Mantener los libros de contabilidad de las cuentas permanentes y registros que sean suficientes para establecer los ingresos brutos, recibos y gasto de la asociación, incluyendo específicamente el número de miembros, las cuotas recaudadas de los miembros y la cantidad de cuotas remitidas a través de los canales apropiados a la PTA del Estado de California. Esos libros de cuenta y registros todo momento razonable estará abierto para inspección por un representante autorizado de la PTA de California.
Presidir la comisión presupuestaria y preparar el presupuesto para ser aprobado por la asociación. (Desarrollo del presupuesto)
Comunicarse con el banco para actualizar todas las tarjetas con los nombres de las personas con autorización para firmar en las cuentas corrientes y de ahorros en el archivo del banco inmediatamente después de asumir el cargo.
Recibir todos los fondos del secretario financiero o de otros voluntarios que hacen el recuento de fondos recibidos. (La persona que entregue el dinero al tesorero deberá conservar una copia del Formulario de Verificación de Dinero en Efectivo firmado por el tesorero).
Depositar todos los fondos inmediatamente a nombre de la asociación en un banco aprobado por la mesa directiva.
Recibir y conservar una copia de la boleta de depósito para cada uno de los depósitos efectuados.
Pagar todas las facturas autorizadas por la mesa directiva o la asociación al recibir la autorización de pago firmada por el secretario de registro y el presidente.
Verificar que todos los cheques lleven dos firmas autorizadas. Incluyendo el presidente y el tesorero, dos oficiales electos cualesquiera están autorizados a firmar, con excepción del secretario y el reseñador financiero. Los firmantes autorizados no deberán estar relacionados por sangre no matrimonio ni residan en el mismo hogar. Consultar los estatutos para determinar quién está autorizado en el distrito, consejo o unidad de la PTA.
Mantener los registros de la chequera que muestren todas las transacciones a medida que ocurren, de modo que los saldos de las cuentas que se muestran sean actuales.
Mantener un registro exacto de los ingresos y los gastos en un libro mayor, el cual es un registro permanente de la PTA (Programa de conservación de registros y norma de destrucción).
Conciliar los estados de cuentas bancarias con el libro de contabilidad mensualmente. Asegurar de que los estados de cuentas bancarias y las conciliaciones son revisadas y firmadas mensualmente por una persona que no tenga autorización para firmar cheques.
Mantenga a los afiliados informados de los gastos relacionados con el presupuesto aprobado por la asociación.
Remita mensualmente todas las porciones de las cuotas pertenecientes al consejo, distrito, estado y al directivo financiero del distrito o consejo (Formulario para Remisión de la Unidad; Cuota de afiliación, capítulo de Afiliación; Fig. F-7 o capítulo de Formularios). Dar atención al calcular la per cápita de membresía enviada a través de los canales; una vez presentados, los fondos no son reembolsables y no se acreditará para un año futuro. No se hacen remesas por membresías recibidas a través del programa de membresía electrónica de la PTA del Estado de California.
Preparar y presentar un Informe del Tesorero (ver Informe del Tesorero; Fig. F-2 o capítulo de Formularios) en todas las reuniones de la junta ejecutiva y de la asociación. El Informe del Tesorero también debe ser presentado en otras ocasiones, cuando lo requiera la asociación.
Complete todos los formularios de informes necesarios requeridos por la PTA del Estado de California para seguros, presente todas las declaraciones de impuestos y otros formularios requeridos por las agencias gubernamentales (Requisitos de Impuestos) y súbalos a MyPTEZ.
Presentar un Informe Financiero Anual de fin de año (vea Informe Financiero Anual, Capítulo de Finanzas; Fig. F-6 o Capítulo de Formularios) a la asociación que incluya los ingresos brutos y los gastos del año.
Prepare un reporte comparativo entre el presupuesto y las entradas y gastos reales al menos trimestralmente.
Suba los presupuestos adoptados, informes financieros anuales, informes de revisión financiera (incluidas las listas de verificación y recomendaciones de la revisión financiera) y declaraciones de impuestos al sistema de retención de documentos.
Mantener comunicación constante y directa con el presidente en cuanto a las finanzas. Notificar a los miembros de la junta sobre la situación de la tesorería y sobre sus presupuestos individuales.
Elaborara un presupuesto para programas propuestos con información proporcionada por el directivo del comité de programas.
Enterarse de las fechas de entrega (incluyendo las fechas de los sellos postales estampados) de todas las transacciones financieras.
Asistir a los talleres de finanzas de la convención de la PTA de California.
Asistir a los talleres y a las capacitaciones del distrito o del consejo de la PTA cuando se programen.
Si la PTA tiene un permiso de correo masivo, verificar que la cuenta se mantenga con fondos.
Ayude al auditor a familiarizarse con el sistema de registros.
Use un libro mayor para llevar el historial de los ingresos y los gastos de la asociación.
Para obtener más información sobre las Funciones de Trabajo del Tesorero, consulte el Capítulo de Funciones de Trabajo de la Carpeta de Herramientas.
Informe a todos los miembros de la junta la fecha en que se cerrarán los libros para la revisión financiera para que puedan entregar todos los gastos pendientes antes de esa fecha.
