Lo básico de la afiliación a la PTA

Aun que la responsabilidad de la afiliación es de toda la mesa directiva de la PTA, cada PTA debe tener un líder de membresía designado. Los presidentes de la afiliación son nombrados, los vicepresidentes son electos. Para obtener más información sobre las responsabilidades del presidente/vicepresidente de Afiliación  de la unidad de la PTA, ver Descripción de funciones para el presidente/vicepresidente de Afiliación en la Carpeta de recursos de la PTA.

El presidente/vicepresidente trabaja con el comité de la afiliación y se desempeña como presidente. El Comité de la afiliación está integrado por miembros designados por el presidente o el presidente electo, si el comité se forma antes de que comience el año escolar. Los miembros del comité deben incluir maestros, estudiantes, cuando apropiado, y representar a su población escolar. Bajo la dirección del presidente/vicepresidente, el comité de la afiliación:

  • establece metas de afiliación,
  • diseña un plan de marketing de promoción y divulgación de membresía,
  • establece un calendario de eventos y actividades durante todo el año escolar,
  • plan de afiliación de promoción y propaganda,
  • presenta un presupuesto para apoyar el programa de membresía, implementa y evalúa el plan final.

El plan de la afiliación debe ser aprobado por la mesa directiva ejecutiva.

Establecimiento del plan de marketing de afiliación

Establezca metas de membresía que sean posible de lograr.

Planifique una campaña de promoción de membresía que utiliza una variedad de métodos y actividades que promuevan el valor de la membresía de la PTA. Visite la página web de la PTA de California, capta.org y el sitio web de la PTA Nacional, pta.org, para obtener ideas para la campaña de membresía, y para ver los actuales recursos, incentivos y programas de premios.

Su plan de membresía debe incluir un tema, y cuando sea necesario, un calendario y presupuesto de la afiliación.

Tema de afiliación

Establezca un tema para su campaña de afiliación, cuando sea necesario. Elegir el tema adecuado para su PTA puede hacer una gran diferencia en el crecimiento de su membresía durante el año. El comité de afiliación, el presidente/vicepresidente y presidente deben trabajar en conjunto para desarrollar el tema de afiliación.

Para obtener ideas de temas, visite ideas de tema de afiliación

  • Las PTAs pueden elegir el tema actual de la PTA del Estado de California o de la PTA Nacional.
  • La mascota escolar o un símbolo comunitario pueden servir como inspiración para el tema.
  • El tema debe ser atractivo para todos los que su PTA está tratando de inscribir.
  • Considere el uso de incentivos y recompensas relacionadas al tema para promover el aumento de socios.

Calendario y presupuesto de la afiliación

La promoción de membresía es de todo el año y debe incluir un plan de lanzamiento y también para mediados del año. Trabaje con el presidente y el director para establecer fechas de eventos de promoción de la afiliación en el calendario. Incluya las fechas de vencimiento establecidas por el consejo y las PTAs del distrito para cuando las cuotas de afiliación se deben enviar, y premios e incentivos. El año de membresía de California comienza el 1 de julio y termina el 30 de junio.

Prepare un presupuesto de afiliación y preséntelo a la mesa directiva ejecutiva. Incluya una lista de los gastos de promoción de la afiliación, incentivos y eventos para todo el año. Si su PTA utiliza los sobres de la PTA del Estado de California, el presupuesto también debe incluir el costo de los sobres que se compraron al consejo o distrito.

Implementación de un plan de marketing de afiliación

Es la responsabilidad del presidente/vicepresidente y del comité de afiliación implementar el plan de marketing de afiliación. Las responsabilidades deben ser compartidas por los miembros del comité de membresía. Los deberes pueden incluir:

  • preparar cartas de invitación o el nuevo folleto de marketing de membresía personalizable y sobres para los paquetes para el primer día de clase o de registro escolar;
  • preparar invitaciones para que los maestros, personal y administradores se inscriban;
  • compartir las responsabilidades en eventos de lanzamiento y promoción;
  • preparar folletos promocionales, pancartas, carteles, publicaciones de medios sociales, etc.;
  • dar seguimiento al progreso de promoción para los incentivos y premios;
  • trabajar en un taquilla de promoción de la afiliación o en una mesa de eventos escolares o comunitarios;
  • hacer invitaciones especiales a los líderes comunitarios, empresas locales, oficiales electos, trabajadores de la comunidad, a los proveedores de programas de después de la jornada escolar regular, líderes anteriores de la PTA, ganadores de Premios Honoríficos al Servicio, maestros jubilados, administradores o miembros del personal. ¡Invite a todos a unirse a la PTA!
  • preparar paquete de bienvenida para las personas son nuevas a la escuela.

Sobres de afiliación

Los sobres de la afiliación se pueden comprar del consejo o distrito a bajo costo. Pueden ser utilizados para motivar la participación de socios. Los sobres se pueden incluir en el paquete de bienvenida o registro escolar y se pueden utilizar para reunir información pertinente acerca de los miembros. Dos miembros de la mesa directiva deben estar presentes cuando se abren los sobres de afiliación. Siempre se deben seguir los procedimientos financieros adecuados de la PTA.

Cuota de afiliación

La membresía es válida en el momento que la cuota se paga aun que ciertos derechos no se pueden activar hasta después de treinta días que se pago, tales como el derecho de presentar mociones, debatir, sostener un cargo electivo y votar. Una porción del pago de la cuota de membresía recibida se queda en su unidad. Las campañas de afiliación no deben ser consideradas para recaudar fondos. Las cuotas deben mantenerse a un costo accesible para que todos se puedan inscribir.

Una porción de las cuotas de afiliación (conocida como cuotas per cápita) es enviada a través de canales apropiados al consejo, distrito, estado y a la PTA Nacional. Después de pasar por todos los canales el dinero se usa para apoyar a las PTAs de esos niveles, que a cambio, apoyan a la unidad, en la dirección, formación, y promoción y en otros servicios necesarios.

El costo de cuotas puede variar en cantidad en cada PTA, y están registradas en las normas de funcionamiento de la unidad local de la PTA. El costo de las cuotas sólo se puede modificar actualizando las normas de funcionamiento de la unidad y presentándolas a través de canales para su aprobación por el parlamentario de la PTA del Estado de California. Un aumento de cuotas iniciada por la unidad no entrará en vigor hasta que los estatutos de la asociación se hayan actualizado y aprobado por los miembros.

La porción de las cuotas que no pertenece a la unidad debe ser enviada a través de canales por lo menos mensualmente. Una vez que las cuotas han sido enviadas a través de canales, no se pueden devolver a ningún miembro. Para permanecer en buen estatus, la unidad debe enviar a través de los canales la membresía per cápita y el seguro requerido. Si para el 15 de diciembre no se han recibido las cuotas para por lo menos 15 membresías, la oficina de la PTA del Estado de California notificara a al distrito de que la unidad está en “estatus no satisfactorio”. Si las cuotas no son enviadas antes del 31 de marzo, la unidad estará en “estatus delincuente” y la membresía de fundador será anulada por voto de los Gerentes de la Mesa Directiva de la PTA del Estado de California en la reunión de mayo/abril.

Se puede solicitar donaciones, pero las cuotas de afiliación se deben reportar por separado en todos los registros e informes financieros.

Los miembros se suscriben a nivel unidad de la PTA. Como miembros de la unidad de la PTA, también son miembros de su consejo, distrito, PTA del Estado de California y PTA Nacional, y al igual también están representados en estos niveles de la PTA.

Tarjetas de afiliación

Las tarjetas de afiliación son entregadas por la PTA de California y se distribuyen a través de los canales de la PTA (las unidades las reciben de su consejo, si en el consejo o de su PTAs del distrito). Cada miembro debe recibir una tarjeta de miembro oficial de la unidad de PTA en cuanto se pague la cuota. La misma tarjeta de membresía de la PTA es utilizada por todas las PTAs.

Se debe poner la información de los miembros en la tarjeta antes de que la tarjeta de membresía sea distribuida. El número nacional de unidad de la PTA es utilizado como el número de identificación de la unidad en la tarjeta de membresía. La información de los miembros puede ser impreso en la tarjeta utilizando una plantilla, la plantilla para la tarjeta de membresía está disponible en el capta.org. La información de la tarjeta de afiliación también se puede escribir a mano o estampar. Las PTAs de los distritos ya tienen disponible tarjetas de membresía electrónicas. Estas tarjetas electrónicas que tienen el número de identificación de la unidad y el nombre del miembro, se pueden guardar en el teléfono o tableta inteligente de los miembros, y sirven como prueba de que son miembros.

El año de membresía de la PTA del Estado de California es 1º de julio a junio 30. Las tarjetas de membresía en California se vencen el 31 de octubre, lo que permite un período de gracia (1º de julio al 31 de octubre) para que nuestros miembros renueven su membresía. Durante este período de gracia, los miembros tienen derecho a sus derechos de membresía, incluyendo la aprobación del presupuesto de la PTA y programa en las reuniones de la asociación de verano o de otoño.

Cada PTA es una asociación independiente e individual, los miembros que tienen niños en más de una escuela pueden pagar las cuotas para apoyar el PTA de la escuela de cada niño.

Información de contacto de los miembros y listas de afiliación

Cada directivo de afiliación de la PTA debe mantener una lista de los socios. Una copia actualizada de dicha lista debe ser entregada regularmente al secretario y presidente. La lista debe incluir el nombre de los socios, información de contacto y la fecha en que el socio se suscribió. Las listas de socios pueden ser escritas a mano, o se pueden mantener en el software o los programas como el PTA EZ™. La lista de afiliación es exclusiva para el uso dentro organización PTA. La PTA recomienda que las listas de miembros se mantengan por 3 años en el caso de una auditoría realizada por el Servicio de Impuestos Internos (IRS por sus siglas en inglés.)

Afiliación

Cualquier persona que se suscriba a los propósitos y las políticas básicas de la PTA se convierte en un socio en cuanto pague las cuotas a una unidad de PTA o PTSA. La norma general es, una cuota pagada significa una tarjeta, una tarjeta significa un voto de asociación.

Afiliación de estudiantes

La afiliación de estudiantes es parte vital de la asociación. Estudiantes de todas las edades pueden suscribirse a la Afiliación. Ver la Participación estudiantil para mas información.

Si una unidad de la PTA opta por incluir a la afiliación de estudiantes una estructura de cuotas de bajo costo, las normas de funcionamiento deben ser modificadas para reflejar esta estructura. Las cuotas de afiliación de estudiantes debe ser por lo menos igual a la parte de las cuotas que se remitirá al consejo, distrito, estado y a la PTA Nacional.

Afiliación de administradores/maestros/personal

Los administradores, maestros y miembros del personal son valiosos miembros de la asociación. Deben ser invitados a unirse y participar. Una unidad de la PTA puede optar por incluir una estructura de cuotas de afiliación de maestros/personal. Las normas de funcionamiento de la unidad deben incluir esa estructura de cuotas.

Afiliación familiar

Si una unidad de la PTA opta por incluir una estructura de las cuotas de afiliación de la familia, las normas de funcionamiento deben ser modificadas para que reflejen esta estructura. El número de miembros por familia debe ser especificado, y las cuotas pagadas por cada miembro deben ser al menos igual a la parte de las cuotas remitidos al consejo, distrito, estado y PTA Nacional. Favor de consultar con el parlamentario de su distrito para lenguaje específico con respecto a la afiliación de la familia.

Miembros fundadores

Los miembros fundadores de la PTA son aquellos que están presentes y pagan sus cuotas o que cuyas cuotas se presentan en la reunión organizadora de una nueva PTA. Los miembros fundadores que pagan cuotas en una reunión organizadora, celebrada el 1 de abril y 30 de junio son considerados miembros para el año siguiente y tienen derecho a una nueva tarjeta de afiliación a sin que tengan que pagar una nueva cuota. Para obtener más información acerca de la Afiliación de Miembros Fundadores, por favor póngase en contacto con su distrito local de la PTA.
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