Una PTA financieramente sana:
- Asegura que sólo los firmantes de cheques autorizados (como se especifica en los estatutos) se encuentren en la tarjeta de firma bancaria. Quita a los firmantes previamente autorizados de la tarjeta de firma siempre que se produzca una renuncia o comience un nuevo período.
- Prepara y presenta informes mensuales del tesorero, informes de comparación entre el presupuesto y el saldo actual, informes del secretario financiero, informes del comité e informes de revisión financiera en las reuniones de la junta ejecutiva y de la asociación.
- Asegura que el presupuesto sea aprobado por la asociación, que se entreguen los fondos y se autoricen los gastos antes de hacerlos.
- Sólo paga facturas que hayan sido autorizadas por la junta ejecutiva o la asociación.
- Requiere que los estados de cuentas bancarias y las conciliaciones sean revisadas y firmadas mensualmente por una persona que no esté autorizada a firmar cheques; puede ser el reseñador financiero.
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Realiza al menos dos revisiones financieras por año, de acuerdo con los estatutos. Las revisiones financieras que no son realizadas por un contador calificado son revisadas por un comité de revisión financiera.
- Presenta el Formulario 990 del IRS correspondiente anualmente y todos los formularios estatales requeridos para la fecha de vencimiento.
- Lleva a cabo una campaña de afiliación durante todo el año y remite los fondos no pertenecientes a la asociación mensualmente. No se hacen remesas por membresías recibidas a través del programa de membresía electrónica de la PTA del Estado de California.
- Remite la prima del seguro de la PTA del Estado de California antes del 20 de diciembre. Envía el formulario de Informe Anual de Nómina de Compensación de Trabajadores y cualquier prima adicional a más tardar el 31 de enero.
- Asegura que todos los fondos sean contados por dos miembros de PTA, uno de los cuales debe ser un directivo o jefe de comité. Los formularios de Verificación de efectivo son firmados por todos los que cuentan el dinero. Cada persona que participa en contar el dinero en efectivo se queda con una copia firmada del formulario de verificación.
- Emite un recibo por donaciones (ver Suministrar documentos a los donantes y el formulario Recibo de donación).
- Asegura que los cheques, los pagos de facturas/las autorizaciones de transferencia de fondos electrónicamente y las transferencias entre cuentas bancarias estén firmadas por dos personas autorizadas para firmar cheques.
- Asegura que los oficiales reciban capacitación en los talleres del congreso de la PTA, estado, distrito o consejo.
