El historiador

El historiador recopila y conserva el registro de las actividades y logros de la PTA y coopera con el presidente en la preparación del Informe anual de historiador. (Informe anual de historiador de unidad 2.3.5a; Formularios, Capítulo 9).

Los registros del historiador, al igual que las minutas, deben guardarse a perpetuidad.

La recopilación de la zona de servicio es importante para nuestra asociación por muchas razones. Una de las más importantes es conservar la exención fiscal federal. Una organización a la que se le haya concedido estatus de no lucrativa debe recibir una tercera parte de su apoyo monetario del público. La valoración de las horas de servicio utilizadas en el cumplimiento de los propósitos para los cuales fue organizada, afecta de manera positiva el apoyo del público hacia la PTA.

Las horas de servicio voluntario pueden reportarse en la porción narrativa del formulario de reporte IRS 990 y también podrán incluirse en las declaraciones financieras de la de PTA. El Servicio de Recaudación de Impuestos (IRS) pública una cifra ajustada anualmente, que atribuye un valor monetario a las horas de servicio voluntario donadas, usando como base la información proporcionada por organizaciones no lucrativas. Esto permite a las PTA publicar una tabla anual del valor colectivo de la zona de servicio voluntario que se han reportado como donaciones comunitarias y estatales.

Hacer público el valor de las horas de servicio voluntario usadas por la PTA puede ser una herramienta valiosa en el mercadeo y la publicidad. Además aumenta la conciencia entre el público acerca de la asociación. Frecuentemente, quienes subsidian la fundación requieren saber el número de horas voluntarias de trabajo que una organización utiliza anualmente antes de considerar destinar fondos para su subsidio. El valor de las horas de trabajo voluntario ayuda a una fundación a comprender el alcance de la participación de los padres, su apoyo y el compromiso con sus propios propósitos, lo que ayuda a los donadores a determinar el monto de la ayuda a conceder.

Informe anual de historiador de unidad

Cada unidad de la PTA debe preparar un Informe anual de historiador de Unidad. Como lo indican los estatutos, es la responsabilidad del historiador y del presidente completar el Informe anual de historiador de unidad. (Informe anual de historiador de unidad; Formularios, Capítulo 9)

Enviar el informe, a través de los canales, antes de las fechas límite del distrito o del consejo de la PTA. Guardar una copia para el Libro de procedimientos.

Recoger y determinar el total de horas de voluntariado de los miembros desde el inicio del año de la PTA. (Hoja de anotaciones para el control de horas voluntarias, Formularios, Capítulo 9). Aconsejar a los miembros que programen sus horas de voluntariado para los últimos meses del periodo, de acuerdo con las actividades planificadas por la PTA, debido a las fechas de entrega para el envío del Informe anual de historiador de unidad.

Divulgar las horas de voluntariado que la PTA ha dado a la comunidad. Un ejemplo puede ser calcular las horas de voluntariado de los miembros y multiplicarlas por una hora laboral. Crear un cheque simulado y presentarlo a la junta escolar o a la ciudad, para llamar la atención sobre las necesidades de su escuela y de sus niños.

Para conocer detalles de las responsabilidades del historiador, consulte “Descripción de funciones para el historiador”, Capítulo 10.

Mantenga un registro escrito o impreso de las actividades del año y del personal más importante para el Libro de la Historia de la PTA permanente de la unidad.

Para más información sobre las hojas de conteo de los informes anuales, contacte al historiador de la PTA de California: historian@capta.org o 916.440.1985 ext. 326

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