Cada PTA debe establecer procedimientos de control para cheques con fondos insuficientes (NSF). Como mínimo, las PTA deberían requerir que el beneficiario sea responsable de cualquier cuota que el banco haya cargado por la transacción. Estos procedimientos deberían documentarse en las reglas vigentes.
Los siguientes son consejos para manejar los cheques recibidos por la PTA en pago por bienes o servicios y devueltos por el banco por insuficiencia de fondos (NSF, por sus siglas en inglés):
- Llame al emisor del cheque, explique que el cheque fue devuelto por su banco y explique la razón dada por el banco. Recuerde mencionar que el emisor es, a partir de ese momento, responsable por cualquier cargo que haga el banco por la transacción. Documente todas las conversaciones, incluyendo los intentos infructuosos de ponerse en contacto con el emisor del cheque.
- Si dentro de 10 días la unidad no ha recibido el pago, póngase en contacto de nuevo con el emisor del cheque para discutir el asunto.
- Si a los 30 días del contacto inicial aún no se ha recibido el pago, envíe al emisor del cheque una carta certificada:
- Explique detalladamente por qué se le debe el dinero a la PTA.
- Exija el pago en efectivo o en un giro bancario más el cargo del banco. No acepte otro cheque. (Para efectivo, gire un recibo por escrito al pagador, firmado por dos personas y el pagador).
- Exprese en la carta que, de acuerdo con el Código Civil de California §1719, si la unidad recurre a la Corte de Demandas de Menor Cuantía, se demandará por el monto del cheque más tres veces ese monto en concepto de daños.
- Guarde una copia de la carta en los archivos.
La decisión de litigar un asunto de dinero en las cortes deberá tomarse con una votación de la junta ejecutiva de la PTA. Si la unidad o el consejo es una sociedad mercantil, ver los estatutos de constitución para determinar quién debe participar en la toma de dicha decisión. Recuerde que esto es un asunto confidencial y no debe discutirse fuera de la reunión de la junta ejecutiva.
El tribunal puede requerir que la PTA presente una copia de una moción autorizando la presentación de la reclamación y a la persona autorizada para representar a la asociación.
Para la dirección, las reglas y los procedimientos apropiados para presentar el caso a la Corte de Demandas de Menor Cuantía, consulte con la oficina de la corte municipal correspondiente a la zona de la unidad. Puede ser necesario entregar a la oficina de la corte una copia de las actas que incluyen la moción (resolución) que designa a ciertos funcionarios para representar a la asociación ante la corte.
