Descripción de funciones para el tesorero

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Función Principal – Tesorero

  • Mantener los registros permanentes para rastrear los fondos y transacciones financieras de la unidad
  • Presidir el comité del presupuesto y prepara el presupuesto anual para sea aprobado por la asociación
  • Pagar todas las facturas de la PTA según lo autorizado por la mesa directiva o asociación
  • Prepara informes para cada reunión de la mesa directiva y asociación y el informe financiero anual
  • Asegurar de que los impuestos y los informes requeridos por las normas de funcionamiento de la PTA, el seguro de gobiernos federales y estatales sean completados y presentados en las fechas de vencimiento

Para Empezar

Preparación – Revisar los archivos y registros financieros del último término para que conozca mejor lo que es requerido de su nueva posición. Estos materiales deben incluir

  • Libro de contabilidad del tesorero, hojas de cálculo y registros
  • Chequera para la cuenta bancaria de la PTA
  • Sello de endoso de cheques, si hay uno disponible
  • Libro de recibos
  • Formas de remesas para transferir dinero a los tesoreros del concejo y del distrito
  • Informes Mensuales del Tesorero, Informes Financieros Anuales y Presupuestos
  • Registros de declaración de impuestos federarles, estatales y gubernamentales

Aprenda más información acerca de las políticas, procedimientos y mejores prácticas de PTA para manejar y administrar los fondos de la unidad.

También vale la pena hablar con el ex tesorero para obtener consejos y sugerencias sobre su nuevo papel.

Si se utiliza un programa informático o un sistema en línea para mantener los registros financieros de la PTA, tómese tiempo para discutir cómo se pueden transferir, acceder y guardar los archivos.

Programar Reuniones – Reúnase con otros nuevos miembros de la mesa directiva como el presidente, el secretario, el secretario financiero y el auditor para platicar sobre cómo puede trabajar eficazmente juntos. Revise las normas de funcionamiento de su unidad para ver quién se encarga del, registro y seguimiento de los fondos de la PTA.

Proporcionar información a la Mesa Directiva sobre cómo colectar y contar los fondos de la PTA y cómo registrar gastos utilizando las mejores prácticas y procedimientos.

Como tesorero electo, coordine una reunión con el comité del presupuesto para preparar un presupuesto para que sea un plan financiero para el próximo año de la PTA.

Tareas Importantes – al comienzo del plazo, recuerde actualizar las tarjetas de autorización de firmas de cualquier cuenta bancaria de la PTA y cualquier nombre de usuario y contraseña para acceder a programas y servicios financieros en línea.

Lo Que Debe Hacer

Administración de fondos de la PTA – Todos los miembros de la mesa directiva tienen una responsabilidad fiduciaria de administrar bien el dinero de la PTA en nombre de la asociación. Y, como uno de los tres oficiales necesarios de una PTA, el tesorero es el encargado autorizado de los fondos de la PTA.

Comience bien el año organizándose. Organice un sistema de archivos para mantener comprobantes en los expedientes como facturas, recibos y autorizaciones de pago.

Recuerde usar las políticas, los procedimientos y mejores prácticas de la PTA como referencia para manejar las transacciones financieras. Esto ayudará a asegurar una buena administración de los fondos de la PTA.

Para sostener la salud financiera de una unidad, el tesorero trabaja regularmente en las siguientes tareas.

Actividades Mensuales

Supervisión de Fondos:

  • Mantiene un registro permanente para supervisar los ingresos, recibos y gastos de la PTA
  • Presenta informe escrito en las reuniones de la mesa directiva, detallando los ingresos y gastos que se hicieron desde la última reunión

Colectar Fondos:

  • Se asegura de que el dinero es contado por dos miembros de la mesa directiva de la PTA, y usa el Formulario de Verificación de Dinero en Efectivo
  • Recibe fondos que fueron recolectados por otros voluntarios de la PTA y emite recibos
  • Hace depósitos de dinero y cheques inmediatamente en una cuenta bancaria de la PTA, y guarda los recibos del depósito

Pagos:

  • Recibe facturas detalladas, boletas de ventas y facturas para pagar con cheque
  • Prepara autorizaciones de pago, firmadas por el presidente y el secretario
  • Emite cheques con dos firmas para pagar facturas según las instrucciones de la mesa directiva o asociación
  • Mantiene el libro de cheques de la PTA al día y detalla el saldo actual
  • Concilia prontamente el estado de cuenta bancaria mensual
  • Mantiene archivo de las cuotas de membresía recibidas y envía las cuotas per cápita a la PTA del concejo/distrito

Tareas Anuales:

  • Preside el comité del presupuesto y prepara el presupuesto para sea aprobado por la asociación
  • Presenta un informe escrito para cada reunión de la asociación durante todo el año, detallando los ingresos y gastos que se hicieron desde la última reunión
  • Prepara un Informe Financiero Anual, que abarca toda la información del año fiscal en curso
  • Asegurar que los impuestos e informes requeridos por las normas de funcionamiento de la PTA, el seguro o los gobiernos federales y estatales se presenten en las fechas de vencimiento y de enviar lo siguiente a la PTA del consejo/distrito:
  • Presupuesto de la Unidad
  • Auditoria semestral
  • Pago de Prima de Seguros
  • Fondos recaudados para el Día de los Fundadores
  • Informe Anual de Compensación al Trabajador
  • Copias de declaraciones de impuestos federales y estatales y formularios de informes gubernamentales
  • Copia del Reporte de Renovación de Inscripción (RRF-1) presentado ante el Registro de California de Fundación Benéfica del Procurador General de California
  • Somete los registros financieros para la auditoría semestral, cuando un oficial financiero y/o persona autorizado para firmar cheque es reemplazado y cuando sea requerido
  • Guarda los registros financieros como lo indica la Política de Retención de Documentos de la PTA en la Carpeta de Recursos de la PTA del California para entregárselos al siguiente tesorero.

¿Sabía Usted Que? … Los Miembros de la Mesa Directiva:

  • Acatan los procedimientos financieros de la PTA tal y como se describe en los normas de funcionamiento y las directrices estatales y nacionales de la PTA
  • Protegen la privacidad de los miembros utilizando la información de los miembros únicamente para el trabajo de la PTA
  • Asisten a talleres o capacitaciones patrocinados por la PTA
  • Mantienen el libro de procedimientos actual para pasárselo a un sucesor
  • Trabajan juntos como equipo para mejorar la vida de todos los niños y sus familias

Otra Información Útil

Recursos:

PTA del Estado de California – www.capta.org

  • Sección Líderes de la PTA y más
  • Carpeta de Recursos de la PTA del Estado de California
  • Dirigir su PTA Es Fácil
  • Guía de Seguros y Prevención de Pérdidas – enviada anualmente a los presidentes de la PTA

Servicios en Línea:

  • Centro de Apoyo para la Presentación de Impuestos – Para ayudar a las unidades a cumplir con los requisitos federales y estatales de declaración de impuestos
  • PTAEZ – Para manejar las necesidades de contabilidad de la PTA y generar reportes financieros

PTA Nacional – www.pta.org

  • Sección Líderes de la PTA y más
  • Talleres en Línea (E-Learning)
  • Kit de Regreso a la Escuela

 

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