Descripción de funciones para el secretario

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Se elige a una persona para el puesto de secretario de actas y es uno de los tres directivos requeridos para una PTA. Las responsabilidades propias del cargo de secretario se pueden asignar a una sola persona o dividirse entre el secretario de actas y el secretario encargado de la correspondencia, como se indica en los estatutos. Si no hay un secretario encargado de la correspondencia, sus funciones podrán combinarse con las del secretario de actas, de acuerdo con dicha reglamentación. Además de los estatutos, las funciones de la secretaría se señalan en la Carpeta de recursos de la PTA de California, la Guía de referencia rápida de la PTA Nacional (disponible en la presidencia de la PTA) y la última edición del Robert’s Rules of Order Newly Revised.

Responsabilidades

  • Asistir a los talleres o capacitaciones patrocinados por PTA.
  • Obtenga el Libro de registros del secretario, que contiene las actas de la junta ejecutiva anterior y las reuniones de la asociación. También obtenga el Libro de procedimientos que contiene el juego maestro de estatutos, la lista de afiliados y otros documentos oficiales y registros de la PTA.
  • Llevar un registro exacto, conciso y permanente de los procedimientos de todas las reuniones de la asociación y de la junta ejecutiva. Estas minutas o actas son el registro legal de la PTA o PTSA y la copia original de las minutas se conoce como copia maestra.
  • Las actas se asientan en un libro encuadernado. Las actas pueden redactarse a mano con tinta permanente, se pueden mecanografiar o generar en computadora. Las copias originales se deben encuadernar.
    • Las actas constituyen un registro de las acciones tomadas por el grupo, en el orden en que se llevaron a cabo. No se incluyen opiniones personales y discusiones.
  • Preparar una lista de los asuntos pendientes para el presidente y ayudar en la elaboración del orden del día, si se le solicita.
  • Tenga a mano en cada reunión, como documentos de referencia, una copia de los estatutos y las normas vigentes, copias de órdenes del día, formularios para las mociones, las actas de las reuniones anteriores, una lista de todos los comités y una lista actualizada de todos los miembros.
  • Leer las actas de reuniones anteriores, cuando se le solicite.
    • Para agilizar la reunión, se deben preparar copias de las actas de la asociación para cada miembro o se pueden publicar en el boletín de la asociación. Si el boletín se distribuye a la comunidad escolar, sólo se imprime un resumen de las acciones.
    • Con aprobación de la asociación, se puede posponer la lectura de las actas para una reunión siguiente o el presidente puede nombrar un comité que lea e informe al respecto.
    • Las actas no se deben publicar en ningún sitio web. Sin embargo, es apropiado colocar un resumen de las actas de la asociación.
  • Preparar las actas y entregar una copia al presidente poco tiempo después de cada reunión.
  • Hacer todas las correcciones de las actas oficiales inmediatamente después de su lectura, durante el tiempo especificado en el orden del día para ello o en una reunión posterior, si se descubren errores. En las actas deben aparecer las correcciones hechas. En la copia maestral de las actas, el secretario deberá trazar un círculo con tinta roja alrededor de las palabras incorrectas y escribir al margen. Se deberán escribir las iniciales y la fecha al lado de las correcciones. Solamente el grupo que realizó la reunión de las actas asentadas (Comité ejecutivo, junta ejecutiva, asociación) puede corregirlas.
  • Preparar y leer un informe (no las actas completas) de cada reunión de junta ejecutiva, en la reunión de la asociación y gestionar la aprobación de las recomendaciones de la junta.
  • Firmar las autorizaciones de pago con el presidente, después de que la asociación apruebe la cancelación de una cuenta. Registrar todos los gastos en las actas.
  • Integrar todas las enmiendas a los estatutos en las actas, en la sesión en la que se vote.
  • Abrir la sesión en ausencia del presidente y de los vicepresidentes y presidirla hasta que se nombre un presidente interino, a menos que los estatutos indiquen otra disposición.
  • Estar atento a ayudar en el conteo de votos cuando se le solicite y tener papel blanco disponible para la votación.
  • Ser responsable de todos los registros y documentos (excepto los que estén asignados a otros miembros).

MUESTRA
RESUMEN DE LA REUNIÓN DE LA ASOCIACIÓN
PHOEBE APPERSON HEARST ELEMENTARY SCHOOL
1º de JULIO, 2011

RECONOCIMIENTOS ~

  • Se reconoció a Selena Sloan Butler por sus acciones a favor de la participación de los padres.

INFORMES ~
Informes de los comités de Venta de pasteles, Hospitalidad, Afiliación, y Asignaciones y medios fueron entregados.

RENGLONES DE PERMISOS ~
Consideración y aprobación de:

  • Excursión al Museo de Historia Natural para los grados 4-5.
  • Campamento de Ciencias para los grados 4-5 en Sacramento, California.

RENGLONES DE ACCIÓN ~
Consideración y aprobación de:

  • Presupuesto propuesto para 2011-12
  • Proyecto de recaudación de fondos 2011-12 con ABC Giftwrap, Inc. para fondos del Campamento de Ciencias
  • Proyecto de recaudación de fondos 2011-12 para proveer un orador invitado que hable sobre participación de los padres

RENGLONES DE PLANIFICACIÓN ~

  • Discusión sobre la implementación del Programa de Artes Reflections en septiembre.
  • Discusión sobre la Semana del Listón Rojo en octubre.
  • Las actas deberán contener.
    • El nombre de la asociación y el tipo de reunión (asociación, junta ejecutiva, extraordinaria).
    • Fecha, hora y lugar de la reunión.
    • Nombre y título del presidente (o del presidente interino).
    • Lista de asistencia.
    • Disposición de las actas de la reunión anterior (si han sido leídas, aprobadas y corregidas o se ha pospuesto su lectura, incluyendo cuando y cómo se aprobarán).
    • Estado de cuenta como se informó y la lista de cuentas para aprobación de pago.
    • Informes resumidos de otros directivos y presidentes (los informes más importantes, como el de presupuesto, se deberán adjuntar).
    • Registre las mociones votadas, el nombre del miembro que presentó la moción y si se adoptó o rechazó (no se registra el nombre de quienes la apoyan). Si se pide un conteo de los votos, registre si era necesario un quórum o mayoría y el número de votos a favor y en contra de la moción; si se requirió de un voto de dos tercios; i.e., para cambios a los estatutos, se debe anotar después del resultado de la moción.
    • Copia de todas las resoluciones aprobadas.
    • Registro de los resultados de cualquier elección y votos emitidos.
    • Breve nota del tema del programa, nombres de los participantes y método de presentación.
    • Hora en que se cerró la sesión.
    • Firma del secretario con su nombre de pila y la fecha en la que se aprobó.

Secretario correspondiente

Las responsabilidades del secretario encargado de la correspondencia se definen en los estatutos, sin embargo, se deben incluir otras tareas relacionadas que le asigne el presidente o la junta ejecutiva.

Responsabilidades

  • Mandar las convocatorias de reunión a los miembros de la junta ejecutiva y/o miembros de la asociación, según corresponda.
  • Leer la correspondencia en la reunión de junta ejecutiva o de la asociación, según lo solicite el presidente.
  • Revisar con el presidente cuáles cartas deberán redactarse inmediatamente después de la reunión.
    • Algunas cartas deberán ser firmadas por el presidente y tendrán una redacción específica, de acuerdo con lo que indique la junta ejecutiva o la asociación.
    • Otras cartas serán redactadas y firmadas por el secretario encargado de la correspondencia, siguiendo instrucciones generales.
  • Escribir cartas de autorización lo más pronto posible.
    • Debe haber exactitud en las cartas (revisar los nombres y títulos cuidadosamente).
    • Ofrecer información precisa, con copia exacta de las recomendaciones, las resoluciones o las mociones y las razones de la acción tomada.
    • Utilizar cualquier libro sobre correspondencia comercial para referencias en cuanto a formato y estilo en las cartas.
  • Archivar todas las cartas recibidas, así como copias de las respuestas enviadas.
    • La correspondencia más importante deberá entregarse a la persona que lo sucederá en el puesto o ubicarla con los registros oficiales de la unidad.
  • Notificar a los directivos y a los miembros de las comisiones sobre su elección o nombramiento, a menos que los estatutos indiquen otra disposición.

Secretario de consejo

Además de las tareas enumeradas para el secretario de la PTA, el secretario de consejo deberá:

  • Mantener una lista de las unidades afiliadas.
  • Llevar un registro exacto, conciso y permanente de los procedimientos de todas las reuniones del comité ejecutivo y del consejo.
  • Tener a mano, como documentos de referencia en cada reunión, una lista de todos los representantes de la unidad en el consejo y una lista de miembros para cada unidad que pertenece al consejo.
  • Disponer de formularios u hojas blancas para cada moción que se presente en la reunión.
  • Planear y presentar la capacitación secretarial de la PTA para las unidades afiliadas.

Secretario correspondiente de consejo

Además de las responsabilidades enumeradas para el secretario encargado de la correspondencia de la PTA, el secretario encargado de la correspondencia en el consejo deberá:

  • Enviar avisos a los representantes de la unidad y a los miembros del consejo, según corresponda.
  • Notificar a los directivos y a los miembros de comités de su elección o nombramiento, a menos que los estatutos indiquen otra disposición.
  • Planear y presentar la capacitación secretarial de la PTA para las unidades afiliadas.

Secretario de distrito de la PTA

Además de las tareas enumeradas para el secretario del consejo, el secretario de distrito deberá:

  • Mantener y tener a mano, como documentos de referencia en cada reunión, una lista de todas las unidades y consejos afiliados.
  • Llevar un registro exacto, conciso y permanente de los procedimientos de todas las reuniones del comité ejecutivo.

Secretario correspondiente de distrito de la PTA

Además de las tareas enumeradas para el secretario encargado de la correspondencia del consejo, el secretario encargado de la correspondencia del distrito deberá:

  • Notificar a los directivos y a los miembros de comisiones de su elección o nombramiento, a menos que los estatutos indiquen otra disposición.

Recursos

Manejando la PTA, Carpeta de recursos de la PTA de California
Guía de referencia rápida
de la PTA Nacional
Robert’s Rules of Order Newly Revised, 10ª edición

Para referencia

Secretario de consejo o de distrito de la PTA

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Nombre

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Teléfono

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Dirección

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Ciudad/Código Postal

 

Fechas de talleres/capacitación de la PTA

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