Los estados de cuenta bancarios de la PTA deben ser enviados al domicilio permanente de la PTA, generalmente en la escuela. Los estados de cuentas bancarias nunca deben enviarse al domicilio de la casa de un oficial con autorización a firmar cheques.
La mayoría de los bancos preparará y enviará por correo extractos bancarios cada mes en la fecha solicitada por la PTA. Al establecer la fecha de corte, tome en consideración el calendario de reuniones de asociación y la junta ejecutiva. Mientras que el estado de cuenta bancario debe utilizarse para ayudar a crear informe del tesorero, puede ser necesario incluir el informe de tesorería los ingresos recibidos y los cheques emitidos después de la fecha del extracto bancario más reciente. La fecha de finalización para informe de tesorería debe ser justo antes de la fecha de la reunión para que la información dada a la junta ejecutiva o asociación sea lo más precisa y actualizada posible.
Si no se puede enviar por correo un estado de cuenta bancaria a la escuela, se debe agregar a una persona que no esté autorizada a firmar cheques, generalmente es el reseñador financiero, para que esta tenga acceso a solo ver la cuenta bancaria. Esta persona puede revisar el estado de la cuenta bancaria en línea y luego firmar una copia descargada en formato PDF del estado de la cuenta bancaria.
Trate de utilizar un banco que devuelva los cheques cancelados o proporcione copias con los estados de cuentas bancarias. . Esto facilitará el proceso de revisión financiera. Si el costo de obtener estados de cuentas bancarias en papel es excesivo para la PTA, una persona que no tiene autorización a firmar cheques puede imprimir los estados de las cuentas bancarias de la PTA en línea. Si los extractos electrónicos están disponibles, debe enviarse una copia al directivo electo que está revisando el estado de cuenta bancario mensualmente.
Otro funcionario electo que persona que no esté autorizada a firmar cheques (a menudo es el reseñador financiero, ) debe abrir, revisar, firmar e incluir la fecha a los estados de las cuentas bancarias antes de presentarlos al tesorero para su conciliación. Utilizando los informes financieros, las actas de tesorero y el estado de cuenta bancaria, haga una revisión financiera de cinco minutos.
Procedimiento de Revisión Financiera de Cinco Minutos
Paso 1: Examine los cheques. Compruebe:
- Dos firmas en cada cheque
- El beneficiario, el importe y la fecha coinciden con el informe del tesorero
- El propósito de pago está incluido en la sección de notas del cheque
Paso 2: Examine los depósitos. Compruebe:
- La fecha y la cantidad coinciden con el informe de tesorería
- Los depósitos han sido oportunos
Paso 3: Compruebe que ningún pago se ha hecho en línea ni se ha retirado dinero con tarjeta de débito/ATM. Asegúrese de que no se hayan realizado retiros de dinero en efectivo.
Paso 4: Reconcilie el extracto bancario con el informe del tesorero.
Realice los ajustes para los cheques que no se han cobrado y los depósitos que no aparecen.
Paso 5: Si es necesario, comuníquese con el tesorero para determinar la fuente de cualquier error. Las correcciones, si son necesarias, se deben incluir en el próximo informe del tesorero. Si se encuentra algún error u arreguindad informe al presidente de la unidad, al tesorero y al reseñador financiero (si la persona no es el reseñador financiero).
La revisión financiera de cinco minutos no revelará que el tesorero asignó los ingresos incorrectamente, pero sí señalará que un depósito que aparece en el informe del tesorero en realidad no se hizo en el banco o que un cheque cobrado por el banco no apareció en el informe del tesorero.
Conciliación de los estados de cuenta bancarios
El tesorero debe conciliar los estados de cuenta bancarias mensuales y compararlos con el registros de cheques/saldo de inmediato para asegurarse de que los registros bancarios y financieros sean correctos. Encuentre las diferencias, anote los cheques pendientes y determine el saldo ajustado de la cuenta bancaria al final del mes. Así se establecen los fondos disponibles con cargo a los cuales se pueden extender los cheques.
Después de la conciliación, archive todos los recibos comprobantes, detalles de los depósitos, cheques cancelados en orden numérico y de los duplicados de depósito. Anote en el registro de cheques de todos los cheques que ya se cobraron y los que no e indique que la cuenta se concilió. Proporcione una copia de la conciliación, junto con los estados de las cuentas bancarias, al reseñador financiero u otra persona que no esté autorizada a firmar cheques para que los revise. El oficial que revisa la reconciliación debe firmar y anotar fecha de la reconciliación y devolverla al tesorero. El tesorero deberá colocar la conciliación, los estados de cuenta bancarias y todos los demás elementos enumerados anteriormente en el archivo para la revisión financiera.
