Cuando no se haya hecho una votación de autorización, el tesorero deberá esperar la aprobación antes de reembolsar al miembro. El miembro presenta el Formulario de Autorización de Pago/Solicitud de Reembolso al tesorero con prueba del dinero que se gastó, por ejemplo, una factura marcada como «pagada», un recibo de una caja registradora con la fecha, etc. El tesorero presenta cada factura en una reunión de la junta ejecutiva o de la asociación, y debe hacerse una moción para pagarlas. Después, sigue la discusión y la votación. La acción de la junta ejecutiva deberá ser ratificada en la próxima reunión de la asociación.
Cuando el pago de las facturas es aprobado, el secretario registra la moción y enumera las facturas aprobadas (autorizadas) para que sean pagadas en las actas.
El secretario firma el Formulario de Autorización de Pago/Solicitud de Reembolso para indicar que el gasto ha sido aprobado y que la moción esta anotada en las actas. El presidente firma el Formulario de Autorización de Pago/Solicitud de Reembolso para indicar que es un gasto autorizado por la PTA.
El Formulario de Autorización de Pago/Solicitud de Reembolso es entregado al tesorero.
El tesorero prepara el cheque y registra el número del cheque en la Autorización de Pago/Solicitud de Reembolso.
El Formulario de Autorización de Pago/Solicitud de Reembolso se archiva para que sea revisado durante la revisión financiera.
El tesorero obtiene las firmas de dos personas autorizadas para firmar cheques por protección a los fondos de la PTA.
El tesorero distribuye el cheque.
Siga los procedimientos adecuados para que se proteja contra la malversación de fondos. La responsabilidad de establecer y mantener procedimientos correctos recae en cada miembro de la junta ejecutiva de la PTA.
