Las PTA deben mantener su estatus de organización no lucrativa, tal como lo dicta el Código del Servicio de Recaudación de Impuestos, sección 501(c)(3). Dentro del texto del código, el IRS permite gastos no relacionados directamente al propósito primario de la PTA si los gastos no son un monto importante. El límite recomendado para utilizarse como guía para los gastos de hospitalidad de la PTA es de 5%, incluyendo reconocimiento al personal o voluntarios. Es importante presupuestar apropiadamente cuando toman en cuenta todos los gastos de PTA, y todos los gastos deben ser aprobados por la asociación.
La PTA puede proporcionar servicios de hospitalidad para las reuniones de la asociación, la junta ejecutiva del comité; de reconocimiento al personal; reconocimiento a los voluntarios y otros eventos que requieran refrescos, alimentos, artículos de papel, certificados o decoraciones. La PTA puede escoger:
- Comprar bebida no alcohólicas y bocadillos
- Solicitar donaciones de empresas o de los miembros, o
- Guardar suministros para hacer café o bebidas o ponche, etc.
El costo de las comidas o bebidas proporcionados a los voluntarios durante el curso de su trabajo; por ejemplo, mientras procesan pedidos para recaudar fondos o contando dinero después de un programa nocturno, no se consideran como hospitalidad. Estos gastos deben ser presupuestados y aprobados por la asociación de antemano. Los gastos se contabilizan como un costo del programa o la recaudación de fondos en que se está trabajando; por ejemplo, venta de papel de regalo o un festival de otoño.
