El formulario de autorización de pago/solicitud de reembolso es una combinación de dos formularios: Autorización de pago y Solicitud de reembolso. La autorización de pago/solicitud de reembolso debe incluir la siguiente información: fecha, número de cheque, destinatario del pago, monto a pagar y partida(s) presupuestaria(s), con las firmas del secretario y del presidente, autorizando el pago luego de ser aprobado por la asociación. Los recibos deben adjuntarse.
La aprobación del presupuesto no autoriza el gasto de los fondos, excepto lo establecido en los estatutos. El jefe del comité debe presentar primero los planes que incluyan un presupuesto detallado a la junta ejecutiva para su aprobación. La junta ejecutiva tiene la autoridad para autorizar las facturas de la asociación dentro de los límites del presupuesto aprobado por la asociación. Todo el dinero y los pagos deben estar dentro del presupuesto aprobado y deben ser pre aprobados (fondos liberados) por la asociación en una reunión de la asociación para su desembolso o bien ratificados por la asociación en la siguiente reunión de la asociación. A fin de desembolsar fondos para cualquier actividad, una moción se debe presentar para el desembolso de los fondos en una reunión de la asociación. “Propongo desembolsar hasta $600,00 para el festival de otoño. Categoría presupuestaria: festival de otoño”. El tesorero debe proporcionar un informe de comparación de presupuesto al presupuesto real a la mesa directiva al menos trimestralmente con la variación de todos los fondos pagados.
Después de la autorización por la junta ejecutiva o de la asociación, la presentación formulario de autorización de pago/formulario solicitud de reembolso adecuadamente lleno permite al tesorero emitir cheques. No es necesario esperar hasta la próxima reunión de la asociación para rembolsar dinero.
Las personas autorizadas a comprar suministros para la PTA cuyo costo les será reembolsado pueden solicitar un adelanto en una cantidad que no sea mayor a sus gastos estimados. El Adelanto debe ser aprobado antes por la junta ejecutiva. (Solicitud de reembolso; capítulo de Formularios).
