Promueva la defensa legislativa entre compañeros de la PTA animándoles a formar relaciones con los representantes del estado y federales. Comience identificando al senador del estado, al miembro de la Asamblea y miembro del Congreso que representan su área. Obtenga más información acerca de los legisladores y sus áreas particulares de interés visitando sus sitios web; puede acceder a sitios web individual en www.senate.ca.gov o www.assembly.ca.gov, www.house.gov o www.senate.gov.
Para temas locales, identifique a los miembros de la junta escolar adecuados, concejales, supervisores del condado y/o representantes de la junta escolar a quienes necesitará hablar. Puede encontrar la información de contacto en su guía de teléfonos o en los sitios en Internet de cada cuerpo de gobierno local.
Visite a sus legisladores
Haga una cita para visitar a sus representantes del estado y federales por lo menos una vez al año. Llame a sus oficinas de distrito para averiguar cuándo estarán disponibles; muchos de los legisladores estatales pasan los viernes en su oficina de distrito. Organice un grupo de miembros de la PTA para visitar y compartir información sobre lo que es importante para los estudiantes y padres de familia en su área; incluya estudiantes cuando estén disponibles.
Al visitar a su representante electo, siga estos pasos:
- Pida una cita o si el representante electo con quien se desea reunir no está disponible, coordine una reunión con el asistente a cargo del tema. Cuando pida la cita, especifique cuánto tiempo va a necesitar.
- Prepare una lista de asuntos a tratar, asegurándose de incluir los temas que la PTA desea discutir. Si los miembros de la PTA visitan como grupo, asígnele una función a cada uno; por ejemplo, una persona puede dar inicio a la reunión, otra puede tomar actas, alguna otra puede dirigir la conversación para que retome el tema de la PTA cuando sea necesario y otra más puede repartir materiales escritos.
- Llegue a tiempo a la reunión. a la reunión. Haga que el grupo se reúnan inmediatamente antes de la reunión y entren todos juntos. Una vez en la reunión, preséntese con su nombre y el de la PTA a la cual representa. Durante la introducción, enuncie el o los problemas que le inquietan. Esté atento al tiempo asignado para la reunión.
- Esté preparado para informar al legislador o asistente acerca de la historia y postura de la PTA. Esté abierto a las preguntas. Si no sabe la respuesta, explique cortésmente que hará algunas indagaciones adicionales y se comunicará con ellos. Nunca ofrezca información falsa ni conjeturas. Su credibilidad y la credibilidad de la PTA están en juego.
- Pregunte al legislador cuál va a ser su voto con respecto al tema. Si el legislador no se puede comprometer, dígale diplomáticamente que a usted le gustaría saber y que está dispuesto a llamar después para conocer la decisión. Si la respuesta es positiva, diga “Apreciamos su apoyo”. Si la respuesta es negativa, pregunte, “¿Cuáles son sus objeciones específicas?”.
- Establezca una relación positiva con los representantes elegidos y los miembros del personal. La comunicación debe ser un intercambio continuo y no esporádico. Una relación sólida con los legisladores y el personal es un paso importante en el desarrollo de la credibilidad y la fuerza de la PTA.
Escriba cartas
Las cartas sirven para alertar a los representantes elegidos sobre los puntos de vista de la PTA. Una campaña de cartas también educa a los miembros de la PTA sobre los problemas y le da publicidad a la asociación. Inicie la campaña nombrando un coordinador, tal vez el presidente legislativo o el presidente de la PTA.
Determine su mensaje. Tenga disponibles mensajes de muestra para los miembros, lo mismo que hojas informativas con la postura de la PTA en relación con el tema. Cuando se le autorice para escribir en nombre de la PTA, utilice el papel con membrete de la PTA. Explique el caso sucintamente y con exactitud, citando lo siguiente:
- Problema y antecedentes.
- Postura de la PTA y qué acción desea (por ejemplo, cambio en los reglamentos, nueva legislación).
- Cantidad de miembros de la PTA a la que pertenece el autor de la carta, y
- Su participación en la PTA y, si fuese el caso, su título dentro de la PTA (por ejemplo, presidente de la unidad, consejo o distrito de la PTA).
- Usar los tratamientos adecuados en las cartas.
- Firmar con su nombre completo e incluir su dirección completa y número de teléfono.
Envíe copias de la carta a otros contactos, tales como los miembros clave del comité y subcomité Legislativo y al director legislativo de la PTA de California; al escribir acerca de los problemas ante el Congreso, dirijidas a la Oficina de Relaciones Gubernamentales de la PTA Nacional.
También puede ser útil, en algunos casos, enviar cartas a los editores de los periódicos locales para comunicar a la comunidad en general las posturas de la PTA respecto de algún tema en particular. La carta deberá enviarse en papel membretado de la PTA y deberá ir firmada por el presidente o el directivo de legislación de la PTA de unidad, consejo o distrito que inicie la acción.
Dirección de los funcionarios estatales y nacionales electos en California
Para el Gobernador del Estado de California
The Honorable (nombre)
Governor, State of California
State Capitol
Sacramento, CA 95814
Para el Senado del Estado de California
The Honorable (nombre)
California State Senate
State Capitol
Sacramento, CA 95814
Para la Asamblea Legislativa del Estado de California
The Honorable (nombre)
California State Assembly
State Capitol
Sacramento, CA 95814
Para un Senador de los Estados Unidos de América
The Honorable (nombre)
United States Senator
Senate Office Building
Washington, DC 20510
Para la Cámara de Representantes de los Estados Unidos de América
The Honorable (nombre)
United States House of Representatives
House Office Building
Washington, DC 20515
Para más sugerencias sobre cómo organizar una campaña para escribir cartas, consulte la Figura DA-1.
Faxes
Para los mensajes sujetos a limitación temporal, el fax es un método rápido y eficaz para dar a conocer una postura de la PTA por escrito. Muchas oficinas legislativas tienen listas públicas de números de fax. Consulte 4.1.3b al elaborar el fax.
Correo electrónico (e-mail)
El correo electrónico es otra forma en que la PTA puede comunicar su postura acerca de la legislación. Algunos representantes elegidos puede que no acepten anexos en los mensajes. Consulte con la oficina acerca de las preferencias en cuanto al correo electrónico antes de instar a los miembros a enviar mensajes a un representante en particular. Consulte 4.1.3b para redactar un mensaje electrónico.
Teléfono
Las llamadas telefónicas constituyen una estrategia efectiva de comunicación, especialmente cuando el tiempo es esencial. Cuando el apoyo o voto de un representante elegido se necesita dentro de las siguientes 48 horas, una llamada al legislador puede ser el mejor método de comunicación. Usar el teléfono para comunicar los puntos de vista de la PTA. Llame a la oficina de los representantes elegidos en el distrito o el Capitolio para hablar con el representante o su ayudante. Este preparado para:
- Dar su nombre e identificar a su PTA.
- Identificar el número de la propuesta o el asunto.
- Explique que usted pertenece al distrito del legislador y exponga la posición de PTA con respecto al tema.
- Pregunte cuál será el voto del legislador.
- Inste al legislador a votar a favor de la posición de PTA.
Para llegar a sus miembros
Los miembros de la PTA pueden recibir alerta legislativas de la PTA de California inscribiéndose para recibirlos en www.capta.org (¡Haga clic en el botón de Alertas legislativas!).
Las listas de distribución de correo electrónico y las redes telefónicas son formas eficaces de movilizar a muchas personas en relación con un asunto en particular. Cuando el presidente o el presidente legislativo a nivel estatal recibe información sobre algún asunto importante, la puede pasar a los directores legislativos locales, quienes a su vez pueden comunicarse con otros miembros de la PTA en sus comunidades.
A través del uso de listas de distribución de correo electrónico y las redes telefónicas, literalmente cientos de cartas, tarjetas postales, llamadas telefónicas, faxes o mensajes de correo electrónico a los legisladores pertinentes pocas horas después de haberse recibido una alerta legislativa o un llamado a la acción.
Las cartas o faxes son la mejor opción cuando el tiempo lo permite, pero frecuentemente tenemos que reaccionar lo antes posible para que los legisladores sientan el impacto de la presión de la PTA en cuestión de horas.
La distribución de correo electrónico y las redes telefónicas de PTA solamente deberán usarse para compartir las posturas aprobadas por la PTA y nunca se deberán usar para elecciones de candidatos.
Establecer una lista de distribución de correo electrónico y redes telefónicas
Lista de distribución de correo electrónico – Recopile direcciones de correo electrónico de los miembros de la PTA que están dispuestos a actuar. Utilice estas direcciones para crear una lista de distribución de correo electrónico. Se puede enviar un mensaje a toda la lista, y los miembros pueden reenviarla de acuerdo a lo que decidan. Proporcione un método para que los suscriptores cancelen la suscripción a alertas de correo electrónico en el futuro si así lo desean. El jefe de Legislación y el presidente de la PTA son responsables del contenido y la exactitud del correo electrónico. Se pueden reenviar alertas legislativas por correo electrónico o llamados a la acción de la PTA Nacional o la PTA de California sin la aprobación local. Los presidentes de PTA deben aprobar los correos electrónicos sobre legislación generados localmente antes de la distribución a los miembros locales.
Red telefónica – cree una lista de nombres y números telefónicos locales de miembros de la PTA de su área dispuestos a la acción.
Establezca la secuencia de llamadas y seleccione a los “líderes”. Un “líder” no debe hacer más de cinco llamadas.
El último de la secuencia debe devolver la llamada al “líder”.
Si después de varios intentos, nadie contesta la llamada, la persona debe continuar con el siguiente en la secuencia.
No dependa de los contestadores automáticos como medio para comunicar los mensajes de manera oportuna.
Distribuya una copia completa de la cadena de llamadas a todos los involucrados. Duplique y distribuya los materiales legislativos de la PTA de California, del consejo (si pertenece a uno) y del distrito de la PTA.
Consejos sobre comunicación efectiva con listas de distribución de correo electrónico y redes telefónicas
Tenga un sistema para comprobar la eficacia de la lista de distribución o red telefónica. ¿Está funcionando eficientemente la lista o la red? ¿Hay problemas que necesiten ajuste?
Envíe mensajes electrónicos o haga llamadas a sus legisladores antes de usar la lista de distribución de correo electrónico o antes de activar la cadena. Su experiencia personal al comunicar el mensaje le alertará sobre la existencia de problemas respecto de la forma en que lo está presentando.
Haga una lista de “puntos de discusión,” mensajes que desea que los miembros de su PTA comuniquen con sus legisladores. Incluyen el número del proyecto de ley, autor, tema, ubicación del proyecto de ley en el proceso legislativo y la posición de la PTA.
Es importante que el mensaje que se transmita en cada llamada sea el mismo.
Mediante el uso de una lista de distribución de correo electrónico o la activación de una red de teléfonos, la unidad de PTA puede aumentar considerablemente el número de contactos con los legisladores. Es importante que ellos sepan de la PTA y que se les recuerde los temas prioritarios.
Actualice las direcciones de lista de distribución de correo electrónico y números de teléfono de la red con frecuencia. Explore formas de ampliar su lista de correo electrónico.
Se anima a las PTA a explorar otras herramientas de formas de comunicación como mensajes de texto, sitios de redes sociales o blogs, teniendo en cuenta las directrices de publicación de la PTA.
Seguimiento
Luego de la acción sobre un proyecto de ley, envíe al legislador un agradecimiento a través de correo electrónico, servicio postal o fax si la acción o el voto fue favorable o bien una expresión cortés de decepción si el legislador votó en contra de la postura de la PTA. Su aprecio también se puede expresar de forma más pública, como escribiendo una carta al editor del periódico local. Destaque el nombre de la PTA.
