El archivo completo del tesorero debe contener lo siguiente:
- Informes, listas de verificación y recomendaciones del reseñador financiero del año actual y el anterior
- Presupuesto y presupuesto versus informes y actualizaciones reales
- Los estatutos y las normas permanentes
- Certificado de seguro
- Copia de la Guía de Seguros
- Copia de la Carta de Determinación de Exención de Impuestos actual
- Correspondencia
- Información específica sobre el distrito
- Registros de los empleados, actual
- El Número de Identificación de Empleador (EIN, por sus siglas en inglés) federal
- Copias de las presentaciones de impuestos
- Hoja de información con la lista de nombres, direcciones y números de teléfono de todas las instituciones financieras utilizadas, junto con cualquier información relativa a los registros computarizados y contraseñas.
- Número de empresa, si lo hay, número de identidad de la Junta de Recaudación de Impuestos de California (CSFTB) y el número fiscal de beneficencia del Procurador General.
- Informes financieros anuales
- Informes financieros mensuales (incluyendo los informes del tesorero y los informes del secretario financiero)
- Libro mayor financiero (puede mantenerse electrónicamente) y registro (s) de chequera
- Formularios para remisión al consejo y al distrito de la PTA
- Informe de Nómina Anual de Compensación a los Trabajadores
- Carpeta de recursos de la PTA de California, capítulos de Finanzas, Formularios y Descripción de funciones.
- Recomendaciones para quien lo suceda en el puesto
Cuando no hay secretario financiero, completar los registros del tesorero incluir también:
- Estados de cuentas bancarias y conciliaciones (revisadas y firmadas por una persona sin autorización a firmar cheques)
- Formularios de Verificación de Dinero en Efectivo completos con documentación y comprobantes de depósitos bancarios adjuntos
- Formularios de Autorización de Pagos completados adjunto con recibos
- Formularios de Autorización de Pago de Banco/ EFT junto con documentación
- Autorización para transferir fondos entre cuentas junto con documentación.
- Cheques cancelados
Para cada cuenta de banco, registre en un lugar seguro el número de cuenta, lugar de depósito y directivos elegidos autorizados para firmar en la cuenta. Si se utiliza un libro de contabilidad manual, escribir dentro de la portada del libro del tesorero. Mantener la chequera en un lugar seguro. Asegúrese de que el secretario registre los nombres de los funcionarios autorizados para firmar en la cuenta en las actas de la reunión de la asociación donde fueron elegidos, o cada vez que la junta ejecutiva llene un puesto vacante.
Todos los suministros que se indican a continuación son gastos legítimos de la PTA, reembolsables con la aprobación de la junta ejecutiva.
Libreta de depósitos del banco
Boletas de depósito del banco
Cheques: con el nombre legal de la asociación impreso, dirección, dos líneas para las firmas y las leyendas: “Nulo si no se deposita antes de los 90 días” (en inglés, “Void if not cashed within 90 days”) y “Se requieren dos firmas” (en inglés, “Two signatures required”).
Sello de depósito: incluye “Únicamente para depositar”, el nombre de la PTA y el número de cuenta.
Carpeta o Sobre: Para guardar facturas y recibos.
Caja con Seguro o Caja Fuerte: Para guardar dinero en efectivo temporalmente.
Libro de recibos numerados: También puede ser útil un libro de recibos numerados.
Expediente Portátil o carpeta: Para guardar los registros actuales del tesorero.
Caja de Archivos: Para guardar los registros del tesorero que no se están usando actualmente.
Libro del tesorero (libro mayor): usado para el historial de todas las transacciones (Muestra de libro mayor). Puede guardarse electrónicamente.
Formularios de Autorización de Pago/Solicitud de Reembolso: Solicitudes por escrito para hacer un gasto o reembolso (Autorización de Pago/Solicitud de Reembolso, Fig. F-9 o Capítulo de Formularios).
Formularios de Verificación de efectivo: Usado por al menos dos miembros de la PTA al contar y verificar el dinero en efectivo y los cheques recibidos.
Software de Contabilidad/Financiero: Se puede comprar directamente u obtener uso de licencia anualmente.
Unidades USB/Flash: Para guardar copias de registros y documentos financieros y/o para transferir archivos a sucesores
