Es preferible obsequiar los fondos directamente al distrito escolar (en lugar de para una persona) por los servicios requeridos, ya que el distrito escolar tiene la experiencia y la pericia de un empleador (Ver Acuerdos fiduciarios y obsequios a las escuelas). No se debe ver un obsequio financiero como un compromiso continuado, ya que cada asociación de PTA debe aprobar el presupuesto anual. Para determinar si una persona debe considerarse como un empleado o como un contratista independiente, el IRS tiene reglas que ayudan a determinar cómo clasificar a las personas que la PTA contrata. Esto afecta a cuánto la PTA paga en impuestos, si la PTA necesita retener de los sueldos de los trabajadores y qué documentos de impuestos debe presentar la PTA.
El deseo de un individuo de ser considerado como uno o como otro, no es un factor decisivo. Las consecuencias pueden ser muy serias si a una persona que es un empleado se le paga como a un contratista independiente. La unidad puede ser considerada responsable por los impuestos de la persona que debieron haber sido retenidos, así como por las sanciones aplicables. De los salarios pagados a un empleado, el empleador generalmente debe retener el impuesto sobre el ingreso, retener y pagar los impuestos del Seguro Social y el Medicare y pagar impuestos de desempleo. Sin embargo, un empleador generalmente no debe retener o pagar impuestos por los pagos hechos a contratistas independientes.
Aquí hay siete cosas que cada PTA debe saber al contratar gente como contratistas independientes frente a contratarlos a empleados.
El IRS utiliza tres características para determinar la relación entre un empresario y el trabajador:
- El control conductual abarca hechos que muestran si la PTA tiene un derecho a dirigir o controlar cómo se realiza el trabajo mediante instrucciones, capacitación u otros medios.
- El control financiero abarca hechos que muestran si la PTA tiene derecho a dirigir o controlar los aspectos financieros y del negocio de las tareas del trabajador.
- El factor de tipo de relación se refiere a cómo el trabajador y la PTA perciben su relación.
Si la PTA tiene el derecho de controlar o dirigir no sólo lo que es necesario hacer, sino también cómo es necesario hacerlo, entonces el trabajador es más probable que sea un empleado.
Si la PTA puede dirigir o controlar sólo el resultado del trabajo realizado- y no los medios y métodos para obtener el resultado: el trabajador es probablemente un contratista independiente.
Un empleador que clasifique mal a un trabajador como contratista independiente puede acabar con facturas de impuestos sustanciales.
Además, el empleador puede enfrentar sanciones por no pagar impuestos de empleo y por no presentar los formularios fiscales necesarios.
Ambos, empleador y trabajador, puede pedir al IRS determinar si una persona determinada es contratista independiente o empleado presentando al Servicio de Recaudación de Impuestos (IRS) un Formulario SS-8, Determinación de la condición de trabajador para fines de impuestos federales de empleo y retención de impuesto sobre la renta retenciones
