Creación de un evento

Áreas de participación de la PTA

Procedimientos para los directores y comités

Si el evento se realiza en colaboración con organizaciones comunitarias u otras PTA, cada unidad, consejo o distrito de la PTA debe seguir los debidos procedimientos de aprobación que se especifican más abajo.

PTA de California insta encarecidamente a las unidades, los consejos y los distritos de la PTA a abstenerse de servir bebidas alcohólicas durante los eventos de PTA. Las PTA no están autorizadas a vender bebidas alcohólicas. (Ver la Sección Roja de la Guía de seguros y prevención de pérdidas; Los eventos de la PTA y el alcohol).

Planeamiento preliminar


Empiece con seis meses de anticipación, si es posible.

Consulte sobre la realización del evento con la junta ejecutiva de la PTA y con el director o representante de la escuela y obtenga su aprobación.

Asegúrese de que el evento no coincida con otras celebraciones de otras unidades, consejos o distritos de la PTA.

Obtenga el voto de aprobación del evento en una reunión de la asociación. Incluya una moción para desembolsar los fondos necesarios para cubrir los costos calculados.

Si la actividad se va a realizar fuera del recinto escolar, obtenga el permiso del encargado respectivo para el uso de las instalaciones. Si se le solicita firmar un acuerdo de exención de responsabilidad, comuníquese con el corredor de seguros de la PTA de California.

El presidente de la PTA nombra al director del evento y al comité encargado. Determina las metas de este comité. Expresa los objetivos que el comité espera alcanzar con las actividades.

Nombre, como mínimo, siete miembros en el comité de planificación. Es probable que los estatutos y las normas permanentes de las unidades contengan datos que le puedan servir de guía al proyecto. Si es posible, incluya al director o a un miembro del cuerpo docente, al coordinador de publicaciones o de relaciones públicas (si hay uno) y a un estudiante. (Hoja de trabajo para planificación de eventos; Formularios).

Revise los materiales del evento y haga las fotocopias necesarias. Pida al ex director o al comité anterior el libro de procedimientos, los Guía de referencia rápida de la PTA Nacional, Nuestros niños y La PTA en California.

Analice las necesidades presupuestarias con el presidente y con el tesorero. Lo ideal sería que el presupuesto hubiese sido planeado incluyendo el evento. Las actividades planeadas deben estar sujetas al presupuesto. En caso necesario, se puede pedir a la comunidad que contribuya con donación de materiales, productos para las actividades de hospitalidad y, tal vez, con un subsidio para financiar la actividad o el evento planeado. Sea realista cuando calcule los costos. Recuerde incluir los costos potenciales de publicidad, correo y servicios misceláneos.

Decida, si es necesario, darle énfasis a un área. Tenga una reunión creativa con el comité. Decida qué actividades tienen mayores posibilidades de contar con la participación del alumnado, padres de familia y comunidad. Si la PTA nunca ha realizado este evento anteriormente, no sobrecargue al cuerpo docente con actividades.

Tome en cuenta las tradiciones pasadas, pero también investigue formas nuevas de realizar un evento adecuado que se adapte a su escuela y a su comunidad.

Escoja un tema como enfoque principal y decida el tipo de programa (por ejemplo, cena familiar, programa musical).

Revise el calendario escolar lo antes posible y decida la fecha.

La Ley para Estadounidenses con Discapacidades exige que todas las personas discapacitadas sean acomodadas razonablemente; para lograrlo, se deben modificar políticas, hacer cambios físicos y obtener equipo para ayudar a su participación en cualquier actividad. En el caso de las reuniones y los eventos de la PTA, esto podría significar conseguir asientos para un acompañante de un miembro; reservar asientos que se ajusten a las necesidades especiales de algún miembro; distribuir información escrita para complementar la discusión o proveer lectores o intérpretes competentes para personas con impedimentos visuales o auditivos.

Analice las normas y expectativas con la gerencia del local. Ponga todos los acuerdos por escrito. Determine si se necesita autorización o permisos del distrito escolar o de la ciudad.

Notifique a los padres de familia y a la comunidad para que reserven la fecha del evento. Además, envíe notas a los presidentes, líderes y ganadores de premios pasados y actuales de la PTA, así como a los miembros del distrito escolar y de la comunidad.

Notifique al personal, explique las metas y solicite su apoyo.

Programe como mínimo tres reuniones del comité antes del evento.

Nunca firme una Cláusula de exención de la responsabilidad a favor de la unidad, consejo o distrito de la PTA, hasta que el corredor de seguros de la PTA de California haya sido consultado. (Cláusula de exención de la responsabilidad; formulario)

Planificación de transporte


En situaciones en que la PTA patrocina actividades y obtenga transporte, como “Noche de Graduados” (en lo sucesivo llamados “eventos”), la PTA debe proporcionar transporte accesible sin costo adicional para los estudiantes con discapacidades de movilidad en cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley para americanos con discapacidades (ADA). Las unidades de PTA locales coordinarán con su escuela local o distrito escolar para obtener una lista actualizada de los proveedores de transporte accesible, si existen tales listas. Las preguntas de unidades, distritos o consejos de PTA sobre una solicitud de transporte accesible deben dirigirse primero al distrito escolar. Las preguntas adicionales pueden dirigirse al vicepresidente de Servicios de Liderazgo de la PTA de California.

Cuando las unidades locales de PTA obtengan transporte para los alumnos participantes para eventos, las unidades de la PTA locales deben cumplir con la ADA que no permiten servicios diferentes o aparte de para las otras personas sin discapacidades, a menos que tal acción sea necesaria para proporcionar a una persona con una discapacidad o clase de tales personas con un buen, servicio, instalación, privilegio, ventaja, o alojamiento u otra oportunidad tan efectiva como la que proporciona a los demás.

Si la unidad local de PTA asegura transporte accesible para eventos, como se describió anteriormente y éste no llega, la PTA hará todos los esfuerzos razonables para asegurar transporte alternativo accesible para permitir a los estudiantes con discapacidades de movilidad aún asistir. En ningún caso una unidad local de PTA informará a los estudiantes con discapacidades de movilidad que debe obtener su propio transporte.

Un estudiante con una discapacidad que requiera de ayuda de uno a uno como parte de su Programa Educativo Individualizado (“IEP”) estará autorizado a asistir a cualquier evento de PTA con su ayudante, según considere necesario la familia del estudiante. Además, no se percibirá ninguna cuota por ninguna entrada al evento de PTA del ayudante del estudiante. Para cualquier evento en que un estudiante requiera de un ayudante, el costo del transporte del ayudante será sufragado por la PTA. La PTA podrá solicitar rembolso al lugar del evento, la escuela afiliada o el distrito escolar.

Desarrollo del evento


Comience con tres meses de anticipación, si fuese posible. Desarrolle un cronograma usando hojas de cotejo. Asigne tareas específicas a los miembros del comité.

Proveedores de servicios, oradores, participantes en el programa (mínimo dos personas)

Una persona debe aparecer en las invitaciones como persona de contacto.

Una persona debe ayudar con el papeleo (Lista de verificación de los proveedores de servicios, oradores y participantes en el programa).

Campaña publicitaria (mínimo una persona)
La campaña publicitaria debe incluir uno o más de los siguientes elementos:

Comunicados de prensa.
Artículos para el boletín informativo de la PTA.
Carteles para colocar en los negocios locales.
Mensajes de interés público (PSA) en radio/televisión por cable.
Promoción en el sitio Web.
Avisos por correo electrónico.

Volantes y otros materiales impresos (mínimo una persona)
Los volantes deben incluir lo siguiente:

Volantes para padres de familia.
Formulario para registrar la asistencia.
Boletas de permiso, si fueran necesarias.
Carteles para los puestos de los proveedores de servicios.

Operaciones (mínimo una persona)
Las responsabilidades incluyen:

Supervisar las instalaciones, el equipo y la operación en general.
Examinar los requisitos de todos los proveedores de servicios, oradores y participantes del programa.
Coordinar con el distrito escolar y con el conserje de la escuela.
Asegurarse de que todo el equipo funcione.
Consultar con el encargado respectivo de las instalaciones.
Considerar si se necesitan más proveedores de servicios y revisar otros asuntos logísticos.
Limpiar después del evento.

Extensión (mínimo una persona)
Este miembro del comité se encargará de:

Organizar a los voluntarios y coordinar las actividades de hospitalidad.
Escoger a quiénes desea invitar dentro de su zona. Deberá enviar una invitación al evento e incluir una fecha de entrega para la respuesta.

Antes de la fecha crucial

Comience con dos meses de anticipación.

Envíe una carta de seguimiento para confirmar la participación de los proveedores de servicios, incluya un mapa de la escuela y la ubicación del estacionamiento. (Formulario de respuesta para participantes, Figura P-1).

Diseñe volantes para informar a los padres de familia y a la comunidad acerca del evento.

Elabore comunicados de prensa.

Solicite equipo al distrito escolar o al encargado del local de acuerdo con las necesidades de los proveedores de servicios.


MUESTRA DE FORMULARIO DE RESPUESTA PARA PARTICIPANTES
(Nombre del programa) de la PTA o PTSA de (Nombre)

Gracias por estar de acuerdo en participar en el (nombre del programa) de la PTA o PTSA de (nombre).

Sírvase llenar el formulario y enviarlo por correo a la PTA o PTSA de (nombre), (dirección), a más tardar (fecha).

__ Sí, participaré en el (nombre del programa) de la PTA o PTSA de (nombre) el (fecha).

Nombre de la organización o participante: _____________________________
Dirección: ___________________________________________________
No. de teléfono diurno: (____) ___________
No. de teléfono nocturno: (____) ___________
Correo electrónico: ________________________

Servicios e información que se proveerán:
Favor incluir una descripción detallada de los servicios que proveerá.
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________

Favor de enumerar cualquier requerimiento de equipo, equipo audiovisual, espacio o necesidades especiales que tenga.
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
__ No me será posible participar en ___(nombre del programa)___ de la PTA o PTSA de ___(nombre)___, pero me interesaría proveer materiales relacionados. Favor de enumerar los materiales que se proveerán.
____________________________________________________________
____________________________________________________________
Fig. P-1 Muestra de formulario de respuesta para participantes


 

En la fecha crucial


Comience con un mes de anticipación.

Asegúrese de contar con suficientes mesas y sillas, según lo requieran los proveedores de servicios participantes. Esta información estará disponible cuando reciba el formulario de respuesta.

Proporcione al conserje y al encargado del local un bosquejo detallado de la distribución de las mesas y las sillas.

Planee el acceso para las personas discapacitadas.

Reclute y organice a los voluntarios. Recurra a escuelas de enfermería, escuelas dentales y promotores de salud de las dependencias de salud pública.

Plan de refrescos (como café y donas) en la mañana o un almuerzo liviano para todos los proveedores de servicios y voluntarios participantes.

Revise y cerciórese de que todos los requerimientos de equipo se podrán cumplir.

Distribuya los volantes del evento y avisos por correo electrónico a los padres de familia y a la comunidad.

Prepare los carteles de los puestos de los proveedores de servicios.

Día del evento


Tenga listas las etiquetas con los nombres de todos los proveedores de servicios, expositores, participantes en el programa y voluntarios.

Cerciórese de que el área de servicios de hospitalidad esté en orden y de que el refrigerio esté listo.

Revise la instalación de los puestos del evento y todo el equipo audiovisual.

Dé la bienvenida a todos los proveedores de servicios, oradores y participantes en el programa y asegúrese de darles una hoja de evaluación (Formulario de evaluación) la cual se debe recoger antes de que se vayan al finalizar el evento.

Haga que los voluntarios registren su asistencia en una hoja y que incluyan direcciones, números de teléfono y correos electrónicos.

Nombre, como mínimo, dos personas encargadas de resolver problemas y asegúrese de que los proveedores de servicios y voluntarios sepan quiénes son.

Limpie el local y déjelo en condiciones tan buenas o mejores que como lo encontró.

Después del evento


Tabule las evaluaciones.

Envíe notas de agradecimiento a todos los proveedores de servicios, oradores, participantes en el programa y voluntarios.

Redacte un informe del evento y colóquelo en el libro de procedimientos. Incluya sugerencias de cambios, obtenidas de las evaluaciones y los comentarios de los participantes.

  • ¿Ayudaron las actividades a cumplir metas?
  • ¿Hubo buena participación del cuerpo docente y de los padres de familia?
  • ¿Los niños lo disfrutaron?
  • ¿Cuáles son las recomendaciones para el próximo año?
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