Los registros financieros pueden guardarse en una computadora o estar basados en la web, como MyPTEZ, siempre que se sigan los procedimientos de la PTA y se mantenga una copia de seguridad de todos los registros electrónicos. Se recomienda encarecidamente que se mantenga un registro impreso mensualmente en una carpeta permanente. Ejemplos de informes financieros aparecen como figuras F-1 a F-10 o pueden encontrarse en el capítulo de Formularios de la Carpeta de recursos. Todos los elementos de los formularios de ejemplo deben reflejarse en cualquier informe generado por el equipo utilizado por la asociación.
Antes de utilizar una computadora, considere lo siguiente:
- Los registros deben ser tales que el directivo de finanzas siguiente será capaz de continuar con el registro en el mismo equipo, programa un ordenador compatible, o a mano.
- La PTA debe comprar/obtener licencia de uso del programa financiero que se utilizará, para que los futuros oficiales financieros tengan acceso al programa.
- La asociación debe acordar el programa a utilizar.
- Todos los libros de contabilidad, registros de cheques, desembolsos de dinero en efectivo y otros registros de todo el año deben estar juntos para ser archivados. Consulte el programa de retención de registros.
