Todos los ingresos y recibos deben contarse y depositarse en el banco inmediatamente después de la finalización de una actividad. Al menos dos miembros de la PTA, uno de los cuales debe ser un oficial o un presidente, deben contar los fondos recibidos. Las personas que cuentan el dinero no deben estar relacionadas por sangre, matrimonio o convivencia. No divulgue el lugar donde va a contarse el dinero.
Haga que todos los involucrados en contar el efectivo verifiquen el total y firmen el Formulario de Verificación de Efectivo. Este formulario es una salvaguarda cuando hay voluntarios manejando fondos de la PTA (Formulario de Verificación de Efectivo). Se deben entregar copias de los formularios de verificación de dinero en efectivo o recibos al presidente del evento para que los anote en su informe de actividad. Los montos deben ser iguales al dinero depositado para la actividad.
El tesorero o el secretario de Finanzas deberá depositar el dinero inmediatamente en el banco. Si no es posible hacer el depósito inmediato o un depósito nocturno, planifique la custodia de dinero hasta que se deposite en el banco. Nunca se debe llevar el dinero a casa. Durante los eventos de recaudación de fondos constantes o cuando se reciba dinero diariamente, el dinero debe depositarse diariamente en la cuenta bancaria de la PTA.
Nunca deposite dinero alguno en la cuenta personal de nadie ni en la cuenta de la escuela. Nunca descuide el dinero al dejarlo en ninguna casa o en la cajuela de un automóvil. (Depósitos).
Los procedimientos simples para contar el efectivo pueden garantizar la seguridad de la PTA y asegurar a los asociados informes exactos sobre los ingresos. Si se recolecta dinero cuando los bancos están cerrados, planifique con el banco para efectuar un depósito nocturno o con el director de la escuela para utilizar la caja fuerte. Asegúrese de que se documente el monto antes de depositarlo en una caja bajo llave o la caja fuerte de la escuela. El depósito documentado deberá colocarse en un sobre sellado firmado por un administrador de la escuela y verificado por dos representantes autorizados de la PTA. Cada parte que maneja el dinero debe contar, firmar y recibir una copia del formulario de Verificación de efectivo. Todos los fondos que se mantengan en una caja fuerte o caja de seguridad deben ser contados por al menos dos personas (incluyendo al menos un oficial o presidente de la PTA) inmediatamente después de sacarlos de la caja fuerte/ caja de seguridad y antes de que los fondos se depositen en el banco. Esto es necesario incluso si el sobre de depósito todavía está sellado y parece no haber sido tocado.
Dependiendo de la comunidad y si se solicita, la policía o el alguacil pueden brindar una escolta hasta el banco.
