Dirigiendo las reuniones de la PTA

Al planear una reunión, considere su propósito y cómo puede estructurarla para lograrlo. El presidente y la junta ejecutiva organizan su reunión con anticipación:

  • Prepare el orden del día y distribuya notificación escrita a los miembros, como se requiere. (Orden del día, Ejemplo de orden del día Fig. 2-1).
  • Haga los preparativos necesarios.
  • Asista a la reunión para mostrar su compromiso.
  • Establezca un plan de evaluación para mejorar futuras reuniones.
  • Las reuniones productivas incluyen información, instrucción e inspiración. Al momento de organizar el programa, mantenga estas tres “I” en mente. El contenido se ajustará a las necesidades del grupo y beneficiará a los participantes, a sus hijos y al personal de la escuela o la comunidad.
  • Haga las reuniones lo más cortas posible.
  • Conducir el trabajo del comité en los comités con suficiente anticipación a la reunión. Hacer que los presidentes de comité provean reportes escritos a menos que la asociación requiera de alguna acción.
  • Brinde a los miembros la oportunidad de participar en el proceso de la toma de decisiones.
  • Resuma las actas e informes financieros. Duplique y distribuya estos materiales o publíquelos siempre que sea posible.

En una encuesta realizada por la PTA Nacional, los padres indicaron las tres cualidades principales de la PTA

  • La PTA es eficaz en mejorar la educación de mis hijos
  • La PTA trabaja para lograr que las escuelas sean más seguros para los niños
  • La PTA tiene un impacto positivo en todos los niños, no sólo los míos

¡Empiece y termine puntualmente!

Al tratar un asunto en la reunión, tenga claro cuáles son los miembros con derecho a votar. El privilegio de hacer mociones, debatir y votar está reservado a miembros elegibles. Miembros elegibles son aquellos cuyas cuotas están pagadas y han sido miembros por lo menos los 30 días previos. Solamente los miembros elegibles a votar cuentan para el quórum. Es la responsabilidad del secretario tener una lista actualizada de los miembros.

Se pueden organizar grupos de estudio, reuniones del mismo grado, sesiones de información especial o reuniones de trabajo (por ejemplo, preparación de materiales). La consideración más importante es si la reunión contribuirá a aumentar la participación en la organización y, en última instancia, a cumplir con las metas de la PTA.

Las reuniones se harán para votar sobre ciertos asuntos. No se permite votar por poderes. Esto significa que no se permite votar por los ausentes ni por correo, correo electrónico o teléfono.

Un quórum es especificado en los estatutos y es el número mínimo calificado de miembros con derecho a votar que deben asistir a una reunión para realizar legalmente el negocio.

Miembros con derecho a votar: Para poder votar, cada miembro debe haber cancelado la cuota anual per cápita y ser miembro de la asociación durante al menos 30 días.

Consejos para presidir una reunión

La actitud del presidente es la que da el tono de aceptación en la reunión. Los “mensajes” de actitud son enviados en formas no verbales mediante:

  • La forma en que el presidente se pone de pie y sostiene su cabeza;
  • El tono de la voz; y
  • Las expresiones faciales y gestos.

Instar a los miembros de la junta directiva de la PTA a sentarse separados y distribuirse entre los asistentes.

Mirar a todos, no sólo a los que usted conoce o son sus amigos.

Mantener un tono de voz calmo, aún cuando se le esté cuestionando o desafiando.

Mirar hacia delante y cerciorarse de no dar la espalda a ninguna parte del público.

Tenga cuidado con el uso del humor. Lo que a usted le parece divertido puede ofender a otra persona. Incluso las bromas inocentes entre amigos pueden ser escuchadas y malinterpretadas por otra persona.

Print Friendly, PDF & Email