta, una tarjeta significa un voto de asociación.

Responsabilidades

  • Dar un informe de membresía regularmente a su PTA.
  • Mantener una lista de los miembros, y ponerla al día cuando se inscriban nuevos miembro. Dar copias al presidente y secretario/a de la unidad.
  • Promover los beneficios actuales para los miembros para que vean el valor de ser miembros de la PTA.
  • Hacer un esfuerzo para calificar y/o aplicar a premios disponibles  para reconocer y premiar a su PTA por los esfuerzos de afiliación.
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