Asuntos controversiales en las reuniones de la asociación

Temas controversiales pueden traerse a las reuniones de la PTA y podrán surgir interrupciones. Una junta ejecutiva alerta e informada, puede evitar estas interrupciones, así como la aplicación constante de las reglas básicas. Tener una idea de lo que es “el juego limpio” ayudará a manejar la mayoría de las situaciones.

El presidente, el primer vicepresidente y el parlamentario deben tener un amplio conocimiento del proceso parlamentario y de cómo aplicarlo de manera efectiva.

El presidente dirige durante la presentación del programa y durante la reunión, con el apoyo del parlamentario y de otros miembros de la junta ejecutiva. El presidente nunca delega la dirección de la reunión a otro miembro, pero sí puede llamar a otro miembro para que presente a algún orador.

Al enfrentar interrupciones difíciles, el funcionario que preside debe mantener una posición serena. Una actitud tranquila refleja que el presidente controla la situación.

Permitir a la persona que interrumpe que diga lo que desea y escuchar con atención para definir si el asunto tiene relación con el tema que se está discutiendo. Si lo que se menciona es irrelevante (o no es pertinente), entonces el presidente indica que está fuera de orden.

Al enfrentar una interrupción, hay que ser cortés. A pesar de la posible reacción negativa de parte de la audiencia, la persona que tomó la palabra puede tener una posición válida o una sugerencia que valga la pena considerar.

Si la discusión y la situación en general se está saliendo de control, el directivo podrá decidir decretar un corto receso a fin de permitir que los ánimos se calmen o bien podrá determinar inmediatamente la hora y fecha de una reunión especial para enfocarse en el tema.

Los individuos tienen derecho a opinar

La PTA tiene estatutos, políticas y procedimientos bajo los cuales opera.

La PTA respeta los derechos de los individuos y también se preocupa por dirigir los asuntos de una manera justa y digna.

Si la interrupción continúa, el presidente puede utilizar lo siguiente:

“Sr./Sra. _________, entendemos su posición, pero este tema no está en el orden del día. Hay un programa que debemos cumplir. Tal vez se pueda discutir luego”. (Entonces se continúa con el orden del día).

“Sr./Sra. _________, apreciamos sus comentarios sobre el asunto y, si no hay objeción, el presidente nombrará a un comité (en este momento o luego de la reunión) para estudiar el asunto, investigar y presentar un informe en una reunión futura”. (Es una buena idea incluir a esa persona en el comité).

“Sr./Sra. _________, este asunto no se relaciona con la política independiente (u otro) de la PTA. Sin embargo, apreciamos que haya compartido esta información con nosotros”.

Recuerde, nadie espera que el presidente sea perfecto…sólo que se mantenga sereno y que esté preparado para enfrentar situaciones difíciles. Los miembros de la junta ejecutiva deben conocer la autoridad parlamentaria y cómo aplicarla, para ayudar al presidente a dirigir situaciones incómodas.

Cuando los ánimos “se calientan”

“El presidente admite que hay varias opiniones diferentes. Esperemos, sin embargo, que podamos estar en desacuerdo de forma ‘amigable’. Después de todo, de eso se trata el proceso democrático, ¿no es cierto?”

Si la situación se está saliendo de control, no pretenda que todo está bien. En lugar de agitarse, inyecte un poco de sentido del humor:

“¡Mi madre me dijo que habría momentos como este!”; o bien: “Hagamos una tregua y resolvamos el problema juntos”.

La utilidad del proceso parlamentario

El presidente debe reconocer el privilegio de cada uno de estar de acuerdo o en desacuerdo con los puntos de vista expuestos por el orador. El orador está presentando sus propias opiniones y no le está pidiendo conclusiones a la audiencia, por lo que las interrupciones son inapropiadas. Las diferencias de opinión se pueden discutir al final de la reunión.

Los miembros de la junta directiva que tengan buen conocimiento del proceso parlamentario pueden ayudar al presidente con mociones útiles en momentos oportunos.

Reglas que se debe tener presentes

Puede haber personas en la reunión que no sean miembros de la PTA, pero el privilegio de hacer mociones, debatir y votar se limitará a los miembros de la asociación presentes, con sus responsabilidades económicas al día y que hayan sido miembros de la asociación por al menos los treinta (30) días precedentes.

Se deberá proporcionar al presiente notificación escrita con veinticuatro (24) horas de anticipación a fin de solicitar que se incluya un tema o un aviso en el orden del día de la junta ejecutiva. Se deberá dar al presidente notificación escrita con catorce (14) días de anticipación a fin de solicitar que se incluya un tema o un aviso en el orden del día de la asociación. Si hay asuntos por discutir o anuncios que se vayan a incluir en la reunión de la asociación, pero que nunca han sido considerados por la junta ejecutiva, estos se deban referir a un comité o a la junta ejecutiva para su respectivo estudio. Ninguna acción se puede tomar en cualquier artículo de orden del día de cual no se haya avisado apropiadamente.

Cualquier material que no pertenezca a la PTA y que se vaya a distribuir en la reunión de la asociación debe ser revisado y aprobado por la junta ejecutiva antes de la reunión.

A no ser que la asociación tenga una regla especial, un miembro no puede hablar más de dos veces sobre el mismo asunto, en el mismo día. (Última versión de Robert´s Rules of Order Newly Revised, Sección 42)

Para obtener información adicional vea Procedimientos Parlamentarios.

Print Friendly, PDF & Email