- Forme un comité. La participación en este comité cae dentro de la Descripción de funciones para el director de defensa legislativa.
- Determinar si PTA patrocinará el foro solo o con otra organización no partidista, como la Liga de Mujeres Votantes o una sucursal de la Asociación Estadounidense de Mujeres Universitarias.
- Establezca la fecha y obtenga una instalación que se encuentra en el centro, si es posible. Si admite el número de candidatos, una sala de juntas de distrito escolar es una excelente ubicación y el entorno físico, incluido el espacio público, en la mayoría de los casos ya está configurado.
- Decida si va filmar el foro. Esto puede hacerse mediante una estación de televisión por cable local, una clase de producción de video de preparatoria o un voluntario. El video puede cargarse en un sitio de servicios en línea y el sitio web de la PTA. Algunos canales de televisión del gobierno local están dispuestos a trabajar en colaboración con la Liga de Mujeres Votantes y las PTA para filmar los foros para su transmisión. Nota: la cámara debe centrarse sólo en el moderador y los candidatos.
- Haga el proyecto de invitación a los candidatos. Asegúrese de incluir:
a) Complete la información sobre la fecha, hora y lugar;
b) Las directrices y normas básicas para el foro (por ejemplo, habrá sólo preguntas por escrito; la cantidad de tiempo permitido para las respuestas de los candidatos; temas de preguntas; formato del foro (incluido el tiempo de apertura y cierre de declaraciones, orden de los candidatos para las declaraciones y respuestas, etc.); normas que prohíben la distribución de literatura de campaña en el cuarto del foro; si el foro será filmado para la reproducción por televisión por cable o en un sitio web, etc.;
c) Solicitud para cualquier información necesaria del candidato para la promoción del foro; por ejemplo, biografía y foto;
d) Nombre, dirección, dirección de correo electrónico y número de teléfono de la persona de contacto del comité del Foro;
e) Fecha de vencimiento para que el candidato responda. - Los horarios de los candidatos son a menudo. Ellos pueden ser contactados por muchas organizaciones con solicitudes de información, apariciones personales y foros. Establecer una conexión personal llamando a todos los candidatos o sus campañas para informarles sobre el foro; extender una invitación inicial y pedirles que esperen una invitación más formal en el correo pueden facilitar tanto el proceso de organización del foro como el comunicarse con los candidatos.
- Obtenga las direcciones personales y direcciones de correo electrónico de todos los candidatos oficiales en el Registro de Votantes y envíe invitaciones por correo certificado con un aviso de recepción. Los avisos de recepción firmados se deben mantener en el archivo.
- Determine arreglos físicos:
a) Proporcione suficientes asientos accesibles para los asistentes.
b) Los asientos para los candidatos deben ser en forma de una mesa principal, preferiblemente elevada para que sean visibles para el público. Las asignaciones de asientos deben hacerse por lotería y cada candidato debe sacar un número de asiento antes del comienzo del foro. La mesa también debe estar cubierta y se debe proporcionar agua para los candidatos y el moderador.
c) El moderador es el facilitador del foro y puede estar en un podio o sentado a la mesa con los candidatos. Si es lo primero, el moderador debe tener una silla. Si es lo segundo, último, el moderador debe estar sentado en una ubicación que permita el contacto visual con todos los candidatos y el control sobre el proceso del foro y el decoro.
d) Proporcione un adecuado sistema de sonido con micrófonos disponibles para rotar entre los candidatos, con un micrófono separado para el moderador.
e) Proporcione mesas para los refrigerios y cualquier literatura relacionada con el foro, tales como agendas, programas, paquetes de biografías de los candidatos y respuestas al cuestionario.
f) Siga los reglamentos de permiso del sitio donde se realiza el foro en relación con la distribución de la literatura de campaña. Nota: si se proporciona una mesa fuera de la sala del foro para la literatura de los candidatos, se debe ofrecerse a todos los candidatos. Los materiales no se deberán poner a la disposición sino hasta la conclusión del foro para evitar que los ingresen al salón del foro. Generalmente es buena idea poner un límite en la cantidad de literatura que cada candidato puede colocar sobre la mesa para mantener el carácter no partidista del entorno general de foro.
g) Provea una mesa en la que se clasifiquen preguntas al frente de la sala. Se deben colocar cronómetros en el centro de la primera fila, visibles a todos los candidatos. - Identifique las responsabilidades de los voluntarios:
a) Los voluntarios de la PTA y las entidades patrocinadoras que organizan o proveen personal para el foro no deben tener vínculos personales con ninguna candidatura y no habrá expresado públicamente apoyo ni oposición a ningún candidato.
b) El comité del foro debe prever lo siguiente: anfitriones para los candidatos y los asistentes; la persona; hospitalidad; una persona para abrir el foro y conducir el juramento de lealtad –puede ser el moderador o presidente de la organización patrocinadora.
c) Asegure un moderador neutral. Piense en pedir un representante de la Liga de Mujeres Votantes o un editor político respetado de los medios de comunicación locales. El moderador o su organización no pueden haber apoyado casualmente o formalmente a ninguno de los candidatos.
d) Clasificadores de preguntas: reclute a un representante de la PTA sin vínculos personales con ningún candidato y un representante de cada una de las organizaciones copatrocinadoras.
e) Cronómetro –uno para seguimiento de tiempo y uno para enviar señales a los candidatos de la señal.
f) Dos o tres voluntarios para repartir fichas en blanco, recoger preguntas y entregarlas a los clasificadores. - Publicidad: artículos de periódico, anuncios de radio, anuncios de cable, volantes para boletines de PTA, etc.
- En el día del foro:
a) Ingreso de los asistentes, los ujieres proporcionan fichas en blanco en el que los asistentes podrán escribir preguntas para los candidatos. Cada tarjeta debe utilizarse para una sola pregunta.
b) Comience con la jura de lealtad, la bienvenida y una declaración de la política no partidista de los grupos patrocinadores.
c) El moderador debe repasar las directrices básicas del foro y procedimientos que se distribuyeron a todos los candidatos, por lo que el público también entenderá y sabrá a qué atenerse. El moderador debe especificar la longitud de tiempo permitido para las declaraciones de apertura y clausura, si están incluidas y también debe especificar la cantidad de tiempo que cada candidato tendrá para responder a cada pregunta. Si el foro es televisado, esta declaración informará también a la audiencia. El moderador también incluirá la siguiente información:
_i. El orden de las preguntas será rotado entre los candidatos en orden aleatorio.
_ii. Si todas las preguntas serán por escrito o si se permitirá preguntas de los asistentes.
_iii. Se examinará la relevancia de todas las preguntas, para evitar la duplicación y para asegurar el cumplimiento de las directrices y normas básicas. Las preguntas personales o ataques contra cualquier candidato no se permitirán.
_iv. Si una pregunta se dirige a un candidato específico, debe centrarse en el tema. El candidato tendrá una cantidad de tiempo para responder. Todos los candidatos tendrán oportunidad de responder, si así lo desean.
Si una pregunta va dirigida a todos los candidatos, cada candidato tendrá hasta un minuto para responder.
d) Los cronómetros deben enviar señales para indicar a quienes están hablando:
_i. Verde: inicio
_ii. Amarillo: 15 quedan segundos
_iii. Rojo: Alto
e) El moderador debería indicar que no se permitirá la interacción verbal entre el público y los candidatos durante el foro. El foro es un territorio neutral para un intercambio de filosofía, ideas e información, no hacer campaña.
f) Comience el foro. Mientras que los candidatos están dando sus declaraciones de apertura, las personas que examinan las preguntas pueden empezar a ordenar las preguntas que se harán a los candidatos. Si se han recibido preguntas a través de actividades de divulgación antes del foro, deben ser incluidas. Tras las declaraciones de apertura, el moderador hace a los candidatos preguntas recibidas de quienes las examinan. (Nota: en caso de que la asistencia sea pequeña al comienzo del foro, el moderador debería tener a mano un par de preguntas recolectadas antes del foro. Esto es aún más importante cuando el foro es televisado.)
g) El moderador u otra persona designada debe cerrar y agradecer a los copatrocinadores, la estación de TV y la teleaudiencia, en su caso y a todos en el foro, recordándoles la fecha de elección y alentándolos a estudiar a los candidatos y a emitir sus votos.
Fig. DA-3 Organizando de un foro de candidatos locales
