El tesorero debe asegurarse de que todos los miembros de la mesa, especialmente el presidente de recaudación de fondos y el presidente de membresía, tengan un plan de control adecuado para recibir y contar todo el dinero. Con todas las fuentes de ingresos entrantes, los miembros de la PTA deben seguir los procedimientos financieros de la PTA. Establecer controles para cualquier campaña para recaudar fondos o afiliación utilizando los principios básicos de manejo adecuado de dinero (ver Manejo de los fondos de la PTA). ¡Planifique!
Cuando se recibe un cheque como pago, no es necesario recibo numerado con copia. Un cheque se considera documentación apropiada.
Al recibir dinero en efectivo, se debe utilizar un libro de recibos de copia duplicada y pre-numerado para emitir un recibo por:
- Ventas de formación de espíritu –emita recibos para efectivo y cheques (los recibos ayudan con el control de inventario)
- Scrip
- Donaciones en efectivo: también enviar una carta de agradecimiento (ver Suministrar documentos a los donantes)
Los recibos no son necesarios para lo siguiente:
- Mesa de afiliación, sobres de afiliación, formulario de afiliación (la tarjeta es un recibo)
- Ventas de envoltura de regalos
- Venta de entradas al carnaval (el afiliado recibe un boleto)
- Venta de boletos de sorteo (el afiliado recibe un boleto)
