Política de retención y destrucción de documentos

Prácticas Modelo para Distritos, Consejos y Unidades

Es muy importante que ciertos registros sean archivados. La actual carta de determinación del IRS, las normas de funcionamiento vigentes y las reglas permanentes aprobadas por el parlamentario estatal y los artículos de incorporación (para PTAs incorporadas) deben estar fácilmente disponibles y en orden en todo momento.

Una política fue adoptada por el Consejo de Administración del Estado y la Mesa Directiva en Noviembre de 2016 y cumple con todos los normas de funcionamiento estatales y federales aplicables en lo que se refiere a la retención de documentos y a organizaciones sin fines de lucro. El propósito de esta política es para que sirva como una guía de prácticas modelo para el distrito local, el consejo y unidad a nivel local.

Los propósitos de la Política incluyen (a) retención y mantenimiento de documentos necesarios para el buen funcionamiento de la PTA local así como para cumplir con los requisitos legales aplicables; b) la destrucción de documentos que ya no son necesarios guardar; y (c) orientación para la Mesa Directiva (la “Mesa”), los funcionarios y otros grupos de interés en lo que respecta a sus responsabilidades con respecto a la retención y destrucción de documentos.

Por favor vea la Carpeta de Recursos en línea en toolkit.capta.org para obtener la política completa recomendada para todos los distritos, consejos y unidades.

 

PLAN DE RETENCIÓN

Guardar Permanentemente

Contabilidad y Finanzas

  • Estados Financieros Anuales e Informes de Auditoría
  • Cheques cancelados – especiales, como el pago de algún préstamo
  • Libro de Contabilidad

Contribuciones/Regalos/Subvenciones

  • Registros de Contribución
  • Documentos con los Términos del Regalo

Administración

  • Artículos de Incorporación y Enmiendas
  • Normas de Funcionamiento y Enmiendas
  • Libros de Actas, incluyendo las Actas de la Asociación, Mesa Directiva y Comité
  • Informes Anuales y Declaraciones de Impuestos a Agencias Estatales y Federales
  • IRS 990N, 990EZ o 990
  • Franchise Tax Board (Franquicia de Impuestos Estatales) 199N o Forma 199
  • Procurador General –
  • RRF-1
  • Informes de Rifas (si aplica)
  • Secretario de Estado SI-100 (si es organización incorporada, se presentan cada dos años)
  • Normas del IRS
  • Licencias y Permisos
  • Identificación de Designación de Empleador (EIN)
  • Cualquier otra correspondencia con Agencias Estatales o Federales

Correo Electrónico (Email)

  • Correos electrónicos considerados importantes o de importancia permanente

Registros de Retiro y Pensión

Seguro

  • Propiedad, D&O, Compensación al Trabajador y Pólizas de Seguro de Responsabilidad Civil General
  • Registros de Reclamos de Seguro

Correspondencia Legal

10 años

  • Registros de Personal
  • Contratos de Empleados
  • Arrendamiento de Propiedades

7 Años

  • Cuentas por Pagar
  • Cuentas por Cobrar
  • Estados de Cuentas Bancarias, Conciliaciones y Depósitos
  • Cheques cancelados – de rutina
  • Recibos de tarjetas de crédito
  • Informes de Gastos de los Empleados/Negocio/Documentos
  • Estados Financieros Intermedios
  • Registros de Subvención

2 Años

  • Correspondencia impresa y memorandos internos – asuntos de rutina
  • Documentos almacenados electrónicamente – asuntos de rutina

12 Meses

  • Correos electrónicos – de rutina
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