Ejemplo de orden del día y planificación de reuniones

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(Fecha de la reunión)
(Lugar/Hora)

I. Inicio de la reunión (a tiempo, con quórum)
El presidente golpea una vez con el mazo, se pone de pie e inicia la reunión.

“La reunión se inicia, por favor”.

El presidente revisará las reglas básicas de las reuniones.

II. Ceremonia de apertura
Juramento a la bandera (si es un lugar público).

“__________ dirigirá el juramento a la bandera; por favor pónganse de pie”.
“Gracias, __________”.
Opcional: incluir una motivación, canción u otro.
“__________ presentará una canción motivadora”.

III. Lectura y aprobación de las actasEl secretario se dirige al presidente y lee las actas. (O con la aprobación del grupo, se pueden colocar anticipadamente a la vista las minutas o se pueden asignar a un comité de tres o más personas para su aprobación o corrección, especialmente para la última reunión de la asociación.)

“El secretario leerá las actas de la reunión de __________ (fecha)”.
O “Las minutas se colocarán en la puerta o se distribuyen a la entrada”.
“¿Hay alguna corrección?” (Se anotan las correcciones.)
“Se aprueban las actas leídas/impresas”, o “Se aprueban las actas corregidas”.

IV. Informe financiero (Informe del tesorero)
No se necesita moción para adoptar los informes.

“__________ presentará el informe del tesorero”.
“Ya escucharon el informe. ¿Tienen alguna consulta?”
“El informe se archivará para la auditoría”.

V. Auditoría (semestral) (Informe de auditoría; Informe del auditor) – Asuntos a resolver
Se necesita una moción para presentar este informe.

“Se ha propuesto y aprobado que se presente el informe de la auditoría”. Voto.
(Se sigue el procedimiento de una moción, Procedimiento parlamentario.)

VI. Presentación de facturas
Ya que la aprobación del presupuesto no permite el gasto de fondos, la presentación y el pago de facturas se deben someter a votación. Las facturas se organizan por el monto, por quién recibe el pago y por el concepto. Cualquier factura de la asociación autorizada y pagada por la junta ejecutiva debe ser ratificada y anotada en las minutas de la asociación. Las facturas deben desglosarse en cuanto al monto, la persona a la que se pagó y lo que cubre el pago. (Autorización de pagos y Solicitud de reembolso)

“El tesorero (o la persona designada) leerá las facturas”.
“Se ha propuesto y secundado que se paguen las facturas. ¿Alguna objeción?” Voto.
“Se ha propuesto y secundado que se ratifique el pago de las facturas desde la última reunión”. Voto. (Sistema de solicitud de cheques: Autorización de pagos y Solicitud de reembolso)
“Se ha presentado la moción para autorizar a la Junta Ejecutiva pagar las cuentas de verano necesarias, en los montos presupuestados”. Voto. ( Sistema de solicitud de cheques: Autorización de pagos y Solicitud de reembolso)
(Se sigue el procedimiento de una moción, Procedimiento parlamentario.)

VII. Lectura de comunicados – Incluye un asunto a resolver
El secretario (correspondiente) lee los comunicados y se deben leer como si requirieran acción.

“El secretario (correspondiente) leerá los comunicados”.

VIII. Informe de la junta ejecutiva – Asuntos a resolver
En las reuniones de la asociación se lee un resumen del informe (no las actas), para información de los miembros. Las recomendaciones se someten a votación, una a la vez; el secretario autoriza cada una.

“El secretario presentará el informe de la junta ejecutiva”.
“Han escuchado las recomendaciones a manera de moción para aprobar los programas propuestos”. (Planeamiento preliminar) para aprobar el presupuesto”. (Aprobación del presupuesto; Muestra del Presupuesto) para aprobar actividades con el fin de recaudar fondos.”
(Recaudación de fondos para las PTA) para que el presidente y un funcionario adicional elegido firmen el siguiente contrato….” (Contratos)
(Se sigue el procedimiento de una moción, Procedimiento parlamentario.)
No tiene que ser secundada si es propuesta por un comité o junta. Voto.

IX. Informes de comités (funcionarios y presidentes, incluidos el director, representantes del cuerpo docente y representantes estudiantiles de secundaria) Comité de Estatutos, Comité de Biblioteca – Asunto a resolver, Comité de la Convención, Comité de Recaudación de Fondos – Asunto a resolver
El presidente solicita el informe del comité. La persona que presenta el informe autoriza cualquier recomendación.

“_____________ presentará el informe del comité de _____________”.
“¿Hay alguna pregunta en cuanto al informe?”
“Si no, el informe se archivará”, o “Han escuchado la recomendación a manera de moción de destinar fondos presupuestados para la próxima reunión”. (Planeamiento preliminar)
(Se sigue el procedimiento de una moción, Procedimiento parlamentario.) Voto.

X. Asuntos pendientes
El presidente presenta los asuntos pendientes según el acta. El o ella no debe preguntar:

“¿Hay algún asunto inconcluso?”
“El primer asunto inconcluso es ____________”.
Informe del distrito escolar de aceptación de fondos, bienes o materiales.

XI. Asuntos nuevos
Se necesita una moción antes de discutir o someter a votación algún asunto nuevo. Todos los asuntos propuestos para su consideración en la reunión deberán haber sido notificados apropiadamente para ejecutar acciones respecto de ellos. (Ver los estatutos.)

“El primer aspecto del asunto nuevo es _____________”.

XII. Programa (opcional)
El presidente de la unidad invita al presidente a exponer el programa.

“____________ expondrá el programa”.
“Señora/Señor Presidente, así concluye el programa”.

XIII. Anuncios
Se deben anunciar la fecha de la próxima reunión y actividades importantes. Si hay alguna actividad social luego de la reunión, se debe anunciar.

“La próxima reunión será _____________”.
“Por favor acompáñenos a tomar un refrigerio”.

XIV. Clausura
No se necesita moción para la clausura. El presidente golpea con el mazo una vez.

“¿Hay algún otro asunto que se deba discutir en esta reunión?”
“Se clausura la reunión”.

Este orden del día es solamente una guía, la que se puede adaptar a las necesidades de la unidad.
El orden del día debe imprimirse por triplicado y entregar copias al secretario de actas y al parlamentario.
Distribuya o envíe por correo a los miembros las propuestas de presupuesto y programas anuales junto con el orden del día.

Es aconsejable que un presidente nuevo escriba todo en forma detallada. Marque cada punto conforme se haya tratado y de esta manera no se olvidará de nada. El funcionario que preside la reunión debe estar de pie mientras cumple con sus funciones y se debe sentar (a menos que no pueda ser visto por la audiencia) mientras los demás participan.

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