Se debe utilizar la Lista de vertificación de revisión financiera, y cada casilla marcada negativamente debe resultar en hacer una recomendación de revisión financiera. Revise cada cuenta por separado.
Una vez que se han corregido los errores y el reseñador financiero este conforme de que las cuentas financieras están correctas, él debe indicar la fecha de finalización de la revisión financiera. Si existe un libro mayor manual y un registro de cheques, dibuje una línea doble a lo largo del libro mayor y el registro de chequera donde concluye la auditoría y firme y anote la fecha con tinta roja, “Revisado por (nombre) la (fecha)”. Si se utiliza un programa de contabilidad computarizado, adjunte una copia de la cuenta de efectivo y la última página del registro de cheques al informe de revisión financiera presentado ante la secretaria, firme y feche con tinta roja, “Revisado por (nombre) la (fecha)”.
El reseñador financiero se asegura de que las transacciones financieras de la asociación se hayan registrado con precisión y estén en orden.
- Incluya el nombre del banco, la dirección, el tipo de cuenta y el número de cuenta en cada informe.
- Iniciar la revisión con los registros anotados después de la última revisión financiera. Verifique que el monto que se muestra en el primer estado de cuenta bancaria (ajustado por cheques y depósitos pendientes según la revisión financiera anterior) corresponda al saldo inicial registrado en el registro de la chequera, el libro mayor y el informe del tesorero, y el saldo final de la última revisión financiera.
- Confirmar que el estado de cuenta bancaria fue revisado por otra persona que no esté autorizada a firmar cheques si no se le había asignado esa tarea al reseñador financiero.
- Verifique que no haya habido transacciones de cajero automático.
- Asegúrese de que cada cheque emitido para el período de revisión esté respaldado con una autorización de pago, el motivo y la partida presupuestaria del desembolso, el nombre correspondiente y un recibo o factura.
- Cada autorización debe ser firmada por el presidente y el secretario. Si el banco ha pagado el cheque, comprueba que haya dos firmas y que ambas sean de firmantes autorizados de cheques. Comprueba la autorización o ratificación en las actas. Nota: los cheques emitidos por fondos de paso no requieren de autorización previa, pero deben ser ratificados.
- Verifique que todos los cargos del banco y los intereses acumulados se ingresen al registro del talonario de cheques, el libro mayor y los informes del tesorero.
- Rastrear cada resguardo de depósito hasta el extractor bancario y los asientos en la chequera. Verificar que los depósitos sean debidamente justificados y que se haya utilizado un formulario de Verificación de efectivo (capítulo de Formularios) o que se haya usado el equivalente para cada depósito. Verificar que al menos uno de los firmantes del formulario fue un directivo o jefe de comité.
- Asegúrese de que fue depositado el dinero con prontitud.
- Asegúrese de contar con un proceso de cobranzas para cheques devueltos que incluya reembolsos por cualquier cargo bancario aplicable. Un cheque devuelto se trata como una ganancia inversa y los cargos bancarios reembolsados se tratan como gastos inversos. Verificar que los cheques regresados se hayan reportado adecuadamente.
- Verifique que se hayan ingresado adecuadamente los depósitos y cheques en los informes de tesorería.
- Verifique que los depósitos y cheques se hayan ingresado adecuadamente en el libro mayor y la chequera. Nota: pedir los reportes de computadora que muestren todas las cuentas diversas afectadas por la transacción.
- Verifique que todos los ingresos y gastos se hayan asignado a las categorías presupuestadas.
- Asegúrese de que las porciones de las cuotas de afiliación correspondientes al consejo, distrito, PTA de California y PTA Nacional se hayan separado de otros ingresos y que se hayan enviado inmediatamente.
- Asegúrese de que la cantidad de afiliaciones coincida con el informe del presidente de afiliación, y verifique que el dinero obtenido por el cobro de las cuotas corresponda al dinero enviado en concepto de afiliaciones.
- Recuerda que las membresías en Totem no tienen un monto correspondiente que hay que enviar.
- Asegure el pago de las primas del seguro.
- Asegúrese de que el dinero recaudado para un propósito específico (proyectos especiales, Día de los Fundadores, fondos para becas, cuota de consejos, etc.) se haya utilizado para dichos fines.
- Ver los reportes de eventos para verificar que los recibos y gastos se hayan reflejado adecuadamente en los informes financieros.
- Si se ha otorgado un adelanto, verificar que los recibos y reembolsos han sido recibidos y anotados apropiadamente. Si se ha regresado dinero, verificar que se ha depositado de nuevo en la cuenta de la PTA.
- Compare las cifras de los informes mensuales del tesorero y de los informes financieros anuales con el libro mayor.
- Asegúrese de que los formularios tributarios pertinentes hayan sido presentados a tiempo.
- Verifique que se haya presentado el formulario de Informe de Nómina Anual de Compensación de Trabajadores requerido por la PTA.
- Verifique que se hayan presentado los formularios de informe si la PTA contrata empleados o contratistas independientes.
Para obtener más información sobre los procedimientos de revisión financiera de la PTA, consulte los Estatutos de las unidades locales de la PTA/PTSA, Artículo VI, Sección 8.
El reseñador financiero puede comunicarse libremente con el tesorero si tiene preguntas o cuestiones que necesiten aclaración. Si se encuentra un error al registrar una transacción, el reseñador financiero debe recomendar que se corrija la entrada. Cualquier corrección realizada como resultado de la revisión debe incluirse en el próximo informe del tesorero.
El reseñador financiero no debe ser punitivo en el informe o en sus recomendaciones. Una diferencia de opinión en cuanto al proceso no debe traducirse en una recomendación si los registros del tesorero son correctos.
Algunos ejemplos de las recomendaciones son:
- Efectivo debe contarse por dos miembros de la PTA y cada uno debe firmar el Formulario de Verificación de efectivo. En las fechas .Xxxx, xxxx, xxxx, y xxxxx hubo sólo una firma.
- La autorización para gastos debe votarse por la junta ejecutiva o la asociación antes de emitir cheques. Los cheques con números xxx, xxx, xxx fueron emitidos antes de que las autorizaciones fueran aprobadas.
- Los formularios de autorización deberán ser firmados por el secretario y presidente para los cheques números xxxx y xxx xxxx.
- Los cheques números xxx, xxx y xxx se emitieron hace más de seis meses. Deben ser anulados, investigados y remitidos si es necesario.
Si necesita ayuda, póngase en contacto con la PTA de distrito o de consejo. En cualquier momento durante el proceso, la PTA de California también pueden ser contactado para obtener información y asistencia.
