Muchas PTA recaudan fondos ordenando un producto a un proveedor específico. Cuando el producto llega a las instalaciones de una escuela, la PTA debe mantener el inventario del producto. La junta ejecutiva de la PTA debe asegurarse de que se mantengan y llenen los registros de inventario de acuerdo a todos los procedimientos financieros de la PTA. Es necesaria la aprobación de los miembros de la PTA antes de ordenar productos para cada actividad de recaudación de fondos. Cualquier acuerdo entre la PTA y el proveedor es un contrato que debe cumplirse. Documente cuidadosamente los artículos ordenados. Trate el inventario como si fuese dinero en efectivo. Al igual que con el formulario de verificación de efectivo, dos personas deberán contar la cantidad de productos al recibirlos; conciliar la cantidad con el formulario de orden, el boleto de empaque y la factura; luego deben firmar la hoja de resumen de inventario. Si hay alguna discrepancia, deberá ponerse en contacto con el proveedor inmediatamente. Se deben pagar todas las facturas prontamente. Las existencias deben guardarse en un sitio seguro y con llave. Debe llevarse el control detallado de todas las ventas. Debe documentarse cuando se vende un artículo y el cliente lo recoge o se le entrega a domicilio. Si algún cliente se queja, debe manejarse prontamente y rembolsar el dinero si es necesario. Los registros deben guardarse para el auditor. Al final de la actividad de recaudación se debe llenar un reporte de comité para detallar los detalles de la recaudación. Si hay algún problema, se debe entrar en contacto inmediato con la PTA de distrito.
El seguro estándar de la PTA generalmente no cubre pérdidas del inventario almacenado en caso de daños. Debe consultar a AIM, el corredor de seguros del Estado de California, si cree que necesitará cobertura adicional para el almacenamiento de propiedad.
